Afwezigheidsstatus instellen op Microsoft Teams

Ben je van plan een lange vakantie te nemen van je werk en ben je bang dat je je collega's en klanten aan het lijntje houdt? Of misschien ben je maar een korte tijd weg, maar ben je bang dat je kantoorgenoten denken dat je ze dumpt? Welnu, als u Microsoft Teams als uw primaire communicatiekanaal gebruikt, hoeft u zich hier geen zorgen meer over te maken.

Met Microsoft Teams kunt u een "Out of Office"-status instellen waarmee anderen weten dat u niet beschikbaar bent om te praten en hen op de hoogte stellen van uw afwezigheid. Hier zijn verschillende manieren om deze status op uw Microsoft Teams in te stellen.

Afwezigheidsstatus instellen op Microsoft Teams

Als je op een bepaalde dag niet werkt of op vakantie gaat, kun je een "Out of Office"-status instellen op je Microsoft Teams-account. Dus wanneer een van je teamgenoten je een bericht stuurt, ontvangen ze een automatisch antwoord, zodat ze weten dat je niet beschikbaar bent.

Er zijn twee manieren waarop je deze status op je Microsoft Teams kunt instellen: via je profielfoto en de instellingen. Hier leest u hoe u dit kunt doen:

Opmerking: Dit werkt voor zowel Windows als macOS, aangezien de Microsoft Teams-app voor beide dezelfde gebruikersinterface heeft.

Verwant: Microsoft Teams vs. Slack: de beste gratis Messenger-apps voor de werkplek

Via uw Microsoft Teams-profiel

1. Open Microsoft Teams op uw computer.
2. Als je lid bent van verschillende teams, kies dan van welke organisatie of welk team je je status wilt wijzigen. Sla deze stap anders over.
3. Klik vervolgens op uw profielfoto in de rechterbovenhoek van uw scherm.
4. Klik Statusbericht instellen.
5. Klik onderaan het pop-upvenster op de Afwezig plannen knop. Dit opent een nieuw venster.
6. Schakel in het Out of Office-venster de Automatische antwoorden inschakelen optie.
7. Typ vervolgens uw afwezigheidsbericht in het tekstvak onder de schakelaar. Welk bericht je hier ook plaatst, het wordt verzonden naar mensen die contact met je willen opnemen in Teams of je profiel willen controleren. Dit wordt ook verzonden als een automatisch antwoord in uw Outlook, dus zorg ervoor dat u specifiek bent tot wanneer u niet op kantoor bent. U kunt hier ook typen wanneer u weer aan het werk bent.
8. Nadat u het afwezigheidsbericht hebt toegevoegd, heeft u de mogelijkheid om automatische antwoorden naar mensen buiten uw organisatie in te schakelen. Als u te maken heeft met klanten of mensen buiten uw bedrijf, moet u deze optie inschakelen.
9. Het enige wat u hoeft te doen is op het vakje ernaast te klikken Antwoorden verzenden buiten mijn organisatie. Als u uw afwezigheidsbericht alleen naar mensen bij uw contactpersoon wilt sturen, vinkt u het vakje aan voor: Alleen voor je contacten. Als je het liever naar iedereen wilt sturen, kies dan voor Alle externe afzenders.
10. Stel vervolgens het bericht in dat je wilt voor je externe collega's. Typ het antwoord in het meegeleverde dialoogvenster, of u kunt het bericht kopiëren en plakken dat u in uw Teams-status hebt geplaatst.
11. U moet ook plannen wanneer uw Teams-account automatische antwoorden verzendt. Klik op het vakje ernaast Stuur antwoorden alleen gedurende een bepaalde periode optie om het in te schakelen.
12. Klik ten slotte op Opslaan.

Verwant: Deelnemen aan een Microsoft Teams-vergadering op een smartphone of desktop

Via Microsoft Teams-instellingen

1. Open de Microsoft Teams-app op uw computer.
2. Klik vervolgens op de drie-punt menu naast je profielfoto.
3. Selecteer uit de opties Instellingen.
4. Klik in de navigatie aan de rechterkant op Algemeen. Scrol vervolgens omlaag naar de onderkant van de pagina Algemeen en klik op Schema. Dit opent het Out of Office-venster.
5. Volg stap 6 tot 12 van de vorige instructie om uw afwezigheidsstatus in te stellen.

Hoe u de afwezigheidsstatus instelt in de mobiele Microsoft Teams-app

Helaas is het niet mogelijk om een ​​automatisch afwezigheidsantwoord in te stellen op de mobiele Microsoft Teams-app. Maar u kunt uw status in de app nog steeds wijzigen en na een bepaalde periode wissen. Dit is perfect als je maar een paar uur weg bent van je account, of als je druk bezig bent met vergaderingen.

Zo kunt u uw status wijzigen:

Opmerking: De app heeft dezelfde gebruikersinterface, ongeacht het mobiele besturingssysteem, dus de onderstaande instructies zijn op beide van toepassing.

1. Open de Microsoft Teams-app op je Android- of iOS-telefoon.
2. Tik op je profielfoto links bovenaan het scherm. Druk vervolgens op Statusbericht instellen.
3. Voeg uw statusbericht toe aan het daarvoor bestemde tekstvak. Als u uw statusbericht wilt weergeven wanneer mensen u berichten of u noemen, schakelt u de Laat zien wanneer mensen mij een bericht sturen optie. Stel vervolgens een timer in voor hoe lang u dit statusbericht wilt hebben. Na de gekozen periode wordt uw statusbericht automatisch gewist.
4. Druk tot slot op Gedaan. Nu zien uw contacten uw statusbericht wanneer ze u een bericht sturen in Teams.

Verwant: Een Microsoft Teams-vergadering hosten op desktop of mobiel

Afwezigheidsstatus bewerken in Microsoft Outlook

Als u uw afwezigheidsstatus in Microsoft Teams instelt, wordt dezelfde instelling automatisch ingeschakeld in uw Outlook e-mailaccount. Dit betekent dat u Outlook kunt gebruiken om uw automatische antwoord te bewerken, en de wijzigingen worden ook doorgevoerd in het account van uw team. Hier leest u hoe u uw status kunt bewerken via uw Outlook-account:

1. Open uw Microsoft Outlook-app op uw computer.
2. Klik vervolgens op Bestand gevonden in het hoofdmenu.
3. Druk vervolgens op de Automatische antwoorden knop.
4. In dit venster ziet u het exacte bericht dat u in uw Teams-account hebt ingesteld.
5. Bewerk tot slot uw afwezigheidsbericht en klik op Oke om uw wijzigingen op te slaan. De wijzigingen die u hier aanbrengt, worden ook weergegeven in het account van uw team.

Hoe de afwezigheidsstatus op Microsoft Teams te wissen

Als je terug wilt naar je normale status en je automatische antwoorden wilt uitschakelen, volg je de onderstaande stappen:

1. Ga naar je Out of Office-instellingen door op je profielfoto te drukken en Statusbericht instellen > Afwezig plannen of via de Instellingen door te klikken op Instellingen > Algemeen > Niet op kantoor.
2. Schakel vervolgens de schakelaar naast de. uit Automatische antwoorden inschakelen optie en druk op Opslaan.

Verwant: De beste manieren om uw team te beheren in Microsoft Teams

Zorgeloos op vakantie met Microsoft Teams

Met de instelling Microsoft Teams Out of Office kunt u een rustige vakantie van uw werk hebben. Dankzij de automatische antwoordoptie hoef je je ook geen zorgen te maken dat teamgenoten of klanten zich afvragen waarom je hun berichten niet beantwoordt. Dit betekent dat u uw gedachten echt kunt verzetten van uw werk en kunt genieten van uw welverdiende vakantie.

Een professioneel out-of-office e-mailantwoord schrijven

Wilt u een professioneel out-of-office e-mailantwoord schrijven dat professioneel klinkt en uw punt duidelijk maakt? Hier is hoe het te doen.

Lees volgende

Over de auteur