De 4 beste tips om overbelasting van e-mail te verminderen

Voor het grootste deel is het besteden van uren van uw werkdag aan communicatie niet de meest productieve besteding van uw tijd. Idealiter zouden communicatiehulpmiddelen zoals e-mail u in staat moeten stellen uw beste werk te doen, niet andersom.

Helaas is e-mail een alomvattende vorm van communicatie geworden die uw dag gemakkelijk kan opslokken en uw tijd en productiviteit kan beroven.

In dit artikel introduceren we enkele praktische strategieën en hulpmiddelen om overbelasting van e-mail tegen te gaan.

Wat is e-mailoverbelasting en hoe beïnvloedt dit uw productiviteit?

E-mailoverbelasting is het onvermogen om het aantal e-mails dat u ontvangt of verzendt bij te houden. Het komt voor wanneer u meer berichten in uw inbox heeft dan u redelijkerwijs kunt verwerken.

Dus, wat zijn de tekenen dat u worstelt met overbelasting van e-mail?

• Je hebt het gevoel dat je constant achterloopt met je e-mail en nooit lijkt in te halen.
• Elke keer dat u uw e-mail controleert, bent u gestrest omdat u veel berichten moet verwerken.
instagram viewer
• Je krijgt te veel vervolgmails omdat je moeite hebt om je berichten bij te houden.
• Je hebt een sterke drang om constant je e-mail te checken, zelfs als je bezig bent met andere taken of zelfs als je thuis probeert te ontspannen.

U bent niet de enige als u enkele van deze symptomen ervaart. Overbelasting van e-mail is een veelvoorkomend probleem waar veel mensen mee te maken hebben, maar hoe zijn we hier gekomen? Er zijn veel redenen waarom overbelasting van e-mail zo'n punt van zorg is geworden, met name de uitgebreide acceptatie van e-mail als het belangrijkste middel om interne communicatie in de werkplaats.

Dit is erger geworden met de uitbreiding van het externe personeelsbestand, omdat persoonlijke interacties zijn veranderd in e-mailcommunicatie. Last but not least betekent de realtime en always-on werkcultuur dat van mensen wordt verwacht dat ze altijd beschikbaar zijn om te reageren op e-mails, ook buiten werkuren.

Al deze factoren hebben geleid tot een situatie waarin mensen steeds meer tijd besteden aan e-mail, wat heeft geleid tot verschillende negatieve gevolgen, waaronder:

• Verhoogde stressniveaus
• Moeite om gefocust te blijven
• Moeite met het halen van deadlines
• Verhoogde gevoelens van overweldiging
• verlaagd productiviteit door wisselen van context.

Deze gevolgen zijn niet beperkt tot individuen, ze kunnen een rimpeleffect hebben op het team of bedrijf. Dus, hoe kunt u overbelasting van e-mail tegengaan en de controle over uw tijd en productiviteit terugkrijgen?

De beste tips om overbelasting van e-mail aan te pakken

1. Batch-e-mailactiviteit

Taakgroepering is een effectieve productiviteitstechniek dat houdt in dat soortgelijke taken worden gegroepeerd en binnen bepaalde tijden worden voltooid. U kunt deze benadering toepassen op e-mail door alle e-mailgerelateerde activiteiten in specifieke tijdvakken te bundelen.

Aangezien het lezen of beantwoorden van e-mails niet per se een mentaal veeleisende taak is, kunt u tijd instellen buiten uw productieve uren om dit te doen, bijvoorbeeld vroeg in de ochtend of laat in de middag, afhankelijk van je chronotype. Deze strategie kan je helpen de verleiding te weerstaan ​​om constant je e-mail te controleren en in een e-maildraaikolk te worden gezogen.

Je kunt gebruiken tijd-batch-apps Leuk vinden Google kalender om tijd te blokkeren voor e-mailgerelateerde activiteiten. U kunt uw e-mailmeldingen ook zo aanpassen dat ze alleen binnenkomen tijdens de tijdvakken van uw e-mailactiviteit.

2. Afmelden voor onnodige e-mails

Al die vervelende nieuwsbrieven en promotionele e-mails waarop u zich jaren geleden hebt geabonneerd maar nooit hebt gelezen, kunnen een belangrijke bron van e-mailoverbelasting zijn. Als u zich afmeldt voor deze e-mails, kan uw inbox leeglopen.

Er zijn veel manieren om je af te melden voor e-mails, maar de meest gebruikelijke is om een ​​link 'uitschrijven' onderaan de e-mail te vinden. Als u zich echter op honderden e-mails hebt geabonneerd, kan het een voor een afmelden een ontmoedigende taak zijn. Als dit het geval is, zijn er veel tools die u kunnen helpen bij het organiseren van uw e-mails, inbegrepen Uitrollen.me, waarmee u zich met slechts een paar klikken massaal kunt afmelden voor e-mails.

Ten slotte kunt u ook een apart e-mailaccount instellen voor promotionele berichten om uw primaire inbox op te ruimen. Op deze manier beperk je de toegang tot je primaire/werk e-mailadres tot alleen belangrijke berichten.

3. E-mailfilters instellen

Filters beheren uw e-mail effectief door uw berichten automatisch in specifieke mappen te sorteren op basis van bepaalde criteria. U kunt bijvoorbeeld een filter instellen om e-mails van een bepaalde afzender automatisch te verwijderen voordat deze uw inbox bereiken.

Met filters kunt u uw e-mail effectiever beheren door:

• Helpt u georganiseerd te blijven.
• Voorkom dat irrelevante e-mails je inbox overvol maken.
• Hiermee kunt u snel e-mails vinden op basis van specifieke criteria.

U kunt filters instellen in uw e-mailclient; u kunt deze bijvoorbeeld gebruiken slimme Gmail-filters of gebruik een e-mailfilterservice zoals SaneBox.

Idealiter zou e-mail niet het enige communicatiemiddel op uw werkplek moeten zijn. U kunt e-mail voor specifieke doeleinden gebruiken, bijvoorbeeld om een ​​klant op de hoogte te houden van een project of om lange inhoud te leveren.

In veel gevallen kunt u andere interne communicatiemiddelen gebruiken, zoals:

• slappe is een werkberichten-app waarmee u kunt communiceren met collega's en teams. Je kunt het voor verschillende doeleinden gebruiken, zoals het delen van bestanden, het voeren van groepsgesprekken en het creëren van kanalen voor specifieke projecten.
• Twist is een asynchrone communicatietool waarmee collega's berichten kunnen uitwisselen zonder de druk of verwachting van een onmiddellijke reactie. Het is ideaal voor teams die constante onderbrekingen van meldingen willen voorkomen en meer controle over hun tijd willen hebben.
• asana is een projectbeheertool waarmee u de voortgang van taken kunt volgen, bestanden kunt delen en met teamleden kunt communiceren. Het is een uitstekende tool voor projectmatig werken of teams die moeten samenwerken aan taken.
• Piek is een alles-in-één e-mailoplossing die u kan helpen e-mailoverbelasting overwinnen en productiviteit verhogen. Je kunt Spike gebruiken om al je bestaande e-mailaccounts te integreren, je inbox te ordenen, samen te werken met collega's en meer.

Krijg weer controle over uw e-mailinbox om uw productiviteit te verhogen

Overbelasting van e-mail kan een grote productiviteitsmoordenaar zijn. Door echter gebruik te maken van de strategieën en hulpmiddelen die in dit artikel worden beschreven, kunt u de rommel in uw inbox en herwin de controle over uw e-mailcommunicatie, waardoor uw productiviteit in het proces wordt verhoogd.

Hoe u kunt voorkomen dat uw e-mails in de spam terechtkomen: 6 tips

Uw e-mails bereiken de inbox van uw ontvangers mogelijk niet regelmatig als spamfilters ze blokkeren. Hier leest u hoe u dit kunt voorkomen.

Lees volgende

Over de auteur