4 productiviteitstips voor het controleren van uw inbox

We hebben het allemaal weleens meegemaakt. U bent gefocust op de taak die voor u ligt wanneer u een e-mail ontvangt van een collega die uw aandacht afleidt van de taak die voor u ligt. Nieuwsgierig klik je erin om te zien hoe je kunt helpen, maar het is niet echt iets dat onmiddellijk moet worden gereageerd.

Toch kun je je afvragen of je er nu op terug moet komen of moet proberen je focus te herwinnen - wat vooral een uitdaging kan zijn als het de hele dag vaak voorkomt.

In dit artikel nemen we u enkele tips door die u kunnen helpen productief te blijven bij het controleren van uw e-mails.

1. Beperk het aantal keren dat u uw inbox dagelijks controleert

Als je elke keer dat je een e-mail ontvangt naar je inbox klikt, of je verwacht er een, verleg je constant je focus. U wilt ook rekening houden met de tijd die nodig is om weer aan het werk te gaan nadat u bent onderbroken, vooral als u elke e-mail meteen beantwoordt.

Hoewel je het misschien druk hebt, is dit heen en weer misschien niet de meest productieve manier van werken. U wilt uw inbox met de bedoeling uw e-maillijst leeg te maken.

Probeer het aantal keren dat u uw inbox dagelijks controleert te beperken, tenzij uw baan echt een onmiddellijke reactie op alle e-mails vereist. Als suggestie kunt u uw e-mails twee tot drie keer per dag controleren en prioriteren - een keer wanneer u naar uw werk gaat, een keer na uw lunchpauze en misschien een uur voordat u klaar bent voor de dag.

Het is echter het beste om een ​​routine te bedenken die past bij uw schema en degenen waarmee u werkt. Hoewel u onmiddellijk kunt reageren, betekent dit niet dat u dat altijd moet doen, vooral niet als u gefocust bent op een belangrijke taak of deadline.

Natuurlijk zul je mensen hebben waar je zo snel mogelijk op terug moet komen, of het nu je baas, een klant of een prioritaire collega is. Wanneer u uw inbox controleert, moet u prioriteit geven aan uw reactie. Je kunt ook meldingen inschakelen voor wanneer die persoon je e-mailt op niet storen, of gewoon het aantal keren aanpassen dat je inbox op nieuwe e-mail controleert.

Het is aan jou of je je meldingsinstellingen wilt aanpassen om bepaalde e-mails helemaal te dempen. Om te voorkomen dat je iets super belangrijks mist, wil je misschien gewoon een blik werpen op de ontvanger en de onderwerpregel in de melding en snel weer op het goede spoor komen als het kan wachten.

2. Vermijd twee keer dezelfde e-mail te behandelen

Heb je ooit dezelfde e-mail meerdere keren geopend en gelezen om jezelf op te frissen voordat je actie onderneemt? Dit kan een verspilling van uw tijd en focus zijn.

U kunt dit voorkomen door elke keer dat u er een opent actie te ondernemen. Bepaal of het een reactie vereist, je kunt het archiveren of archiveren, of dat het rommel is of iets dat je gewoon kunt verwijderen.

Beslissen om erop te reageren, betekent niet dat het meteen moet gebeuren, maar voeg een vlag of een soort herinnering toe, zodat u weet dat u het de volgende keer dat u uw e-mails aanpakt, moet doen.

Uw inbox heeft mogelijk ook een functie voor e-mailherinneringen. Met Spark kunt u bijvoorbeeld berichten voor een bepaalde tijd snoozen, en u wordt er op een specifieke datum en tijd aan herinnerd. Hiermee kunt u ook een herinnering instellen voor het opvolgen van een verzonden e-mail als u nog geen reactie van de ontvanger hebt ontvangen.

Alles in je inbox dat niet meteen een reactie, bestand, rommel of prullenbak vereist - de meeste e-mailproviders maken dit supergemakkelijk, dus het is het beste om het gewoon te doen en het voor elkaar te krijgen.

Het helpt ook om enkele regels voor jezelf te bedenken op basis van het aantal e-mails dat je ontvangt. Bijvoorbeeld wie prioriteit heeft en uw reactietijd. Anderen zullen hier ook aan wennen en ontdekken dat je ze een geweldige reactie zult geven, alleen niet meteen.

Als je merkt dat er een e-mail is die je hebt uitgesteld, gebruik dan de eet de kikker methode om het voor elkaar te krijgen.

3. Afmelden voor nutteloze nieuwsbrieven en marketing-e-mails

Het is waarschijnlijk dat u overdag genoeg meldingen krijgt zonder het extra lawaai van nieuwsbrieven en marketing-e-mails. Het is gemakkelijk om het te laten schuiven en ze in je inbox te laten opstapelen omdat je het druk hebt.

Ze doorzoeken is echter een andere taak die uw focus en productiviteit wegneemt. Dit is vooral het geval als de afzender de e-mail goed genoeg heeft geschreven om u door te laten klikken en te lezen zonder echt te weten waarom u bent.

Tenzij het iets is waar u echt actie op gaat ondernemen, zoals het lezen van de inhoud van de maker of profiteren van de verkoop van het bedrijf, meldt u zich af. Bespaar de tijd en energie die u in deze e-mails zou steken en steek ze in iets zinvoller of ontspannends.

Als je nieuwsbrieven en marketing-e-mails hebt die je graag leest, kun je een e-mailprovider zoals Spark proberen die Smart Inbox aanbiedt.

De Smart Inbox-functie scheidt nieuwsbrieven en berichten van services van persoonlijke e-mails. Het dempt ook meldingen van vreemden en geautomatiseerde berichten.

4. Ongewenste e-mails blokkeren: adressen en domeinen

Als het gaat om het filteren van ongewenste e-mail, doen sommige e-mailproviders het beter dan andere. Zelfs een populaire keuze als Outlook is niet perfect, waardoor er wat ongewenste e-mail doorkomt.

Als iemand u echter spamt, kunt u zijn e-mailadres blokkeren. U kunt mogelijk ook het hele domein blokkeren als u merkt dat u e-mails ontvangt van verschillende gebruikersnamen, maar met hetzelfde webadres.

Als u Outlook gebruikt, vindt u deze functie in de Ongewenste e-mail gedeelte van de Mail tabblad onder Instellingen en Bekijk alle Outlook-instellingen. Gmail is een andere provider waarmee u: eenvoudig e-mailadressen blokkeren en bedrijven.

Als u een andere e-mailprovider gebruikt, controleert u deze functie door te zoeken e-maildomein blokkeren en de naam van de provider die u gebruikt.

Houd er rekening mee dat het het beste is om niet op afmelden te klikken in een spam-e-mail, omdat u hierdoor naar een schetsmatige site kunt gaan die op zoek is naar uw persoonlijke gegevens. Vermijd in feite helemaal geen interactie met hen, tenzij u het markeert als spam of ze verwijdert.

Verhoog uw productiviteit door e-mails te beperken

Een e-mail is een handig communicatiemiddel. Het kan echter ook een afleiding worden als we niet goed opletten.

Als je merkt dat je veel tijd in je inbox doorbrengt, waarom probeer je dan niet een of meer van deze tips om te zien of het helpt?

Hoe u controle krijgt over uw e-mailinbox en productief blijft

Het voortdurend controleren van uw e-mails kan veel tijd in beslag nemen. Deze tips helpen je om je inbox te beheren en meer gedaan te krijgen.

Lees volgende

Over de auteur