Hoe u een effectief back-upschema kunt behouden (en waarom u dat zou moeten doen)

Iedereen loopt het risico belangrijke bestanden en mappen onherstelbaar te verliezen als ze geen back-up van hun gegevens maken. Voor individuen kan het verlies van foto's, videobestanden en documenten leiden tot frustraties, ongemakken en zelfs faillissementen.

De angst om gegevens te verliezen kan echter worden vermeden door een grondige planningsstrategie te ontwikkelen en te onderhouden. Het primaire doel van back-upplanning is om tijdframes vast te stellen voor het maken van back-ups van gegevens, databases of volledige systemen.

Dus waarom heb je gegevensback-ups nodig? En hoe kunt u effectief een planning voor uw back-ups bijhouden?

Waarom u een back-up van uw gegevens moet maken

Denk aan de bedreigingen voor gevoelige gegevens, van hardwarestoringen tot gestolen pc's tot ransomware. Gegevensverlies kan de productiviteit verstoren en bedrijven verlammen. Dit zijn de belangrijkste redenen voor het onderhouden van gegevensback-ups.

Voorkom gegevensverlies

De meest voor de hand liggende reden voor gegevensback-up is om cruciale bestanden op te slaan in geval van gegevensverlies. Storing van de harde schijf en systeemcrashes zijn niet ongewoon.

Voor individuen zijn back-ups vooral belangrijk voor het herstellen van gegevens van een beschadigd besturingssysteem (OS). Sommige besturingssystemen falen vanwege onjuiste toewijzing van geheugenruimte, softwarebeschadiging of meerdere app-fouten die zich in de loop van de tijd ophopen. Met back-ups kunt u snel specifieke bestanden of het hele systeem herstellen.

Bedrijfscontinuïteit

Veel eigenaren van kleine bedrijven vertrouwen op computers voor het uitvoeren van kritieke activiteiten zoals human resources, financiën en marketing. Als dergelijke eigenaren geen back-up maken van bestanden met cruciale informatie, lopen ze het risico hun bedrijf te beschadigen, mogelijk tot het punt dat de deuren voorgoed worden gesloten.

Gegevensverlies kan optreden als gevolg van menselijke fouten, fysieke diefstal en zelfs hardwarestoringen als gevolg van ransomware-aanvallen. Met back-ups kunt u de productiviteit snel hervatten in het geval van gegevensverlies.

Concurrentie voordeel

Datalekken hebben gevolgen voor de relaties met belanghebbenden en verminderen het vertrouwen in het bedrijf zelf. Klanten, werknemers, aandeelhouders en investeerders vertrouwen erop dat bedrijven veel gegevens over hen bewaren. Betrouwbare en veilige gegevensback-ups zorgen ervoor dat mensen met u willen samenwerken.

Het hebben van een solide back-upplan betekent dat uw deur open blijft staan ​​voor belanghebbenden die ooit deel uitmaakten van concurrerende bedrijven die een ontwrichtende gebeurtenis zoals een datalek niet konden overleven.

Audits, belastingen en archieven

Ondernemers zijn verplicht om wettelijke gegevens te rapporteren en te reproduceren voor belastingdoeleinden. Door een back-up te maken van financiële en regelgevende informatie, kunt u uw boeken zelfs na gegevensverlies aan accountants en belastingautoriteiten laten zien.

Een van de belangrijkste redenen voor gegevensback-ups is om een ​​veilig archief van uw cruciale informatie te hebben. Afhankelijk van uw beroep moet u mogelijk jarenlang een administratie bijhouden. Het bijhouden van nauwkeurige gegevens kan u bijvoorbeeld erg populair maken bij personen in de gezondheidszorg, de juridische sector en de financiële sector.

Vermijd extra werk

Gegevensback-up voorkomt dat u taken opnieuw moet uitvoeren na gegevensverlies. Of u nu spreadsheets opnieuw maakt of systemen opnieuw instelt, u zult weer veel werk te doen hebben als er eenmaal gegevens verloren zijn gegaan.

Terwijl je kan een dode harde schijf repareren om gegevens te herstellen, is er geen garantie dat het proces succesvol zal zijn. Houd er rekening mee dat je alles opnieuw moet doen in het geval van enorme verliezen, en weinigen kunnen dat overleven.

Tips voor het onderhouden van back-ups

Uren werk verliezen door een systeemstoring of een andere ramp is iets dat u kunt voorkomen door back-ups te maken en te onderhouden. Hier is een lijst met dingen die u kunt doen om uw gegevens goed te onderhouden.

Alles versleutelen

Je wilt niet dat gevoelige gegevens, zoals personeelsdossiers en klantinformatie, uitlekken als je netwerk of cloudprovider wordt gehackt.

De meest veilige aanbieders van cloudopslag bieden een vorm van codering om ervoor te zorgen dat de gegevens die uw computer verlaten, worden gecodeerd. Op die manier kunnen aanvallers, zelfs als ze toegang krijgen tot uw gegevens, deze niet ontsleutelen zonder uw sleutels.

Plan frequente back-ups

Houd er rekening mee dat u het risico loopt gegevens te verliezen die zijn ingevoerd of gewijzigd sinds de laatste back-up. Door frequente en regelmatige back-ups te maken, kunt u voorkomen dat u bij een calamiteit grote hoeveelheden gegevens verliest. Om ervoor te zorgen dat u geen back-up van uw gegevens mist, kunt u overwegen het back-upproces te automatiseren, vooral als u een cloudservice gebruikt.

Elke back-up vereist een soort back-upmedia. Schijfback-ups gebruiken bijvoorbeeld schijven, tapeback-ups gebruiken tapes en cloudback-ups gebruiken schijven voor caching. Opslagmedia gaan echter niet eeuwig mee, dus het is van cruciaal belang om regels te hebben die de levensverwachting van uw back-uptapes en -schijven bepalen.

Koppel fysieke back-ups los

Dit is belangrijk voor het bestrijden van ransomware (maar niet onfeilbaar). als jij een back-up van uw gegevens maken met een extern apparaat, moet u deze na elke back-up loskoppelen. Dat komt omdat, als cybercriminelen je hoofdsysteem infecteren en de externe schijf nog is aangesloten, ze dat ook kunnen versleutelen, waardoor het volledig ineffectief wordt. Door uw gegevens op zijn minst ergens anders op te slaan, zorgt u ervoor dat een andere kopie wordt weggehouden van mogelijke ransomware-infectie.

Consistent organiseren en labelen

Als u een back-up van gegevens maakt met meerdere apparaten, wilt u weten welk archief van welke hardware afkomstig is. Daarom is het belangrijk om uw back-ups zo te organiseren dat u ze gemakkelijk kunt vinden wanneer u ze nodig hebt. Als je met een team werkt en gebruik maakt van gratis cloudopslagproviders zoals Dropbox en Google Drive, zou het het beste zijn om een ​​consistente standaard te hebben voor het organiseren en benoemen van het hele systeem.

Back-ups testen

Back-ups kunnen mislukken. Configuratiefouten kunnen voorkomen dat essentiële gegevens worden geback-upt of zelfs worden hersteld. Elke minuut dat uw gegevens niet toegankelijk zijn, kan u geld kosten, wat een goede reden is om regelmatig back-uptests in te plannen.

Een periodieke oefening voor noodherstel voor individuen is het maken van een back-up en deze opnieuw op een computer te laden om ervoor te zorgen dat deze werkt. Als u een externe beheerder gebruikt om uw gegevens op te slaan, zorg er dan voor dat het contract vereist dat de beheerder de leesbaarheid van gegevensback-ups test.

Wanneer is de beste tijd om regelmatige back-ups te maken?

Gegevensback-up is niet iets dat u één keer per jaar doet en vergeet. Maak voor de beste resultaten consistent en regelmatig back-ups om de hoeveelheid gegevens die verloren gaat tussen back-ups te minimaliseren. Hoe langer het duurt om een ​​back-up van kopieën te maken, hoe groter het risico op gegevensverlies bij het herstellen van hen.

Back-uptijdframes zijn afhankelijk van het apparaat waarvan u een back-up maakt, of het nu persoonlijk of zakelijk is, en het tijdstip waarop de back-ups worden gemaakt.

Als u uw computer vaak gebruikt (d.w.z. meer dan 10 uur per week op uw pc doorbrengt), moet u wekelijks een back-up van uw gegevens maken. Incidentele pc-gebruikers (die vijf uur of minder besteden) moeten op dezelfde manier ten minste één keer per week gegevens uitvoeren. Als u echter een e-commerce winkel heeft, is het ideaal om dagelijkse back-ups te maken.

Voor organisaties is het ideale moment om gegevens uit te voeren buiten kantooruren, omdat dit vaak de tijd is dat de minste mensen gegevens gebruiken. Als u een groter back-upvenster nodig heeft, is ongeveer 19.00 uur een goed moment om te beginnen.

Andere ideale tijdsbestekken om een ​​back-up van gegevens te maken, zijn onder meer wanneer er geen andere back-ups worden uitgevoerd en wanneer er het minste geheugen- en schijfgebruik is.

Hoe houd je je aan een tijdrovend schema?

Nadat u de timing hebt bepaald, kunt u de beste manier kiezen om gegevensback-ups uit te voeren. Automatisering kan bijvoorbeeld een ideale keuze zijn bij grote en frequente back-ups.

Het is ook het beste om te overwegen van welke gegevens een back-up moet worden gemaakt en van welke niet. Altijd een back-up maken van alle bestanden is misschien geen goed idee. Dit betekent niet dat u niet alles moet back-uppen, maar u moet prioriteit geven aan het maken van back-ups van cruciale bestanden en vaak gewijzigde mappen.

Gevoelige bestanden zoals zakelijke contracten, financiële gegevens en persoonlijk identificeerbare informatie moeten prioriteit krijgen en dienovereenkomstig worden een back-up gemaakt. Om tijd en serverruimte te besparen, kunt u minder belangrijke gegevens negeren (zoals screenshots die al naar het web zijn geüpload).

Als u met een groot team werkt, moet uw back-upstrategie ook omvatten wie verantwoordelijk is voor het uitvoeren van back-ups. U moet ook de mensen noemen die verantwoordelijk zijn voor het bewaken van het succes van de back-ups.

Maak een back-up van uw gegevens om gegevensverlies te voorkomen

Een back-up maken van al uw gegevens is een van de beste manieren om gegevensverlies te voorkomen. Back-ups kunnen u beschermen tegen het per ongeluk of opzettelijk verwijderen van gegevens, harde-schijfstoringen en ransomware-aanvallen.

Back-ups bieden beveiliging voor gevoelige persoonlijke en organisatorische gegevens en bieden u en uw klanten gemoedsrust. Als vuistregel maak je regelmatig en zo snel mogelijk een back-up van alles wat je belangrijk vindt.

De 7 beste online back-upservices om uw gegevens veilig te houden

Lees volgende

Over de auteur