Een beginnershandleiding voor ClickUp-terminologie

Een van de meest intimiderende aspecten van het gebruik van nieuwe software zijn de naamgevingsconventies van alle functies, vooral omdat elke ontwikkelaar ze iets anders noemt.

Hoewel sommige namen vrij eenvoudig zijn, hebben andere de neiging je te verrassen. In dit artikel vindt u een kort overzicht van ClickUp-terminologie en uitleg om u op weg te helpen met deze gebruiksvriendelijke projectbeheersoftware.

1. ClickUp-werkruimte

Uw ClickUpWerkruimte is in wezen waar alles gebeurt. Hier vind je alle medewerkers en projecten die bij één organisatie horen.

Als u bijvoorbeeld voor een bedrijf met de naam ACME werkt, heeft alles binnen ACME's Workspace betrekking op de dagelijkse activiteiten en projecten onderweg. Iedereen binnen het account van het bedrijf zou toegang hebben tot de werkruimte.

Je werkruimte kan je naam zijn of hoe je het ook wilt noemen als je alleen werkt.

2. ClickUp-ruimten

Binnen Workspaces vind je Spaties in je zijbalk. Zie deze als afdelingen binnen een bedrijf.

Verschillende teams werken aan afzonderlijke projecten met unieke processen en werkstijlen. U kunt uw werkruimte dus indelen om dat weer te geven en elke ruimte individuele instellingen te geven op basis van afdelings- en projectbehoeften.

Organiseren per afdeling of klant zorgt ervoor dat jij en je collega's snel items kunnen vinden op basis van de namen. Het voorkomt ook rommel, wat betekent dat je niet door tonnen niet-gerelateerde informatie hoeft te bladeren om te vinden wat je nodig hebt.

Je kunt Spaces beperken tot alleen die die je nodig hebt om op de hoogte te blijven als je besluit dat te doen. Hierdoor creëer je privacy en creëer je een schonere werkruimte voor je collega's.

3. ClickUp-lijsten

Nu ga je naar de races. Lijsten zijn waar je een spelplan maakt om projecten aan te pakken. In plaats van simpelweg lijsten per project te maken, kunt u ze ook scheiden door:

• Plaats
• Mijlpaal
• Sprint
• Cliënt
• Collega
• Doel: open projecten, hulpverzoeken, een verzamelbundel, enz.

Je kan zelfs bouw een projectverzoekbord in ClickUp taken te delegeren. Iets om op te merken is dat ClickUp-lijsten veel lay-outopties hebben of: keer bekeken. Bij het werken binnen Lijstweergave, de individuele lijsten die u binnenin vindt, zijn eigenlijk statussen, geen sublijsten.

Bovendien kunt u vergelijkbare lijsten indelen in: mappen binnen uw Ruimte om ze bij elkaar te houden, maar dat hoeft niet. In feite kunnen mappen een verder schone en eenvoudige werkruimte alleen maar te ingewikkeld maken. Hoe minder klikken om te komen waar u heen gaat, hoe beter.

4. ClickUp-taken

Als uw lijsten projecten zijn, dan is uw taken zijn de individuele actie-items die je moet aanpakken om ze te voltooien. Ongeacht de weergave waarin u zich bevindt, worden taken geopend op een kaart waarop u informatie over de opdracht kunt toevoegen of bekijken.

Hier kunt u een beschrijving, subtaken, opmerkingen, bijlagen, kijkers en meer toevoegen. Terwijl u aan een taak werkt, kunt u de status ervan wijzigen om aan te geven waar deze zich in het proces of de workflow bevindt.

Als je benieuwd bent wat? subtaken zijn, het zijn in feite kleinere actie-items die u kunt gebruiken om taken in nog kleinere stappen op te splitsen. Net als mappen kan het gebruik hiervan de zaken te ingewikkeld maken, vooral voor een beginner. Ze kunnen voor sommigen werken, maar anderen vinden het misschien efficiënter om taken uit te voeren.

5. Statussen in ClickUp

Statussen in ClickUp geven u en uw collega's een snel overzicht van de fasen waarin taken zich bevinden. U kunt het bijvoorbeeld eenvoudig houden met de statussen Te doen, Bezig, en Klaar.

Daarnaast kunt u ClickUp gebruiken om stappen in een specifiek proces te schetsen waarbij u en uw collega's het stokje moeten doorgeven. Terwijl de opdracht naar de volgende stap gaat, tag je je collega in een opmerking om hem te laten weten dat hij klaar is.

U wilt voorkomen dat u te gedetailleerd bent, maar denk na over de reis die elke taak van begin tot eind aflegt en stel uzelf de volgende vragen:

• Welke naam kun je projecten geven die nog niet zijn gestart? To-do, achterstand, open, etc.
• Wat zijn de specifieke namen die u elke stap wilt geven?
• Welke stappen kun je over één kam scheren?
• Kun je taken naar een vorige fase sturen in plaats van een nieuwe stap te maken? Een webontwikkelaar stuurt bijvoorbeeld een wireframe terug naar: Ontwerp in plaats van een andere status te hebben voor Herziening.
• Hoe kun je aangeven dat iemand vastzit, of een project in de wacht staat?
• Wilt u voltooide taken weergeven? Of is het beter om ze te archiveren?

6. Kolommen in ClickUp

Wil je wat context aan je taken toevoegen? Kolommen spelen veel rollen in ClickUp.

• Eerst en vooral fungeren ze bijna als een sjabloon die u kunt gebruiken om details aan opdrachten toe te voegen.
• Ten tweede geven ze die informatie weer in uw lijst, zodat u snel een overzicht heeft.
• Ten derde zorgen ze voor consistentie.

Het is gemakkelijk om je ermee te laten meeslepen, omdat er zoveel soorten kolommen zijn en zoveel met elk te maken heeft. U kunt echter met slechts een paar taken een efficiënte takenlijst maken.

Wanneer u kolommen toevoegt, is het het beste om de zaken eenvoudig te houden en kolommen toe te voegen waarvan u weet dat u ze consequent zult gebruiken. Denk hierbij aan de details die je collega's nodig hebben voor alle taken.

U wilt bijvoorbeeld waarschijnlijk een Opleveringsdatum, Prioriteit, en Cessionaris Kolom. Als u echter slechts voor enkele projecten het budget weergeeft, wilt u voorkomen dat u een Geld Kolom omdat de velden meestal leeg blijven. In plaats daarvan kunt u die informatie op de taakkaart weergeven.

Andere nuttige termen om te weten in ClickUp

Sommige van deze termen gebruikt u misschien niet meteen, maar hier is een lijst met andere termen waarmee u vertrouwd kunt raken in ClickUp:

• Keer bekeken—ClickUp biedt veel lay-outs voor uw lijsten—sommige opties zijn Tabel, Bord, Kalender en Tijdlijn.
• Dashboard- je maakt deze met behulp van widgets - een beetje zoals bouwstenen. Dashboards geven u overzichten van uw werkruimte in ClickUp, of het nu alleen voor u is of voor u toezicht houdt op uw collega's.
• afhankelijkheden—u kunt taken overal in uw werkruimte of binnen een specifieke lijst koppelen om ze vergrendeld te houden totdat een gerelateerde opdracht zijn. bereikt Compleet toestand.
• Whiteboard- u kunt overal op ClickUp whiteboards toevoegen om ideeën en projecten met uw collega's in kaart te brengen.

Uw projecten in kaart brengen in ClickUp

Nu u bekend bent met enkele van de items waaruit de software bestaat, is het tijd om aan de slag te gaan. Onthoud dat het beste wat u in dit stadium kunt doen, de dingen eenvoudig houden.

Het is gemakkelijk om verstrikt te raken in het willen gebruiken van alle functies van ClickUp. Het is echter mogelijk dat ze niet degene zijn die u nodig hebt om het ideale bord voor u of uw projecten te maken. Je kunt altijd later items toevoegen als je eraan denkt. Als u niet zeker weet waar u moet beginnen, waarom zou u dan niet uw eigen projecten in kaart brengen met behulp van de lijstweergave en van daaruit verder gaan?

ClickUp vs. Begrip: wat is beter voor projectsamenwerking?

Lees volgende

Over de auteur