Hoe u vergaderingen op de werkplek kunt verminderen met behulp van Tango's workflowdocumentatie

Verspillen realtime vergaderingen je dag? Deze interacties kunnen uw planning onnodig in beslag nemen wanneer u op afstand werkt. Natuurlijk zijn sommige vergaderingen waardevol, en we zouden nooit anders beweren.

Maar als je ooit het einde van een videogesprek hebt bereikt en het als een verspilling van je tijd hebt beschouwd, of erger nog, als je meer aantekeningen had gemaakt, hoor je graag dat er een alternatief is: Tango's workflowdocumentatie hulpmiddel.

Hoe vervuilen realtime vergaderingen de productiviteit?

Tools voor videoconferenties zijn de norm geworden in culturen van werken op afstand. Software zoals Zoom, Microsoft Teams en Google Meet zijn een integraal onderdeel geweest om gedistribueerde teams verbonden en betrokken te houden. Maar werken ze? Onderzoek wijst anders uit.

Een werkplekonderzoek",De webcamenquête: uitgeput of verloofd?", keek naar de negatieve impact van het gebruik van videoconferentiesoftware. 49% van de Amerikaanse beroepsbevolking, of 32 miljoen mensen, heeft het gevoeld

Zoom burn-out vanwege het toegenomen aantal vergaderingen in combinatie met de druk om hun webcam overal te gebruiken.

Ook na een videogesprek weer aan het werk gaan is niet eenvoudig. Fortuin meldt dat het 25 minuten duurt om de focus te hervatten wanneer een vergadering uw workflow versnippert.

En een Stanford-studie onthult dat een derde van de werknemers niet de minimale benchmark van 90% internetverbinding heeft die vereist is om in de eerste plaats virtuele vergaderingen bij te wonen. Dit kan stress opleveren voor werknemers die niet effectief kunnen samenwerken met hun teamgenoten.

Hoe verlicht workflowdocumentatie de druk van videovergaderingen?

Je zou kunnen denken, "was er maar een andere manier." En dat is waar Tango's workflowdocumentatietool in het spel komt. Tango is een gratis Chrome-browserextensie die workflowdocumentatie maakt, inclusief instructies en handleidingen.

Workflowdocumentatie is geen geschikte vervanging voor alle virtuele vergaderingen. Maar als u betrokken bent bij realtime interacties waar dat nodig is deel je scherm tijdens een Zoom meeting of een proces aan je teamgenoten uitleggen, dan is Tango een fantastisch alternatief om asynchroon te gebruiken.

Met behulp van de browserextensie legt u uw desktopworkflow vast en doorloopt u de exacte acties die u moet ondernemen. De software maakt een gedetailleerd overzicht van deze acties, die u kunt exporteren en delen met uw publiek. Ze zullen dit asynchroon in hun eigen tijd beoordelen, zonder de stress van het proberen om een ​​realtime vergadering met u te plannen.

Wat voor soort vergaderingen elimineert tango?

Tango is een uitstekend alternatief voor de volgende soorten meetings:

1. Onboarding

Maak Tango-workflowdocumentatie om uw nieuwe medewerkers te laten zien hoe ze door uw systemen navigeren. Je geeft aantekeningen over alles, van inloggen bij apps voor de eerste keer tot het aanpassen van hun dashboard. Verwacht minder kinderziektes en een vlotter onboardingproces door consistente documentatie te hebben.

2. Trainingsoverzichten

Tango kan ook interne trainingsdocumentatie maken om in een gedeelde bron te bewaren waar uw personeel toegang toe heeft.

Voorbeeld: als je je team moet leren hoe ze een nieuwe datatool moeten gebruiken, gebruik dan Tango om een ​​stapsgewijze handleiding te maken. U kunt ook de beste werkmethoden laten zien en hoe u bijgewerkte productfuncties kunt gebruiken.

3. Productdemonstraties

Als je een geweldig SaaS-product hebt om met je klanten te delen, maakt Tango het eenvoudig om te demonstreren hoe je het precies moet gebruiken. Neem deze workflowdocumentatie op in casestudy's en deel deze als onderdeel van uw presentatie.

4. Verkooppraatjes

Als u koude pitches naar potentiële klanten of partners stuurt, weet u al dat het een strijd op zich is om de ontvanger uw e-mail te laten openen. Maar zodra ze je bericht lezen, kunnen ze het niet laten om een ​​korte demo te bekijken als onderdeel van je pitch.

Hoe u vergadervrije documentatie maakt met Tango

Klaar om te beginnen? De eerste stap is om u aan te melden voor een gratis Tango-accounten installeer vervolgens de Tango Chrome-browserextensie.

1. Installeer de Tango Chrome-browserextensie

Tango downloaden van de Google Chrome-webwinkel. Zet vervolgens uw extensie vast door naar de browserbalk te gaan en op de Puzzel deel. Zoek de Tango-extensie en klik op de pin om deze in uw browser op te slaan.

2. Leg uw workflow vast met Tango

Navigeer naar het tabblad waar u wilt beginnen met het opnemen van uw workflow en klik op de Tango-pin in uw browserbalk. Druk op de grote paarse knop om uw workflow vast te leggen wanneer u klaar bent, en doorloop vervolgens de stappen die u wilt opnemen.

Tango werkt op de achtergrond om schermafbeeldingen te maken en automatisch beschrijvingen van uw workflow te genereren. Aanpassingen nodig?

Gebruik de workflowcontroller in de linkerbenedenhoek van uw scherm om uw workflow te pauzeren en te hervatten, te voltooien of weg te gooien als u tevreden bent met de eerste opname. Als je tevreden bent, klik je op het groene vinkje om je project te voltooien.

3. Bewerk je tango-workflow

Vanuit het Tango-editorscherm ziet u uw automatisch gegenereerde workflow. Om extra context te bieden, kunt u proberen tekst toe te voegen, stappen te maken of te verwijderen, extra schermafbeeldingen te uploaden of de stappen te herschikken als u dat wilt.

Bezorgd dat gevoelige informatie zichtbaar is? Upgrade naar de Tango Pro-editie voor $ 16 per maand, en je kunt beide gebruiken Live vervaging modus of de vervagen sectie in de afbeeldingseditor wanneer u de vastgelegde workflow doorloopt.

Wilt u iets extra aandacht geven? Voeg handige pijlen of vakjes toe door op. te klikken Annoteren.

4. Deel uw workflowdocumentatie

De laatste stap bij het maken van professionele workflowdocumentatie is het exporteren en delen ervan. De stappen zijn hetzelfde, of je het nu wilt verspreiden onder je baas, teamgenoten of klanten of het zelfs op sociale media of op je website wilt plaatsen.

druk op Delen en exporteren in de rechterbovenhoek en kies de volgende opties:

• Delen: voeg een e-mail toe met kijkersrechten (of editor met de Pro-versie)
• Magische kopie: plak de link in Google Docs, Notion, Confluence, enz., of iets dat HTML ondersteunt.
• Downloaden: exporteer uw workflow als PDF.
• Integreren: kopieer een openbare insluitcode en plak deze in je favoriete tool.

Draai van vergaderen naar vastleggen

De volgende keer dat u zich voorbereidt op een videogesprek op afstand, moet u uzelf afvragen of u uw publiek stapsgewijze processen gaat doorlopen. Als dit het geval is, profiteert u van het maken van workflowdocumentatie in plaats van te proberen uw acties in een live gesprek uit te leggen.

Gebruik Tango als een essentieel asynchrone communicatietool in uw productiviteitsarsenaal om uw workflow vast te leggen en naar behoefte te distribueren.

De 4 beste asynchrone videocommunicatietools voor teams op afstand

Lees volgende