Hoe u uw cloudopslag-rommel kunt vereenvoudigen en opruimen?

Dankzij het gemak van cloudopslag is het gemakkelijk om al je bestanden erin te gooien zonder erbij na te denken. Maar het duurt niet lang voordat uw Google Drive-, Dropbox-, OneDrive- of ander cloudopslagaccount een warboel wordt zonder een organisatiestrategie.

Als u orde wilt scheppen in uw cloudopslag en uw installatie wilt vereenvoudigen, volgt hier een gids om alles onder controle te krijgen.

1. Grote en onnodige bestanden verwijderen

Voordat u bestanden gaat verplaatsen, is het een goed idee om alle bestanden die u niet langer nodig heeft te verwijderen. De eerste stap om uw cloudopslag schoon te houden, is het verwijderen van bestanden die er niet meer bij horen.

Als u al uw cloudbestanden gesynchroniseerd houdt met uw computer, is een gemakkelijke manier om de grootste bestanden binnenin te vinden, door een schijfruimtebeheerder op uw desktop te gebruiken. Op Windows, Boomgrootte gratis is een geweldige keuze. Als u een Mac gebruikt, OmniDiskSweeper is een solide gratis optie.

Gebruik deze apps om uw cloudopslagmap te selecteren en uw bestanden worden van groot naar klein gesorteerd. Als je oude video's tegenkomt die je niet meer hoeft te synchroniseren, of gedownloade bestanden waarvan je niet wist dat ze in de cloud stonden, verwijder ze dan of verplaats ze uit de cloudopslag.

Als u niet al uw cloudbestanden gesynchroniseerd houdt met uw desktop, kunt u met de meeste cloudopslagtools in hun web-apps op grootte sorteren. Een andere optie is het gebruik van hun tools om uw opslaggebruik weer te geven, waarbij meestal grote bestanden worden gemarkeerd.

In een latere stap kunt u meer onnodige bestanden tegenkomen die u in deze pas hebt gemist. Dat is goed; als je eenmaal van laaghangend fruit af bent, kun je overstappen op een nieuw beheerplan voor cloudopslag.

2. Beslissen welke bestanden naar welke service gaan

Als u niet veel bestanden in cloudopslag hoeft te bewaren, of als u betaalt voor een geüpgraded abonnement met uw favoriete service, blijft u waarschijnlijk bij één cloudopslagservice. In die gevallen kunt u deze stap overslaan.

Anders zou u moeten nadenken over het organiseren van uw bestanden in verschillende services. Door je aan te melden voor meerdere gratis cloudopslagdiensten, krijg je niet alleen meer ruimte, maar heb je ook een gemakkelijke manier om bestanden op type te verdelen. U kunt bijvoorbeeld besluiten om foto's in OneDrive, documenten in Dropbox en video's in Google Drive te bewaren.

Het installeren van meerdere apps om deze bestanden te beheren is niet echt een ongemak, en je weet waar je moet zoeken, afhankelijk van wat je nodig hebt. Dit helpt ook voorkomen dat uw inhoud die in een bepaalde service is opgeslagen, overweldigend wordt.

We concentreren ons in deze gids op algemene organisatietips, maar we hebben het ook behandeld hoe Google Drive op te ruimen als u op zoek bent naar meer specifieke hulp.

3. Definieer een duidelijke mappenstructuur

Net als wanneer je bent uw computerbestanden beheren, is het maken van een systeem met mappen dat voor u werkt een cruciale stap in het opschonen van cloudopslag. Dankzij krachtige zoekfuncties kun je elke keer opzoeken wat je nodig hebt en een goede organisatie achterwege laten. Maar voor blijvende gemoedsrust in uw cloudopslag zijn mappen veel beter.

Om tot de beste aanpak voor u te komen, moet u nadenken over hoe u de neiging heeft om naar bestanden te zoeken en uw mappen zo samen te stellen dat ze een natuurlijke ontwikkeling daaromheen volgen.

Hier zijn enkele ideeën om u aan het denken te zetten:

• Als je een student bent, maak dan een map voor elk klasjaar en daarbinnen een nieuwe map voor elk semester. Elke semestermap kan dan een map per klas hebben.
• Als u meerdere soorten bestanden in één cloudservice bewaart, begin dan met hoofdmappen voor elk type bestand (video, foto's, documenten, audio). Maak binnen deze submappen die uniek zijn voor elke map. U kunt bijvoorbeeld audio ordenen op artiest, video op lengte, foto's op onderwerp en documenten op datum.
• Organiseren op datum en tijd is een effectieve methode als niets anders voor u goed voelt. Maak een map voor elk jaar en vervolgens submappen voor maanden. Gebruik voor een juiste sortering de indeling JJJJ-MM-DD.

U kunt uw mapconfiguratie later aanpassen, maar het is belangrijk om nu iets te beslissen, zodat u weet waar u uw bestanden in de volgende stap moet plaatsen. Zie onze gids over efficiënt gebruik van mapcategorieën en tags voor meer begeleiding.

Tips bij het maken van mappen

Het juiste aantal mappen kiezen is een evenwichtsspel. U wilt niet te veel mappen hebben met weinig bestanden erin, maar u wilt ook niet een klein aantal mappen hebben met elk een lading bestanden. U wilt ook niet dat mappen tientallen niveaus diep gaan, omdat u in die gevallen gemakkelijk verdwaalt.

Dit is iets anders dat u waarschijnlijk in de loop van de tijd zult moeten aanpassen. De balans zou duidelijker moeten worden zodra u uw gegevens erin hebt verplaatst. Verander het als iets niet voelt alsof het werkt.

Het is handig om een ​​map te maken met de naam Oud in elke map waar u gegevens wilt archiveren. Alles wat in die map is geplaatst, is nog steeds beschikbaar, maar maakt de hoofdweergave niet rommelig.

Om op prioriteit aan te passen, kunt u een onderstrepingsteken (_) vóór een mapnaam toevoegen om deze bovenaan de ABC-volgorde te plaatsen, of u kunt "z" voor de naam zetten om deze naar beneden te forceren.

4. Verplaats bestanden naar de juiste mappen en hernoem ze

Nu komt het tijdrovende deel: door uw bestaande cloudbestanden gaan en kiezen waar u ze wilt plaatsen. In deze stap doorzoek je alles in je cloudopslag en verplaats je elk item naar zijn nieuwe thuis. Als je ergens niet zeker van bent, maak dan een map "In behandeling" aan en neem later nog een pas. Voel je vrij om alles wat je in je eerdere pas hebt gemist te verwijderen.

Dit is ook een goed moment om ervoor te zorgen dat uw bestanden duidelijke namen hebben. Zorg ervoor dat bestanden woorden bevatten die u zou gebruiken om ernaar te zoeken en wijzig eventuele standaardnamen. Generieke namen zoals IMG-8275 zullen niet naar voren komen in een zoekopdracht en zullen niets voor u betekenen terwijl u door uw bestanden bladert. De tijd nemen om deze naam te veranderen in John's afstuderen 2017 het is het waard.

Voor bestanden die u netjes in een map wilt sorteren, moet u rekening houden met hun naamgevingsconventie zoals u deed met mappen. Bijvoorbeeld een formaat van ## Artiest — Nummer werkt goed voor muziek.

Als je honderden of duizenden bestanden hebt, kan dit even duren, dus wees niet bang om het over een paar dagen te spreiden.

5. Geef een ster of voeg snelkoppelingen toe aan sleutelmappen

De kans is groot dat je regelmatig met een klein aantal mappen werkt. Om te voorkomen dat u er elke keer naartoe moet navigeren, kunt u ze een ster geven of een snelkoppeling maken voor snelle toegang.

Als je via de website of apps in cloudopslag werkt, kun je met bestanden en mappen met een ster je belangrijkste informatie op één plek zien. Aangezien deze niet worden vertaald naar de opslag van uw computer bij het synchroniseren van bestanden, moet u in plaats daarvan een snelle link naar hen maken in de zijbalk van Verkenner of Finder.

Met dit systeem heb je een paar klikken nodig om bij de mappen te komen die je altijd gebruikt, terwijl al het andere logisch is georganiseerd wanneer je het nodig hebt.

Houd u aan uw organisatieplan voor succes

Gefeliciteerd met het organiseren van je puinhoop in de cloudopslag! Dit kan een hele klus zijn als je jaren aan bestanden hebt opgebouwd, maar je werk is nog niet gedaan als je de eerste vereenvoudiging hebt voltooid.

Weersta de verleiding om uw bestanden weer op een stapel te gooien. Neem de tijd om elk item correct in uw nieuwe hiërarchie te sorteren zodra u het toevoegt, en dit zal in de toekomst geen enorme taak meer worden. Snel wekelijks onderhoud zou voor eventuele achterblijvers moeten zorgen.

Nu u uw bestanden in de cloud hebt vereenvoudigd, moet u ervoor zorgen dat die cloudopslagaccounts met de juiste beveiliging worden beschermd.

10 tips om uw cloudopslag veilig en beveiligd te houden

Lees volgende