De sleutel tot succesvolle samenwerking is communicatie. Zorg er niet alleen voor dat je voldoende communiceert, maar zorg er ook voor dat je het niet overdrijft.

Je bent er waarschijnlijk geweest. Je hebt het gevoel dat je een vraag meerdere keren hebt beantwoord, of dat er meer dan één gesprek gaande is over hetzelfde project. Aan de andere kant vind je het misschien afleidend om dezelfde berichten herhaaldelijk te ontvangen.

Als je wilt weten hoe je overcommunicatie kunt voorkomen, lees dan verder. Hier leert u hoe u met ClickUp minder tijd aan communicatie en meer tijd aan werken kunt besteden.

Hoe u e-mails kunt verminderen met behulp van ClickUp-taken

Om opdrachten te delegeren of te delen, hoef je niet de perfecte e-mail te maken. Je hoeft ook niet door een reeks antwoorden te kammen met mensen die in- en uitgecheckt zijn. Het enige dat u nodig hebt, is uitstekende projectbeheersoftware.

Er zijn veel tijdbesparende voordelen bij het gebruik van projectbeheersoftware. Een van de beste voordelen van het gebruik van

instagram viewer
ClickUp is het helpt het aantal e-mails dat u verzendt en ontvangt met betrekking tot taken of opdrachten te verminderen.

Dat komt omdat u uw collega's vanaf het begin een gedetailleerd overzicht geeft van essentiële informatie. Niet alleen zij, maar iedereen met toegang tot de taak.

Dat kan je hele afdeling zijn, je hele bedrijf of zelfs een klein team dat samen projecten aanpakt. Dat betekent echter niet dat iedereen meldingen krijgt.

Je kunt snel de nodige collega's op de hoogte brengen door ze als kijker toe te voegen met behulp van het oogpictogram in de taakkaart. In tegenstelling tot iemand CC'en in een e-mail, ontvangen ze als kijker automatisch alle updates in de toekomst. Bovendien zien ze oudere informatie, zelfs als je ze later aan de opdracht toevoegt.

Het belangrijkste voordeel van het gebruik van taken in ClickUp is dat wanneer iemand de taak voor het eerst ziet, ze de basisinformatie meteen kunnen zien. Het is ook minder waarschijnlijk dat u zelf details over het hoofd ziet, omdat elke taak die u maakt, in feite begint met een sjabloon die bestaat uit de kolommen in uw lijst.

Hoe u e-mails verder kunt verminderen met behulp van ClickUp-taakbeschrijvingen

Naast het opnemen van de taaknaam, vervaldatum, prioriteit en andere items die u normaal gesproken zou opnemen, biedt ClickUp een aantal ruimtes voor samenwerking. Het meest opvallende voor het vervangen van e-mails met projectverzoeken is het beschrijvingsveld in taakkaarten.

Het beschrijvingsveld is precies zoals het klinkt, maar het biedt meer dan alleen een plek om tekst te plakken. Hier kunt u unieke projectspecificaties toevoegen die anders niet in kolommen zouden passen en deze aankleden met behulp van opdrachten.

Wanneer u deze ruimte gebruikt, wordt belangrijke informatie ook niet begraven in de inbox van een collega of een superlange thread, omdat deze blijft staan, zelfs niet als u deze bewerkt of eraan toevoegt. Bovendien biedt dit veld een versiegeschiedenis waarmee u indien nodig terug kunt gaan naar eerdere edities van de beschrijving.

Hoe u minder tijd aan vergaderingen kunt besteden met ClickUp

ClickUp biedt verschillende handige weergaven om u te helpen uw projecten te organiseren en samen te werken met anderen. Een van die opvattingen is: Chatten.

Door een chatweergave aan uw lijst toe te voegen, kunnen u en uw collega's in realtime communiceren over projectdetails. Bovendien weet iedereen waar ze later naar de thread moeten verwijzen als ze een opfriscursus nodig hebben.

Binnen de chat van ClickUp kun je andere mensen noemen om ze een melding te sturen, of iedereen die @watchers gebruikt. Als u een taak vermeldt, kunt u er een directe link naar maken. U kunt ook meer diepgang krijgen met behulp van opdrachten, schermopnamen of het toevoegen van bestanden.

Een handige functie in de chatweergave is om anderen toe te wijzen aan opmerkingen. Als iemand een vraag of opmerking heeft die een collega kan beantwoorden, kun je deze onder hun aandacht brengen of aan jezelf toewijzen als herinnering voor later.

Net als Slack kun je reageren in een thread als je de zaken netjes en georganiseerd wilt houden. Met deze verscheidenheid aan functies kunt u de chatweergave gebruiken om projectspecifieke vergaderingen of dagelijkse standup-vergaderingen te vervangen. Een ander voordeel van het beschikbaar hebben van deze messenger in uw projectruimte is dat het helpt om ongerelateerde chatter te minimaliseren.

Communicatie stroomlijnen in ClickUp

Er zijn veel manieren waarop u met uw collega's kunt communiceren. Dat kan via messenger, sms, e-mail, een kort telefoontje of een kort bezoek. Later, als je een opfriscursus nodig hebt, moet je misschien proberen te onthouden met welke app je hebt gepraat of waar je het hebt opgeschreven.

Het opmerkingengedeelte van ClickUp helpt de noodzaak te elimineren om door meerdere apps en media te bladeren, omdat alles daar in één software zit. Als u een vraag heeft over een specifieke taak, kunt u deze rechtstreeks op de betreffende kaart stellen.

Net als in de chatweergave kun je andere mensen noemen, taken noemen, mensen toewijzen aan opmerkingen en opdrachten gebruiken, schermopnamen maken of bestanden toevoegen om uitleg te geven. Bovendien kunt u nieuwe documenten maken binnen opmerkingen waar u en uw collega's kunnen samenwerken.

Snel samenwerken in ClickUp-documenten

Samenwerken in ClickUp-documenten werkt ongeveer hetzelfde als Google Docs. Je kunt ze privé houden of je collega's uitnodigen om bij te dragen aan de pagina.

Hier kunt u binnen de pagina werken met opdrachten om tekst en elementen toe te voegen. U kunt ook heen en weer reageren met uw collega's als u niet in één keer wijzigingen wilt aanbrengen.

Terwijl u werkt, kunt u de cursor en bewerkingen van uw collega in realtime zien. Als je zeker wilt weten dat ze iets zien, kun je de aandacht vestigen op specifieke lijnen in de ruimte om vragen te stellen of ideeën te communiceren.

Bovendien, als u en uw collega klaar zijn, kunt u het exporteren als een PDF als u het buiten ClickUp wilt delen.

Besteed minder tijd aan heen en weer gaan met ClickUp

Dankzij de vele communicatiehulpmiddelen helpt ClickUp u het heen en weer gaan van projectsamenwerking en -delegatie te verminderen. Je zult ook merken dat je veel minder tijd kwijt bent aan het bladeren tussen apps en het doorzoeken van gesprekken om de informatie te vinden die je nodig hebt.

Of je nu op zoek bent naar een snelle manier om met je hele team te communiceren over projecten, of specifieke mensen over taken, hier moet je zijn. Als overcommunicatie uw voortgang heeft belemmerd, waarom probeert u het dan niet eens?