Het runnen van een gedistribueerd team kan een uitdaging zijn. Hoe zorg je voor samenwerking als je teamleden in verschillende tijdzones hebt? En heeft iedereen de middelen die ze nodig hebben om productief te werken en uw teamdoelen te behalen?

Hoewel er genoeg is om over na te denken bij het beheren van een extern personeelsbestand, kunnen veel uitdagingen worden verlicht als je het projectbeheersysteem van monday.com gebruikt om verbonden te blijven. Maar aangezien dit een platform is met talloze opties, helpt het om een ​​paar best practices te kennen, zodat uw externe team zal gedijen, waar ze ook zijn gevestigd. Hier zijn acht van de beste.

1. Uw teamplanning beheren

Externe medewerkers kunnen in verschillende tijdzones zijn gevestigd, waardoor het moeilijk is om bij te houden wie op welk moment online is. Zelfs voor degenen die lokaal zijn gevestigd, betekent de schoonheid van werken op afstand dat uw teamleden er misschien de voorkeur aan geven om in te loggen wanneer ze zich het meest productief voelen. Sommigen zijn misschien nachtbrakers, terwijl anderen misschien vroeg opstaan ​​​​en beginnen te werken voordat de zon op is.

instagram viewer

In plaats van te vertrouwen op tijdzonecalculators of te proberen ieders schema's in je hoofd bij te houden, gebruik je Maandag om het allemaal zwart op wit in kaart te brengen. Gebruik het update-gedeelte van uw weekschema om afwezigheden te noteren of om ploegenwisselingen aan te vragen.

2. Een bedrijfsgids gebruiken

Afhankelijk van de grootte van uw organisatie, kunt u honderden of zelfs duizenden werknemers op verschillende locaties hebben. Stel een bedrijfsgids in om iedereen in contact te houden en samenwerken op monday.com.

Je voegt teamleden toe op basis van hun rol en voegt vervolgens een kolom toe om hun profielfoto, contactgegevens en lokale tijdzone weer te geven. Beter nog, klik door naar de kaartweergave om hun wereldwijde locatie te zien.

3. Vergaderingen organiseren

Videovergaderingen op afstand kan essentieel zijn voor het inhalen van teams, maar het kan lastig zijn om deze te coördineren wanneer teamleden zich in verschillende tijdzones bevinden. Het is ook belangrijk dat deze persoonlijke interacties de productiviteit niet belemmeren.

Gebruik monday.com om een ​​vergaderbord te maken, met regelitems om het onderwerp van de vergadering te beschrijven. Om alles soepel te laten verlopen, uploadt u de vergaderagenda van tevoren en wijst u acties toe aan specifieke teamleden. Zo weet iedereen wat er besproken moet worden en kan hij vooraf zijn eigen woorden en documentatie voorbereiden.

Voeg een samenvatting toe van de hoogtepunten van de vergadering nadat de vergadering is afgelopen, zodat iedereen op de hoogte is van wat er is besproken, inclusief actiepunten indien nodig. En mocht iemand er niet bij kunnen zijn? Monday.com integreert met Zoom, zodat u een opname van de vergadering kunt toevoegen voor uw team om later bij te praten.

4. Een bibliotheek met teambronnen opzetten

Externe medewerkers hebben toegang nodig tot gedeelde bronnen, zoals richtlijnen voor bedrijfsbranding, sjablonen en onboarding-documenten voor medewerkers. Maar het doorzoeken van een gedeelde schijf of mappen op mappen met e-mails om het juiste document te vinden, kan tijdrovend zijn.

Stel in plaats daarvan een bronnenbibliotheek in op Monday.com en voeg alle relevante bestanden en links op één centrale plaats toe. U kunt ook opmerkingen toevoegen aan elk document, zodat teamleden vragen kunnen stellen of feedback kunnen geven zonder te hoeven zoeken naar de juiste persoon om contact op te nemen.

5. Teamdoelen bijhouden

Transparantie behouden is de sleutel tot het runnen van een succesvol team op afstand. Als iedereen kan zien hoe het team presteert en wat er nog moet gebeuren, kunnen ze gefocust en gemotiveerd blijven.

Gebruik de functie voor het bijhouden van doelen van monday.com om doelstellingen en belangrijkste resultaten (OKR's) voor uw team in te stellen. Gebruik widgets zoals de batterijweergave of grafieken, zodat iedereen kan zien hoe dicht u bij het bereiken van uw doelen bent.

6. Automatisering gebruiken

Monday.com biedt een scala aan functies om taken te automatiseren en uw team verbonden te houden, zelfs als u niet op kantoor bent. Automatiseringen maken het eenvoudig om de efficiëntie te maximaliseren zonder uw workflow te verstoren. Ze kunnen worden ingesteld om dingen te doen zoals het verzenden van herinneringen, het bijwerken van statussen en het toewijzen van taken.

U kunt bijvoorbeeld een automatisering maken die een bericht naar een teamlid stuurt wanneer aan hem een ​​taak is toegewezen. Of u kunt een automatisering instellen om de status van een taak bij te werken wanneer iemand erop reageert. Maak optimaal gebruik van de mogelijkheid van het platform om automatiseringen aan te passen, zodat u acties kunt voltooien zoals items verplaatsen naar een aparte workflow of een speciale waarschuwing voor uw team activeren met slechts één Klik.

Om een ​​monday.com-automatisering in te stellen, selecteert u een trigger, zoals een statuswijziging of een persoon die aan een item wordt toegewezen. Uw triggers hebben een voorwaarde nodig die eraan is toegewezen, en vervolgens selecteert u een actiepunt, zoals een melding aan een Slack-kanaal of het verzenden van een e-mail.

7. Teamsjablonen gebruiken

Vereenvoudig de manier waarop uw teamleden werken door een reeks teamsjablonen te maken voor taken die ze regelmatig uitvoeren. Als uw team bijvoorbeeld wekelijkse statusvergaderingen houdt, kunt u een vergadersjabloon maken met de agenda en het vergaderformaat. Zo kunnen teamleden elke week gewoon de relevante gegevens invullen, zonder helemaal opnieuw te hoeven beginnen.

U kunt ook sjablonen maken voor het inwerken van nieuwe teamleden, projectplannen en marketingcampagnes.

8. Snelzoekfuncties

Productiviteit is alles bij werken op afstand. Het is gemakkelijk om overbelast te raken door de communicatie- en samenwerkingstools die bedoeld waren om onze rollen te vereenvoudigen. Om elke dag tonnen tijd te besparen, moet u wennen aan het gebruik van de volgende functies:

  • Snelzoeken: gebruiken CTRL/CMD + K om toegang te krijgen tot Snel zoeken en onmiddellijk in recent geopende borden te duiken.
  • Batch selecteren: pak vanaf hier meerdere items met behulp van de Batch Select-functie op je bord. Klik op het actievak links van een item en houd ingedrukt VERSCHUIVING om een ​​ander vakje op een apart item aan te klikken.

Door gebruik te maken van de functies van Monday, zoals sjablonen, automatisering en snel zoeken, kunt u de workflow van uw team stroomlijnen en de productiviteit verhogen.

Als je niet verkocht bent aan het gebruik van maandag, zijn andere projectbeheertools zoals Asana en Trello ook de moeite van het bekijken waard. Het belangrijkste is om een ​​tool te vinden die voor jou en je team werkt. Met het juiste systeem kunt u uw externe team met succes beheren, waar ter wereld ze zich ook bevinden.