Google Spreadsheets biedt veel functies die de meeste premium spreadsheet-tools bieden, maar dan gratis. Een van die functies is de mogelijkheid om de versiegeschiedenis te bekijken, te bewerken en te verwijderen.
Vanwege het gebruiksgemak dat Google Spreadsheets biedt, stappen meer mensen over op de reeks Office-apps van Google dan op software zoals Excel. Maar soms kunnen de functies een beetje verschillen van wat gebruikers gewend zijn. Deze handleiding behandelt de versiegeschiedenis van Google Spreadsheets en alles wat het kan doen.
Waarom versiegeschiedenis gebruiken?
Wanneer meerdere werknemers dezelfde spreadsheet aanpakken, zijn er onvermijdelijk fouten als gevolg van miscommunicatie tussen de werknemers. Deze fouten kunnen verstoringen veroorzaken in gevoelige spreadsheets die financiële informatie bevatten. Wanneer dit gebeurt, is het erg handig om back-ups te hebben waarnaar u kunt terugkeren.
Het kan ook zijn dat u fouten heeft gemaakt in uw werk, maar niet kunt achterhalen wat er precies is misgegaan. Het kan een absolute redder in nood zijn om een eerdere versie van een spreadsheet te kunnen openen. Dit kan van cruciaal belang zijn als u een
solo-ondernemer die Google Spreadsheets gebruikt.Wat is de versiegeschiedenis van Google Spreadsheets?
Google heeft een functie toegevoegd die alle wijzigingen in een document opslaat. Zelfs een wijziging zo klein als een komma is gedocumenteerd en deze functie is beschikbaar op de meeste services in de Google-suite met applicaties.
Net zo Google documenten en Google Spreadsheets zijn cloudgebaseerde services, de back-ups worden vrijwel direct gemaakt en zijn op elk moment toegankelijk, op voorwaarde dat u een internetverbinding heeft.
Alleen de eigenaar van de spreadsheet kan deze wijzigingen bekijken en de mensen aan wie de eigenaar de bewerkingsrechten geeft. Mensen met alleen-lezen toegang tot de spreadsheet kunnen de versiegeschiedenis niet bekijken of wijzigen. Dit is voornamelijk een privacyfunctie.
Dankzij de versiegeschiedenisfunctie in Google Spreadsheets is het niet meer nodig om meerdere kopieën van dezelfde spreadsheet op lokale hardware te maken. U kunt eenvoudig toegang krijgen tot de versiegeschiedenis en de specifieke versie vinden die u zoekt.
Versiegeschiedenis bekijken en bewerken in Google Spreadsheets
Voordat u de versiegeschiedenis bekijkt of bewerkt, moet u ervoor zorgen dat u voldoende wijzigingen heeft aangebracht zodat Google Spreadsheets een logboek van deze wijzigingen kan maken. U kunt de versiegeschiedenis van een nieuwe spreadsheet niet bekijken. Voordat we beginnen, laadt u uw spreadsheet op.
Dit zijn de stappen die u moet volgen om de versiegeschiedenis in Google Spreadsheets te controleren
- Navigeren naar Bestand in de menubalk.
- Selecteer versie geschiedenis. Dit opent een ander submenu.
- Daar, klik op Versiegeschiedenis bekijken. Dit toont een zijbalk aan de rechterkant van het scherm met een lijst met alle spreadsheetversies.
- Klik op de drie puntjes naast de naam van de versie.
- Voor oudere versies, klik op Deze versie herstellen, en Google Spreadsheets laadt de pagina opnieuw met de oudere versie van de spreadsheet.
In de huidige versie van de spreadsheet kunt u de naam van de spreadsheet wijzigen of er een kopie van maken. Wanneer u op het pictogram met de drie stippen klikt op een andere versie dan de huidige, krijgt u ook een optie om deze te herstellen.
Belangrijke Google Spreadsheets-versies een naam geven
Het kan buitengewoon schokkend zijn om de datums als bestandsnamen te zien en snel verwarrend te worden, vooral als er meerdere wijzigingen per dag aan het blad worden aangebracht. In plaats van datums is het veel handiger als u het blad een naam kunt geven op basis van de aangebrachte wijzigingen.
Laten we zeggen dat er een blad is met alle wijzigingen en de meest up-to-date versie. Het zou beter zijn om het "Final" te noemen dan "14 juni, 09:38 uur", toch?
Het benoemen van belangrijke spreadsheetversies kan later zeer nuttig voor u zijn wanneer u een specifieke versie moet vinden tussen een zee van bewerkingen. Hier zijn de stappen die u moet volgen om een huidige versie een naam te geven:
- Klik op Bestand in de bovenste balk.
- Kiezen versie geschiedenis.
- Klik op Naam huidige versie.
Dit opent een nieuw venster in het midden van het scherm, waarin u een naam kunt instellen. Als u klaar bent, klikt u op Opslaan.
Als u de naam van een oudere versie wilt wijzigen, volgt u dezelfde stappen als hiervoor, maar in plaats van Naam huidige versie te kiezen, klikt u op Versiegeschiedenis bekijken. Dit toont een lijst met de wijzigingen die in de spreadsheet zijn aangebracht. Klik daar op de naam van de versie die u wilt hernoemen en typ de naam. druk op Binnenkomen om de wijzigingen op te slaan zodra u klaar bent.
Hoe versiegeschiedenis in Google Spreadsheets te verwijderen
Er is momenteel geen manier om een specifieke versie te verwijderen in de versiegeschiedenis van Google Spreadsheets. Maar u kunt opnieuw beginnen door een kopie van de spreadsheet te maken. Hiermee worden alle wijzigingen in de versiegeschiedenis gewist. Alleen de nieuwste versie wordt opgeslagen en gekopieerd.
De stappen om dit te doen zijn eenvoudig, klik op Bestand in de bovenste balk. Dit toont een vervolgkeuzemenu. Klik hier op Een kopie maken.
U wordt gevraagd de naam voor de nieuwe spreadsheet in te voeren. Nadat u een naam heeft toegevoegd, kiest u de locatie van de spreadsheet en selecteert u of u de spreadsheet wilt delen met dezelfde mensen waarmee deze eerder is gedeeld. U kunt ook kiezen of u wilt dat de opmerkingen worden gekopieerd. Als je klaar bent met het kiezen van de gewenste opties, klik je op de groene Maak een kopieerknop.
Wat u moet weten over versiegeschiedenis in Google Spreadsheets
Hier zijn een paar dingen die u moet weten over de versiegeschiedenis in Google Spreadsheets:
- De versiegeschiedenis kan een oneindige waarde teruggaan. Spreadsheets optimaliseert echter de Google Drive-ruimte door oudere versies samen te voegen. Het kan ook enkele eerdere wijzigingen verwijderen als de opslag bijna vol is.
- Als u de versiegeschiedenis niet kunt zien, komt dat waarschijnlijk omdat u niet over de vereiste rechten beschikt of zelfs volledig bent buitengesloten. U moet de eigenaar van de spreadsheet vragen om uw toestemming te wijzigen in 'mag bewerken' in plaats van 'kan bekijken'.
- De versiegeschiedenis is toegankelijk voor de persoon die eigenaar is van het bestand op zijn account. Als u de deelfuncties in Google Spreadsheets gebruikt, zijn alleen de mensen die de versiegeschiedenis kunnen zien personen met eigenaar- of bewerkerrechten.
Google Spreadsheets beheersen
Het bekijken en bewerken van de versiegeschiedenis is slechts een klein onderdeel van de samenwerkingsomgeving in Google Spreadsheets. Nu je het onder de knie hebt, moet je blijven leren om je team op volle capaciteit te laten presteren op deze krachtige webgebaseerde app.