Gemakkelijk samenwerken is van het grootste belang in het tijdperk van werken op afstand. Gelukkig heeft Google veel opties voor delen waarmee meerdere gebruikers aan hetzelfde project kunnen werken. Weten wie wanneer wijzigingen in een bestand heeft aangebracht, kan cruciaal zijn voor effectief spreadsheetbeheer.

Gelukkig heeft Google Spreadsheets twee functies waarmee u de wijzigingen in uw spreadsheets kunt volgen. De eerste is Google Spreadsheets-meldingen, terwijl de tweede versiegeschiedenis is. In dit artikel zullen we deze essentiële functies in detail beschrijven, laten zien hoe u ze kunt activeren en waarom ze van vitaal belang kunnen zijn voor uw spreadsheets.

Waarom e-mailmeldingen gebruiken in Google Spreadsheets?

Wanneer u op een groot blad werkt waarop meerdere werknemers wijzigingen aanbrengen in een spreadsheet, kan het een uitdaging zijn om te weten welke wijzigingen door elke medewerker worden aangebracht. Zeker voor projectleiders is het veel beter om te weten wie een bepaalde wijziging heeft aangebracht.

instagram viewer

We kunnen met behulp van de versiegeschiedenis controleren wie de wijziging heeft aangebracht. Maar scannen door de versiegeschiedenis kan vervelend zijn als er veel gevallen zijn. In plaats daarvan kunt u Google Spreadsheets-meldingen gebruiken. Op deze manier zal Spreadsheets je via e-mail(s) op de hoogte stellen.

Als u onderweg bent, moet u ervoor zorgen dat uw mobiele e-mailmeldingen werken, zodat u niets mist.

E-mailmeldingen inschakelen in Google Spreadsheets

Het inschakelen van e-mailmeldingen duurt maar een paar minuten en als je het eenmaal hebt gedaan, blijft het actief totdat je verdere wijzigingen in de instellingen aanbrengt. Volg deze stappen om de meldingen in te schakelen:

  1. Open uw spreadsheet waarop u de e-mailmeldingen wilt inschakelen.
  2. druk op Hulpmiddelen bovenaan uw spreadsheet. Er verschijnt een vervolgkeuzemenu.
  3. druk op Meldingsregels, die een nieuw venster in het midden van het scherm opent.
  4. De regels kun je hier instellen. Als u een optie uit het eerste gedeelte kiest, moet u selecteren wanneer u meldingen wilt ontvangen. Kies ofwel: Eventuele wijzigingen zijn aangebracht, of Een gebruiker dient een formulier in.
  5. In het tweede gedeelte kunt u kiezen: E-mail - Dagelijkse samenvatting of E-mail - meteen.
  6. druk op Opslaan wanneer u uw voorkeursinstellingen hebt geselecteerd,

We zullen elk van de instellingen iets verderop in het artikel in meer detail beschrijven.

Meldingsregels toevoegen en verwijderen in Google Spreadsheets

Als je meer regels wilt toevoegen, bestaande wilt bewerken of ze wilt verwijderen, ga dan naar de Optie voor meldingsregels instellen door te klikken op Hulpmiddelen en Meldingsregels.

Als u al een bestaande meldingsregel heeft, verschijnt deze in de lijst. U kunt klikken op Verwijderen of Bewerk, of druk op Nog een meldingsregel toevoegen om een ​​nieuwe te maken. Als u klaar bent met het aanbrengen van de wijzigingen, klikt u op Gedaan om ze te redden.

De opties in meldingsregels begrijpen

Er zijn twee secties in de meldingsregels: de eerste is Waarschuw mij bij en de tweede is Waarschuw mij met.

1. Laat het me weten via [Uw e-mail] wanneer...

  • Eventuele wijzigingen worden aangebracht: Wanneer u deze optie selecteert, worden alle wijzigingen die u aanbrengt in de spreadsheet vastgelegd en aan de gebruiker meegedeeld via e-mail, onmiddellijk of in een dagelijks leesbaar overzicht.
  • Gebruiker dient een formulier in: Als u deze optie kiest, wordt u gewaarschuwd wanneer iemand een formulier indient. Met Google Formulieren kunt u uw formulieren koppelen aan uw spreadsheet. Dit kan van alles zijn, van een enquête tot een aanvraagformulier voor een universiteit.

2. Breng mij op de hoogte met…

  • E-mail - Dagelijkse samenvatting: Wanneer deze optie wordt gekozen, verschijnt er een lijst met gebruikerswijzigingen wanneer de dag eindigt of op een vast tijdstip. Als u deze optie selecteert, ontvangt u meldingen later in plaats van onmiddellijk nadat ze zijn gemaakt. Dit komt ten goede aan personen die niet graag onmiddellijk op de hoogte worden gehouden van wijzigingen. Het is ook ideaal voor mensen die voor een enorm bedrijf werken waar de spreadsheet waaraan ze werken voortdurend verandert om te voorkomen dat je inbox vol raakt met meldingen. Zorg ervoor dat u de aankomsttijd buiten uw e-mailblokkeringsperiode, als je er een hebt.
  • E-mail - meteen: Wanneer u deze optie kiest, ontvangt u een e-mail wanneer er een wijziging in hun spreadsheet plaatsvindt. Dit is ideaal voor mensen die te maken hebben met gevoelige informatie en een e-mail willen ontvangen als er iets verandert.

We raden u aan deze instelling niet te gebruiken voor een blad met meer dan twee of drie medewerkers, anders wordt u gebombardeerd met constante meldingen. Als u deze methode moet gebruiken, kan het een goed idee zijn om: een Gmail-map instellen om alle meldingen te ontvangen.

Waarom Google Spreadsheets-versiegeschiedenis gebruiken?

U kunt de versiegeschiedenis van Google Spreadsheets gebruiken als u geen meldingen per e-mail wilt, maar de wijzigingen in uw spreadsheet wilt bijhouden. Google Spreadsheets slaat zelfs de kleine wijzigingen op als ze ver genoeg uit elkaar liggen, zodat u zich geen zorgen hoeft te maken dat u belangrijke wijzigingen mist.

De eigenaar van de spreadsheet en degenen met bewerkingsrechten voor de spreadsheet zijn de enigen die de versiegeschiedenis van een spreadsheet in Google Spreadsheets kunnen bekijken.

Omdat de wijzigingen zich in de cloud bevinden, hebt u toegang tot de versiegeschiedenis en kunt u de exacte versie vinden die u zoekt. Dit is perfect als een van uw teamleden (of u) een fout heeft gemaakt en terug moet naar een oudere versie. U kunt de wijzigingen ook een naam geven om te weten welke versie u wilt.

Versiegeschiedenis bekijken in Google Spreadsheets

Om toegang te krijgen Versiegeschiedenis van Google Spreadsheets, zorg ervoor dat er voldoende wijzigingen in een werkblad zijn aangebracht voordat Spreadsheets een wijzigingslogboek kan maken. Dit zijn de stappen die u moet volgen om toegang te krijgen tot de versiegeschiedenis:

  1. Klik op Bestand in de bovenste balk. Dit toont een vervolgkeuzemenu.
  2. Daar, klik op versie geschiedenis.
  3. Klik op Bekijk versiegeschiedenis in het menu. Als alternatief kunt u de Ctrl + Alt + Shift + H.

Aan de rechterkant van het scherm wordt een zijbalk geopend. Daar kun je op de drie verticale stippen naast de oudere versies klikken en op Deze versie herstellen. U kunt ook klikken op Geef deze versie een naam om namen te geven aan bepaalde saves. Als u een nieuwe spreadsheetinstantie wilt maken, klikt u op Een kopie maken.

Wanneer u een nieuwe kopie van de spreadsheet maakt, begint deze opnieuw en heeft deze een nieuwe versiegeschiedenis. Als u de wijzigingen in de nieuwe spreadsheet nog steeds wilt bijhouden, wilt u misschien de oudere verwijderen om verwarring in de toekomst te voorkomen.

Verschillen tussen e-mailmeldingen en versiegeschiedenis

Met Google Spreadsheets-meldingen kunt u e-mails ontvangen wanneer een gebruiker de spreadsheet wijzigt. Bij gebruik van versiegeschiedenis worden de wijzigingen alleen gelogd en niet actief gemeld aan de gebruiker.

Het topje van de ijsberg

In de meeste gevallen is het een goed idee om beide functies te gebruiken voor belangrijke spreadsheets. Hoewel de twee functies die in dit artikel worden besproken, geweldig zijn voor samenwerking, vormen ze slechts een klein deel van alle tools die Google Spreadsheets te bieden heeft aan teams die aan spreadsheets werken.

Er valt nog veel meer te leren, dus blijf lezen over alles wat dit krachtige programma te bieden heeft.