Hoewel productiviteits-apps zijn ontworpen om u efficiënter te laten werken, lijkt het soms alsof ze het tegenovergestelde doen. Dat komt omdat het één ding is om uitzonderlijke productiviteitstools tot je beschikking te hebben. Maar het is iets anders om ze te gebruiken op een manier die u productiever maakt.
Het komt allemaal neer op hoe je ze gebruikt. Dit artikel bevat tips om u te helpen uw productiviteitstools te maximaliseren.
De eerste stap om uw productiviteitstools effectiever te gebruiken, is te beseffen dat ze niet veel zelfstandig kunnen doen. Hoewel bijna elke productiviteits-app op de markt belooft om uw leven gemakkelijker te maken, is de waarheid dat ze maar zoveel kunnen doen. Sommige kunnen bogen op unieke functies en mogelijkheden die u kunnen helpen meer te doen in minder tijd, maar het zijn uiteindelijk slechts hulpmiddelen.
Om de voordelen van uw productiviteitstools te maximaliseren, moet u duidelijk zijn over uw doelen en doelstellingen en over de vaardigheden en systemen beschikken om deze te ondersteunen. Dit is vergelijkbaar met een fotograaf die de beste en meest veelzijdige camera heeft, maar nog steeds geen geweldige foto's kan maken. Dit weten en uw verwachtingen verminderen over wat uw productiviteitstools u kunnen helpen bereiken, is een goed startpunt.
U hebt systemen en processen nodig die uw productiviteitstools ondersteunen om ze effectief te kunnen gebruiken. Dit zijn de productiviteitspijlers die alles bij elkaar houden en u in staat stellen het meeste uit uw apps te halen. Zonder hen zul je constant de nieuwste productiviteits-app achtervolgen die de wereld belooft, maar nooit echt ergens komt.
Het is bijvoorbeeld zinloos om al je taken op te schrijven in een takenlijst-app als je geen systeem hebt om ze aan te pakken. Een reden hiervoor is dat elke taak een ander niveau van urgentie en belang heeft, en dat je elke dag maar een beperkte hoeveelheid tijd en energie hebt. Dus in dit geval heb je een prioriteitensysteem, zoals de Eisenhower Matrix, om u te helpen erachter te komen welke taken u het eerst moet doen en ervoor te zorgen dat u vooruitgang boekt met de dingen die er het meest toe doen.
In andere gevallen heb je misschien een systeem nodig dat je helpt je focus te behouden en afleiding of het wisselen van context te beperken. Taakgroepering is een geschikt productiviteitssysteem die hierbij kan helpen. Het houdt in dat u vergelijkbare taken groepeert en er een voor een aan werkt om afleiding te minimaliseren en uw focus te maximaliseren.
Al met al is het doel om systemen te vinden of op te zetten die uw productiviteitstools ondersteunen en u helpen de gewenste resultaten te bereiken.
Met het uitgebreide assortiment productiviteitstools dat binnen handbereik is, kan het een uitdaging zijn om de juiste voor de klus te kiezen of verleidelijk om meerdere opties tegelijkertijd voor hetzelfde te gebruiken taak. Maar vaker wel dan niet, kan het gebruik van verschillende productiviteitstools voor hetzelfde tot verwarring leiden en u zelfs minder productief maken. Het is dus van vitaal belang dat u zorgvuldig de juiste productiviteitstool selecteert, een tool die het beste voor u werkt op basis van uw behoeften, doelen en omstandigheden.
Om dit te doen, begint u met het evalueren van uw behoeften en de specifieke taak die u probeert te volbrengen. Van daaruit onderzoek, vergelijk verschillende opties en probeer ze uit (indien mogelijk) om te zien welke het beste voor u werkt. Mogelijk moet u met een paar hulpmiddelen experimenteren voordat u de perfecte pasvorm vindt, maar uiteindelijk is het de moeite waard.
Als je eenmaal de juiste tool hebt gevonden, vermijd dan de verleiding om constant op zoek te gaan naar de nieuwste app met glimmende nieuwe functies. De kans is groot dat u niet meer productiviteitstools voor dezelfde taak hoeft toe te voegen, omdat degene die u al heeft aan al uw behoeften voldoet. U kunt dus bij uw huidige tools blijven en u erop richten ze effectiever te gebruiken.
Nu moet u de ins en outs van uw huidige productiviteitstoolkit leren kennen. Dit is essentieel als u er het maximale uit wilt halen en de gewenste resultaten wilt behalen. Bovendien, aangezien hun uiteindelijke doel is om tijd te besparen, zal het kennen van elk hoekje en gaatje van uw tools u helpen ze efficiënter te gebruiken en meer gedaan te krijgen in minder tijd.
Als u bijvoorbeeld een Slack-gebruiker, het leren van de meest geavanceerde functies zal uw workflow vergemakkelijken, bespaar tijd en maak de communicatie met uw team efficiënter. Bovendien kunt u uw Slack-werkruimte ook versterken door enkele integraties toe te voegen.
Hetzelfde geldt voor Gmail-gebruikers. Het meeste leren handige sneltoetsen helpt je sneller door je inbox te bladeren, waardoor je tijd bespaart voor andere essentiële taken. Over het algemeen zal het op de lange termijn de moeite waard zijn om de tijd te nemen om te leren hoe u uw tools effectiever kunt gebruiken, door uw productiviteit te verhogen.
We hebben al vastgesteld dat je in de meeste gevallen niet meerdere apps nodig hebt voor dezelfde taak. Op een typische werkplek hebt u echter verschillende oplossingen nodig voor communicatie, taakbeheer, cloudopslag en meer. Dit betekent dat u kostbare tijd verspilt met constant schakelen tussen apps en het risico loopt belangrijke informatie te verliezen.
Om dit te voorkomen, moet u uw productiviteitstools integreren om ze naadloos samen te laten werken. Gelukkig bieden de meeste populaire productiviteitstools integratie met een uitgebreide reeks apps, zodat je gemakkelijk de apps kunt verbinden die je gebruikt en je workflow kunt stroomlijnen. Je kan ook gebruiken Zapier-integraties om uw workflow voor taakbeheer te automatiseren.
Als alternatief kunt u, wanneer u op zoek bent naar de juiste tools voor uw behoeften, een werkruimtesuite kiezen die alles bevat wat u nodig hebt op één plek. Bijvoorbeeld, Notion is een alles-in-één werkruimte die verschillende functies combineert, inclusief taakbeheer, notities maken en samenwerken aan documenten op hetzelfde platform.
6. Pas uw meldingen aan
Ten slotte, maar even belangrijk, moet u uw meldingen zorgvuldig beheren om afleiding te voorkomen en u op uw werk te concentreren. De meeste apps zijn standaard ingesteld om voor alles meldingen te verzenden, wat snel overweldigend kan worden en het moeilijk maakt om je te concentreren.
Bepaal eerst welke notificaties voor jou essentieel zijn en hoe vaak je deze wilt ontvangen. Vervolgens kunt u naar de instellingen van uw app gaan en uw meldingsvoorkeuren afstemmen op uw behoeften. Andere keren, wanneer u aan een vervelende taak werkt die een diepe focus vereist, kunt u alle meldingen uitschakelen om gefocust te blijven.
Productiviteitstools kunnen u helpen meer te bereiken in minder tijd, maar alleen als u ze op de juiste manier gebruikt. Met zoveel beschikbare opties op de markt, is het gemakkelijk om verstrikt te raken in het glanzende nieuwe app-syndroom en uw behoeften en doelen uit het oog te verliezen.
De sleutel is om strategisch om te gaan met uw productiviteitstoolkit en alleen de tools te gebruiken die passen bij uw specifieke behoeften. De tips die we hierboven hebben gedeeld, helpen je daarbij en brengen je productiviteit naar een hoger niveau.