De typische manier van handmatig contractbeheer is om een stuk papier te ondertekenen en op te bergen in een archiefkast. Het handmatige proces is traag en minder efficiënt in het monitoren en volgen van externe medewerkers.
Nu werken op afstand voor veel bedrijven de nieuwe "normaal" wordt, is het nog nooit zo belangrijk geweest om ervoor te zorgen dat contracten en beheerprocessen soepel verlopen.
Het goede ding is dat u contractbeheersoftware kunt gebruiken om de volledige contractlevenscyclus te automatiseren, van creatie tot onderhandeling, ondertekening en verlenging. Er zijn veel voordelen van contractbeheersoftware. Hier zijn de top zes.
1. Verbetert privacy en beveiliging
Een van de uitdagingen bij het handmatig beheren van contracten is dat het sterk afhankelijk is van papier. Het probleem met fysieke documenten is dat ze meer vatbaar zijn voor beschadiging en verlies. Hoewel werken op afstand risico's op datalekken, lekken en hacking inhoudt, elimineert contractbeheersoftware deze risico's doordat u een back-up van al uw documenten kunt maken.
Met software voor contractbeheer kunt u documenten in de cloud opslaan, waardoor de kans kleiner wordt dat ze kwijtraken of beschadigd raken. De software beschermt ook gevoelige contractinformatie tegen ongeautoriseerde toegang. De beheertool bevat contracten en overeenkomsten met verschillende toegangsniveaus, zodat u kunt dicteren wie bepaalde documenten mag openen, bewerken en delen.
Systeembeheerders kunnen bijvoorbeeld op machtigingen gebaseerde regels configureren en bepalen wie toegang heeft tot wat informatie, of ze nu fysiek op kantoor zijn of op afstand werken waar dan ook in de wereld. Bovendien beveiligen sommige programma's documenten met: tweestapsverificatie en de nieuwste encryptietechnologieën.
2. Bespaart tijd
Contracten handmatig beheren is een langzaam en tijdrovend proces. Het gaat vaak om persoonlijke gesprekken, het ondertekenen van papieren exemplaren, heen en weer mailen, scannen en uploaden van de te delen documenten. Ook moet u het hele proces herhalen wanneer u het contract wijzigt.
Met software voor contractbeheer is er weinig wachttijd om overal ter wereld contracten te krijgen. Software zoals Zapendo's Standaard optie stelt u in staat om gebruik te maken van de e-handtekening om uren te besparen op contracten en overeenkomsten.
Voor sommige bedrijven beginnen de vertragingen tijdens het maken van contracten. In dit geval maakt sommige software gebruik van vooraf goedgekeurde sjablonen om het concept een kickstart te geven, evenals gestandaardiseerde voorwaarden en clausules voor specifieke gebruikssituaties.
Externe werknemers zonder toegang tot contractdocumenten hebben de neiging om antwoorden te vragen op vragen die in het contract worden beantwoord. Dit kan het voor het interne team moeilijk maken om de controle over hun werklast te behouden.
Contractbeheersoftware slaat alle versies van een contract op in een georganiseerd formaat. Op deze manier hebben externe medewerkers toegang tot de nieuwste versie en vinden ze antwoorden op hun vragen. Tijdrovende processen die kunnen worden geautomatiseerd, zijn onder meer afmeldingen, verlengingen en ongeplande contractbeheeracties.
3. Vereenvoudigt delen en samenwerken
Bedrijven in een externe werkomgeving kunnen overleggen en samenwerken met teamleden die thuis of onderweg werken terwijl ze op reis zijn.
Cloudgebaseerde software voor contractbeheer geeft geautoriseerde gebruikers realtime toegang tot de informatie die ze nodig hebben. Hiermee kunt u inloggen, een contract opstellen en samenwerken met collega's van overal ter wereld.
De software heeft ook samenwerkings- en communicatietools zoals commentaar en documentchat, waardoor het gemakkelijk is om in realtime te onderhandelen en de voorwaarden bij te werken. Met deze tools kunnen teams op afstand gegevens invoeren, wat helpt bij het creëren van een autonoom personeelsbestand in een gecontroleerde omgeving.
4. Vermindert het risico en verbetert de naleving
Kwesties zoals niet-goedgekeurde voorwaarden en gemiste verplichtingen kunnen een organisatie in gevaar brengen. Gelukkig kan contractbeheersoftware helpen om risico's te verminderen met behulp van vooraf goedgekeurde clausules en contractcontroletools.
Met behulp van contractbeheersoftware kan het managementteam controleren of de resultaten van elk contract aan de verwachtingen voldoen en dat externe medewerkers zich houden aan het contract met de auditingtools.
Met de software kunt u elke stap van een contractmijlpaal overal volgen en controleren, zodat u alle werknemers, inclusief externe werknemers, verantwoordelijk kunt houden voor hun acties. Dit helpt de efficiëntie te verbeteren en uw bedrijf te beschermen tegen niet-naleving.
De tool bevat ook audittrails waarmee u met slechts een paar klikken de volledige contractgeschiedenis kunt bekijken. Geautoriseerde gebruikers kunnen zien in welke fase een overeenkomst zich bevindt en de status ervan (actief, in behandeling, verlopen, enz.), waardoor de verantwoording en naleving worden verbeterd.
U kunt de software ook gebruiken om de gezondheid van uw zakelijke relaties te analyseren. Contractbeheersoftware bevat rapporten die u helpen bij het beoordelen van de mate van naleving door derden van beleid en regelgeving.
Betere communicatie met medewerkers en toegang tot intern beleid voor het hele bedrijf zorgen voor een gevoel van inclusie, waardoor meer naleving mogelijk wordt. Dit geldt met name voor medewerkers die vanuit huis werken.
5. Automatiseert waarschuwingen voor belangrijke datums en resultaten
Werken met teams op afstand vergroot de kans op het missen van deadlines en kansen. Gelukkig kan contractbeheersoftware belangrijke contractdatums en opleveringen vastleggen en meldingen naar de verantwoordelijke partij sturen.
Contractbeheersoftware is een van de beste tools om werkprocessen op afstand te stroomlijnen. U kunt bijvoorbeeld de meldingstool van de software configureren om managers te waarschuwen voor contracten die moeten worden opgezegd of verlengd, zodat uw financiële belangen veilig blijven.
Externe medewerkers kunnen op de hoogte worden gebracht en vroegtijdig aan de opdrachten beginnen, waardoor u meer controle over projecten heeft. U kunt ook meldingen sturen naar alle externe medewerkers met betrekking tot beleidswijzigingen of de noodzaak van beleidsevaluatie.
Triggermeldingen zijn een cruciaal kenmerk van software voor contactbeheer en kunnen u waarschuwen wanneer een belangrijk onderdeel van een contract is ondertekend. Bovendien kun je met sommige software automatische terugkerende alarmen instellen die niet worden gereset totdat het toegewezen team de verwachte actie onderneemt.
6. Centraliseert gegevens voor meer zichtbaarheid
Een veelvoorkomend probleem bij het gebruik van handmatig contractbeheer is het vinden van een zoekgeraakt contract. Met contractbeheersoftware bent u niet afhankelijk van rommelige kasten die het moeilijk maken om snel naar cruciale documenten te zoeken.
Cloudgebaseerd CMS lost de problemen op door een doorzoekbare, centrale repository te bieden. De gecentraliseerde documenthub bevat zoek- en filtertools om ervoor te zorgen dat teamleden, inclusief externe medewerkers, altijd en overal toegang hebben tot kritieke informatie.
Door alle documenten in een gecentraliseerde, virtuele repository op te slaan, wordt de zichtbaarheid van contracten vergroot. Het geeft u ook controle over de toegang tot de contractdocumenten en creëert een enkele bron van waarheid. Bij sommige bedrijven kunnen teamleden lopende verplichtingen, opleveringen, aanstaande projecten en verlengingsdatums en contractuitgaven bekijken.
Stroomlijn processen en workflows met contractbeheersoftware
Contracten op afstand beheren is niet een van de meest glamoureuze taken in een organisatie. Het monitoren en volgen van externe medewerkers is nog uitdagender bij het handmatig beheren van contracten.
Handmatige en op papier gebaseerde technieken maken het contractbeheerproces langzamer en minder efficiënt. Maar met betrouwbare software voor contractbeheer kunnen bedrijven gemakkelijk contracten afhandelen, zelfs wanneer ze met teams op afstand werken.