Dankzij de technologie voor het delen van bestanden is het gemakkelijk om gegevens met iedereen te delen, ongeacht hun locatie. Hoewel dit een opluchting is voor werkende teams, biedt het cyberaanvallers een kans om toe te slaan.
Als u uw gedeelde bestanden niet beschermt tegen ongeoorloofde toegang, moeten we helaas zeggen dat cybercriminelen ze graag zouden stelen of blootgeven. Dat wil je toch niet?
Daarom zetten we hier de beste praktijken voor het delen van bestanden op een rij om uw gegevens te beveiligen.
1. Adopteer een geïntegreerde software voor het delen van bestanden
Het gebruik van een geïntegreerde oplossing of software voor het delen van bestanden is een van de beste manieren om uw bestanden te beveiligen tegen cyberaanvallen. De oplossingen voor het delen van bestanden zijn zo opgezet dat gebruikers alleen bestanden kunnen delen binnen de software, niet extern.
Het gebruik van een geïntegreerd systeem voor het delen van bestanden voorkomt dat bestanden naar de verkeerde ontvanger worden gestuurd, aangezien elke gebruiker die lid is van het team een speciaal gebruikersaccount heeft.
Het enige nadeel is dat de meeste hiervan betaalde software zijn. De gratis bieden beperkte opslagruimte en gebruik voor geïnteresseerde gebruikers, waaronder Dropbox, Google Drive, Box, OneDrive, iCloud Drive en meer.
2. Vermijd het delen van bestanden via e-mail
Afgezien van het verliezen van bestanden die de inbox van de ontvanger niet bereiken, komt e-mailzwendel steeds vaker voor.
Een plaats waar hackers naar gevoelige gebruikersinformatie zoeken, is in de e-mails van hun slachtoffer. Omdat de meeste mensen zwakke e-mailwachtwoorden hebben, is het dagelijks hacken van e-mails bijna moeiteloos voor cybercriminelen. Bovendien vallen ze hun onwetende slachtoffers aan via e-mailphishing, waarbij ze geïnfecteerde links als bestanden weergeven. Gebruikers vallen in hun val zodra ze op de links klikken of de bestanden downloaden.
Om te voorkomen dat uw organisatie kwetsbaar wordt voor deze zwendel, moedigt u uw werknemers aan om geen bestanden via e-mail te verzenden of te ontvangen. In plaats daarvan zouden ze het gebruik van software voor het delen van bestanden moeten implementeren waar alleen interne teamleden toegang toe hebben.
3. Een beveiligde verbinding gebruiken om bestanden te delen
Bij een netwerkverbinding kunnen oorspronkelijk twee of meer partijen betrokken zijn, maar indringers kunnen het netwerk binnendringen. Het is dus belangrijk om daar rekening mee te houden en beveilig uw netwerk met encryptie.
Een beveiligde verbinding versleutelt een of meer beveiligingsprotocollen, waardoor het moeilijk is voor mensen om toegang te krijgen. Wanneer een netwerk niet-versleuteld is, wordt het blootgesteld aan iedereen die weet hoe het gemakkelijk kan worden gekaapt en bedreigd.
Als er geen sterke barrières zijn die een netwerk versleutelen, kunnen cybercriminelen het binnendringen en uw gevoelige informatie zoals inloggegevens, financiële gegevens, wachtwoorden en andere privé informatie.
4. Kies voor veilige cloudservices
Veilige clouddiensten bieden een extra laag gegevensbeveiliging. Ze hebben een betere flexibiliteit, toegankelijkheid en capaciteit in vergelijking met conventionele computer- en opslagmethoden. Bovendien vervangt cloud computing snel het traditionele computergebruik als een hoeksteen voor veel ondernemingen van vandaag.
De meeste cloudserviceproviders handhaven actief de integriteit van hun servers door zich te houden aan standaard beveiligingspraktijken. Deze externe leveranciers zijn verantwoordelijk voor het beheer van de infrastructuur voor cloudservices en voor de beveiliging en verantwoording van gegevensactiva.
5. Archiefbestandsindeling implementeren
Het archiefbestandsformaat gaat over het stapelen van een of meer bestanden en metadata. U kunt meerdere gegevensbestanden combineren in één archiefbestand voor gemakkelijke toegankelijkheid en opslag. Het stelt u ook in staat om bestanden te comprimeren om minder opslagruimte in beslag te nemen.
Door uw gegevens in het archiefformaat op te slaan, worden dergelijke gegevens beschermd tegen lekkage of blootstelling. Met meerdere bestanden in een archiefbestand, zal het voor een oplichter moeilijk zijn om een bepaald bestand snel te identificeren.
6. Genereer sterke wachtwoorden
Zwakke wachtwoorden zijn het belangrijkste middel dat cybercriminelen gebruiken om toegang te krijgen tot de accounts of netwerken van hun slachtoffers. Ze doen dit ofwel door wachtwoorden te raden of door wachtwoorden te kraken door een brute aanval.
Het genereren van sterke wachtwoorden moet deel uitmaken van uw cyberbeveiligingscultuur. U moet uw teamleden informeren over het belang en het nut van het gebruik van een sterk en veilig wachtwoord. In plaats van cijfers, geboortedatum of gebeurtenissen te gebruiken, moeten ze kiezen voor een wachtwoordzin.
Het onthouden van tonnen wachtwoorden kan vermoeiend zijn en leiden tot: wachtwoord vermoeidheid. Maak het uw team gemakkelijker door een effectieve tool voor wachtwoordbeheer te gebruiken om aan hun wachtwoordbehoeften te voldoen.
7. Beperk het gebruik van USB's
Om uw gevoelige gegevens en werkbestanden in het algemeen te beschermen, verbiedt u het gebruik van USB's in uw netwerk. En dat komt omdat het gemakkelijk is om informatie, bestanden en gegevens in één beweging over te zetten met USB of flashdrives.
Een andere reden waarom u USB's in uw organisatie moet verbieden, is om de overdracht van virussen of corrupte bestanden naar uw netwerk te voorkomen. Je hebt geen idee waar die apparaten zijn geweest en wat ze hebben gecontracteerd. Het gebruik van een met een virus geïnfecteerde USB kan uw gegevens volledig verpesten zonder enige kans op data herstel.
8. Kies een gebruiksvriendelijk systeem voor het delen van bestanden
Hoewel het misschien een goed idee lijkt om de nieuwste technologie of software te gebruiken om bestanden binnen uw organisatie te delen, moet u dat niet inruilen voor eenvoud. Een geavanceerd systeem voor het delen van bestanden heeft geen zin als u en uw team het niet kunnen gebruiken zonder hulp, begeleiding of training.
Als het systeem voor het delen van bestanden moeilijk te gebruiken is, bestaat de neiging dat uw gegevens erin verloren gaan en u ze niet meer kunt herstellen. Het is ook mogelijk dat u per ongeluk gevoelige informatie naar de verkeerde mensen stuurt wanneer u door het systeem probeert te navigeren.
9. Gebruik geloofwaardige VPN's tijdens het delen van bestanden
Met Virtual Private Network-technologie (VPN), kunnen gebruikers inhoud verzenden en ontvangen via gedeelde of open internetverbindingen, net alsof hun apparaten zijn verbonden met een privénetwerk. Dit komt ten goede aan regionale kantoren of externe medewerkers die externe toegang tot gegevens en bestanden vanuit een centraal hoofdkantoorsysteem of database nodig hebben.
Er zijn wijdverbreide, geloofwaardige VPN's zoals ExpressVPN, CyberGhost, Torguard VPN, NordVPN en nog veel meer. Als u bovendien een oplossing of service voor het delen van bestanden gebruikt, zoals DropBox, hoeft u geen externe VPN-service aan te schaffen, omdat deze een alternatieve VPN-service biedt. Dit maakt het kostenbesparend.
Een andere eenvoudige maar zeer effectieve beveiligingsmethode voor het delen van bestanden is om links altijd dubbel te controleren voordat u erop klikt. Hoe eenvoudig dit ook mag lijken, het verwaarlozen ervan kan enorme gevolgen hebben voor gegevensverlies.
Cultiveer de zakelijke etiquette om uw collega's en werknemers voor te lichten over hoe belangrijk deze eenvoudige zakelijke activiteit is. Door links beter te bekijken voordat u erop klikt, wordt netwerkkaping en hacking voorkomen. Vaak maskeren hackers links met dubieuze links die onmiddellijk de controle over uw zakelijke bestanden of zelfs logins kunnen overnemen.
Voorkom cyberaanvallen met veilige praktijken voor het delen van bestanden
Het delen van bestanden is onvermijdelijk voor samenwerking. Zolang twee of meer samenwerken, moeten ze bestanden delen, vooral wanneer ze zich op verschillende locaties bevinden. Het is echter hun verantwoordelijkheid om hun bestanden te beveiligen.
Het cultiveren van veilige praktijken voor het delen van bestanden is een zekere manier om te voorkomen dat u ten prooi valt aan de overijverige cybercriminelen die wachten op de minste kans om aan te vallen.
