Het selecteren van de juiste projectmanagementtool voor jou en je team kan een hele klus zijn, vooral als je meerdere seats nodig hebt, maar niet over het budget beschikt. Als u nog niet klaar bent om te investeren of nog op jacht bent, kunt u in de tussentijd een functioneel projectmanagementbord bouwen in Google Spreadsheets. Blijf lezen om te leren hoe.
Uw projectbord in kaart brengen in Google Spreadsheets
Allereerst moet je bepalen welke kolommen je op je bord gaat gebruiken. Maak hiervoor een lijst met de basisinformatie die u moet doorgeven, zoals de taaknaam, vervaldatum, prioriteit, status en opmerkingen.
Een eigenaarskolom geeft aan wie aan de taak werkt als u samenwerkt met anderen. Als meerdere mensen binnen het bord delegeren, wil je ook een kolom opnemen die laat zien wie het heeft toegewezen.
Denk vervolgens aan alle informatie die uniek is voor uw workflow. Het doel is om snel een overzicht van opdrachten te creëren voor jou en je collega's. Enkele voorbeelden zijn klant-ID-nummers, kleurcodes, contactgegevens, links, enz. Wat je ook kiest, zorg ervoor dat je het voor de meeste van je taken gebruikt, zodat de kolom niet gewoon een nieuwe stap is - of erger nog, rommel.
Een projectmanagementbord maken in Google Spreadsheets
Google Spreadsheets maakt het vrij eenvoudig om een functioneel projectmanagementbord te maken. Dit zijn de stappen die u moet nemen:
1. Bevries je bovenste rij
Zodra u een lijst heeft met de kolommen die u wilt opnemen, typt u deze bovenaan in uw spreadsheet en bevries de rij in Google Spreadsheets zodat het bij je blijft terwijl je scrolt. Om dit te doen:
- Markeer de hele rij.
- Ga naar Visie in de linkerbovenhoek.
- Selecteer Bevriezen.
- Kiezen 1 rij.
2. Opmaak toevoegen aan uw datumkolom
Om het toevoegen van datums aan uw bord consistent te maken, kunt u opmaak toewijzen aan uw deadlinekolom. Om dit te doen:
- Selecteer de hele kolom.
- Ga naar Formaat in het hoofdmenu.
- Selecteer Nummer.
- Kiezen Datum.
U hoeft niets te doen aan de taak- en notitieskolom - bewaar ze gewoon in de tekstindeling. Voor de kolommen prioriteit, status en eigenaar is een vervolgkeuzelijst handig - daarover kunt u lezen in het volgende gedeelte.
3. Maak een functionele statuskolom in Google Spreadsheets
Met software zoals ClickUp en Asana kunt u met een paar klikken snel de status van een taak instellen. Om dit in Google Spreadsheets te doen, kunt u gebruik maken van Gegevensvalidatie om een vliegenmenu te maken met meerdere woorden om te selecteren. Om dit te doen:
- Selecteer de cellen onder uw kop.
- Ga naar Gegevens bovenaan je scherm.
- Selecteer Gegevensvalidatie uit de menukaart.
- Daarnaast criteria, Kiezen Lijst van items.
- Voer aan de linkerkant de woorden in die u wilt opnemen, gescheiden door een komma.
- Raken Opslaan.
U kunt dezelfde stappen herhalen om een vervolgkeuzemenu in te voegen in andere cellen onder uw kop.
Nu verschijnt er een vervolgkeuzemenu in de cellen. Met de cellen nog steeds geselecteerd, kunt u voorwaardelijke opmaak toevoegen om uw statussen te kleuren. Om dit te doen:
- Ga naar Formaat bovenaan je scherm.
- Selecteer Conditionele opmaak, en er verschijnt een zijmenu.
- Controleer nogmaals of uw gemarkeerde cellen zijn geselecteerd in de Toepassen op bereik doos.
- Onder Opmaakregels, klik op de vervolgkeuzelijst hieronder Cellen opmaken als... en kies Tekst bevat.
- Typ de status in het veld dat eronder verschijnt.
- Onder Opmaakstijl, verander de achtergrond of tekstkleur.
- Raken Gedaan.
- Herhaal met de overige statussen.
Nadat u kleurcodering aan elke optie heeft toegevoegd, klikt u erop om ervoor te zorgen dat ze werken voordat u de vervolgkeuzelijst kopieert en in de hele kolom plakt. Om te plakken, selecteert u de kolom met de letter bovenaan en deselecteert u de titelcel door erop te klikken terwijl u ingedrukt houdt CMD of CTRL voordat je het erin stopt.
4. Notities toevoegen aan uw projectbord in Google Spreadsheets
Met een projectbord als dit kun je alles op één plek bewaren, inclusief je taaknotities. Dit betekent dat u kunt voorkomen dat u door communicatie, documenten en de papieren op uw bureau moet bladeren voor details. Bovendien elimineert u de noodzaak om opdrachtnotities naar uw collega's te e-mailen.
Dat gezegd hebbende, wil je je aantekeningen netjes houden om te voorkomen dat ze afleidend of contraproductief worden. Hier zijn enkele tips om u te helpen bij het formatteren:
- Dubbelklik in een cel om de tekst erin te bewerken.
- Voeg een regeleinde toe met Optie + Enter op Mac of Ctrl + Enter op Windows.
- Voeg een opsommingsteken toe vóór uw tekst door op te drukken Optie + 8 op Mac of Alt + 0149 op Windows.
- Kopieer en plak de opsommingstekens als u ze opnieuw wilt gebruiken. Google Spreadsheets ondersteunt geen echte.
- Streepjes werken ook als opsommingstekens om dingen gemakkelijker te maken.
- Stel je Tekstterugloop tot Klem, zodat het niet buiten de celgrens komt.
- Clip voorkomt ook dat cellen te lang worden.
- Dubbelklik op een cel met geknipte tekst om de inhoud ervan te bekijken.
Andere dingen om op te letten bij het maken van een Project Board in Google Spreadsheets
Hier zijn enkele andere dingen die u kunnen helpen bij het beheren van uw stuurbord:
- Tag uw collega's waar dan ook, inclusief uw eigenaarskolom, met het @-teken gevolgd door hun naam of e-mailadres.
- Gebruik opmerkingen om communicatie binnen uw bord gescheiden te houden van taakinformatie - voeg er gewoon een toe aan de exacte cel waarover u een vraag heeft.
- Om uw voltooide taken te archiveren, voegt u een nieuw blad toe door op het symbool voor toevoegen in de linkerbenedenhoek van uw scherm te klikken en vervolgens uw taken te kopiëren en te plakken.
- Door eerdere taken te archiveren of te verwijderen, weet je zeker dat je de belangrijkste en meest actuele informatie voor je hebt. Bovendien kun je dingen sneller vinden.
- Als u of uw collega per ongeluk iets verwijdert of overschrijft, kunt u: gebruik de versiegeschiedenis gevonden in het midden van Google Spreadsheets om terug te gaan en het te bekijken of terug te keren naar een eerdere opslag.
Organiseer uw projecten met Google Spreadsheets
Het maken van een projectbord in Google Spreadsheets is een eenvoudige, budgetvriendelijke oplossing voor mensen die taken willen bijhouden of willen samenwerken met een team. Met wat initiële planning en een beetje werk, kunt u er een bouwen waarmee u met slechts een paar klikken informatie kunt toevoegen.
Een bijkomend voordeel is dat naast het bouwen van de sjabloon, er minder leercurve is voor u en uw collega's om deze te onderhouden als u al spreadsheetsoftware hebt gebruikt. Bovendien kunt u zo veel of zo weinig functies toevoegen als u wilt.