Wanneer u een bestand verzendt, is het beter om het in ten minste twee formaten te verzenden om er zeker van te zijn dat de ontvanger het kan openen. Als u een Excel-spreadsheet heeft gemaakt, moet u een PDF-bestand aan die e-mail toevoegen, aangezien dit een van de meest voorkomende bestandsindelingen is.
Met behulp van de ingebouwde tools van Excel kunt u uw spreadsheet opslaan als een PDF-bestand of zelfs delen via e-mail. U kunt ook een online tool gebruiken om uw Excel-bestanden naar PDF te converteren. In dit artikel zullen we elke methode nader bekijken.
Bereid het werkblad voor
Bij het converteren van een Excel-bestand naar een PDF, kan het zijn dat u informatie mist, onnodige lege cellen of raar uitziende tabellen. Gebruik de om dit te vermijden Pagina layout hulpmiddelen om het afdrukgebied in te stellen, de paginarichting te selecteren of pagina-einden toe te voegen.
Als u van plan bent het bestand naar een collega te sturen, is het misschien de moeite waard om de tijd te nemen en uw Excel-spreadsheets ordenen, zodat je nette pdf's hebt.
1. Sla het bestand op als PDF
Als u een Excel-bestand naar een PDF wilt converteren, is dit de gemakkelijkste methode die u kunt gebruiken. Open in Excel de Bestand menu, klik op Opslaan alsen selecteer een locatie. Open het vervolgkeuzemenu en selecteer de PDF(*.pdf) keuze. Dan klikken Opslaan.
Klik in het venster Opslaan als op de Opties knop. U kunt selecteren of u alleen het actieve blad of de hele werkmap wilt opslaan, het paginabereik en welke informatie Excel moet opnemen bij het opslaan van het bestand.
Opmerking: Voordat u het bestand opslaat, verwijder lege rijen in uw Excel-spreadsheet, omdat het de algehele look van het PDF-bestand kan bederven.
2. Exporteer de spreadsheet als PDF
Deze optie is vergelijkbaar met de eerste, omdat u het bestand als PDF kunt exporteren met behulp van Excel-tools. Open vanuit de werkbalk de Bestand tabblad. Selecteer vervolgens Exporteren en klik PDF/XPS-document maken. Nadat u de bestandslocatie hebt geselecteerd, klikt u op Publiceren, en Excel verandert de spreadsheet in een PDF-bestand.
Als u Excel-spreadsheets vaak als PDF moet opslaan, kunt u de Publiceren als PDF of XPS commando naar de werkbalk. Hier leest u hoe u het kunt doen:
- Ga naar Bestand > Opties.
- Selecteer in het linkerdeelvenster Werkbalk Snelle toegang aanpassen.
- Set Kies commando uit tot Alle opdrachten.
- Selecteer in de lijst met opdrachten Publiceren als PDF of XPS en klik Toevoegen.
- Klik Oké om de opdracht toe te voegen.
3. Deel het bestand als PDF
Met Excel kunt u de spreadsheet ook als PDF delen zonder deze op uw computer op te slaan. Selecteer de Bestand tabblad en klik op Deel.
Om het bestand naar uw OneDrive-account te uploaden, klikt u op Deel met mensen. Zolang je je OneDrive-account hebt ingesteld en dat niet bent bijna geen opslagruimte meer, zou u geen enkel probleem moeten hebben om het bestand te delen. Als u het wilt e-mailen, klikt u op de E-mail knop en selecteer Verzenden als PDF.
Houd er rekening mee dat u de. kunt gebruiken Verzenden als PDF optie als u uw Outlook-account hebt verbonden.
4. Gebruik een online converter
Als u een computer gebruikt waarop het Office-pakket niet is geïnstalleerd, kunt u een online tool gebruiken om het Excel-spreadsheet om te zetten in een PDF-bestand. We raden aan om Cleverpdf.com.
Om het bestand te converteren, klikt u op de Excel naar PDF tegel, upload uw spreadsheet en klik op Conversie starten. Zodra het klaar is, kunt u de PDF naar uw computer downloaden.
Het beste van Cleverpdf is dat je het voor veel meer kunt gebruiken, omdat het meer dan 40 netjes georganiseerde gratis converters heeft.
Converteer Excel-bestanden in een mum van tijd naar PDF
Nu weet u hoe u Excel-bestanden naar PDF kunt converteren. Hoewel het niet moeilijk is om te leren, wordt het veel moeilijker wanneer een van uw collega's om een PDF vraagt en u snel nauwkeurige instructies online moet vinden.
Als u uw Excel-kennis wilt verbeteren, zijn er verschillende gratis websites en cursussen die u kunt gebruiken om een spreadsheet-master te worden.
