Als u vaak dezelfde e-mail verstuurt en het beu bent om steeds hetzelfde bericht te typen, zult u blij zijn te weten dat er een Outlook-tool is om u daarbij te helpen: e-mailsjablonen. U kunt deze berichten met een enkele klik opnieuw gebruiken om tijd en moeite te besparen.
Ze zijn ook snel en eenvoudig te maken in de web- of desktop-app van Outlook. Laten we dus eens kijken hoe u een e-mailsjabloon kunt maken en deze kunt gebruiken voor uw dagelijkse correspondentie.
Hoe u een e-mailsjabloon voor Outlook maakt
Tenzij u de basissjablonen van Microsoft wilt gebruiken, moet u een aangepaste sjabloon maken die aan uw behoeften voldoet. Hier leest u hoe u dit kunt doen.
Een e-mailsjabloon maken in de Outlook Web App
E-mailsjablonen kunnen een van de zijn geavanceerde Microsoft Outlook-tips, maar er een maken in de Outlook web-app is eigenlijk relatief eenvoudig.
o maak een e-mailsjabloon op de web-app, u moet eerst inloggen op de site als u dat nog niet heeft gedaan. Selecteer vervolgens de Nieuwe post knop in de linkerbovenhoek van het scherm.
Klik op de drie horizontale stippen naast de Versturen En Weggooien knoppen onderaan het nieuwe e-maileditorvenster. Kiezen Mijn sjablonen uit het vervolgkeuzemenu.
Een lijst met vooraf gemaakte sjablonen verschijnt aan de rechterkant van het scherm. Hier, klik op + Sjabloon. Voer een titel in voor uw sjabloon en typ vervolgens uw bericht. Als u klaar bent, selecteert u Redden.
Een e-mailsjabloon maken in de Outlook Desktop-app
Het maken van een e-mailsjabloon in de Outlook-desktopapp is minder eenvoudig dan in de webapp. Dit is wat je moet doen om er een te maken:
- Start de Outlook-app op uw computer.
- Selecteer de nieuwe e-mail knop in de linkerbovenhoek.
- Stel in het nieuwe venster uw e-mail op zoals gewoonlijk, maar zonder de ontvangers (geen e-mailadressen in de velden Aan, Cc en Bcc). U kunt ook het onderwerp toevoegen, maar dit is optioneel.
- Zodra uw e-mail klaar is, selecteert u de Bestand tabblad bovenaan het lint.
- Klik op Opslaan als.
- Voer een titel in voor uw sjabloon in het Bestandsnaam veld.
- In Opslaan als type, selecteer Outlook-sjabloon uit het vervolgkeuzemenu.
- Hit Redden.
- Sluit en gooi de originele e-mail weg.
Een Outlook-e-mailsjabloon gebruiken
Zodra je de sjablonen hebt gemaakt die je nodig hebt, is het eenvoudig om ze toe te voegen aan je e-mails. Hier is hoe:
E-mailsjablonen invoegen in de Outlook Web App
U kunt uw e-mailsjablonen eenvoudig vinden in de web-app. Ga naar de site en maak een nieuwe e-mail aan of beantwoord er een. Als de e-mailservice van Microsoft niet in uw webbrowser wordt geladen, bekijk er dan een paar eenvoudige oplossingen als Outlook niet wordt geladen in Google Chrome.
Nadat u bent ingelogd, klikt u op de drie horizontale stippen onderaan en selecteert u Mijn sjablonen. Klik in de lijst met sjablonen op degene die u wilt gebruiken en deze verschijnt automatisch als antwoord. U kunt het bericht nog steeds naar wens bewerken en als u een nieuwe e-mail opstelt, voegt u ook de onderwerpregel en de ontvangers toe.
Als je klaar bent, druk je op Versturen om uw e-mail bij de ontvanger te krijgen.
E-mailsjablonen gebruiken in de Outlook Desktop-app
In tegenstelling tot de Outlook-webapp is er geen voor de hand liggende manier om toegang te krijgen tot uw aangepaste e-mailsjablonen in de desktop-app. Dit zijn de stappen die u moet volgen om de e-mailsjablonen te gebruiken:
- Open uw desktop-app.
- Selecteer in de linkerbovenhoek Nieuwe items > Meer items > Formulier kiezen.
- In de Kijk in vervolgkeuzemenu, kies Gebruikerssjablonen in bestandssysteem.
- Selecteer het sjabloon van uw keuze.
- Klik op de Open knop.
- Bewerk het bericht indien nodig.
- Voeg uw ontvangers toe.
- Als u klaar bent, klikt u op de Versturen knop.
Er is een beperking waarmee u rekening moet houden bij het gebruik van de e-mailsjablonen in de Outlook-desktopapp. U kunt ze alleen gebruiken bij het maken van een nieuwe e-mail, niet bij het beantwoorden van een e-mail.
Omarm de kracht van Outlook-sjablonen
Met e-mailsjablonen in Outlook kunt u het vervelende proces van het schrijven en herschrijven van e-mails vaarwel zeggen en gedag zeggen tegen verhoogde productiviteit en meer werk. Hoewel het even kan duren om een e-mailsjabloon te maken voor alle terugkerende berichten die u verstuurt, bespaart u op de lange termijn toch veel tijd.