Digitale rommel manifesteert zich op verschillende manieren, waaronder ongeorganiseerde desktops, ongeopende e-mails, slecht gelabelde bestanden en volle inboxen. Ze komen voort uit een rommelig virtueel leven.
Als je de neiging hebt om het organiseren van je bestanden uit te stellen, is het tijd om je slechte gewoonte te veranderen. Het belemmert de productiviteit. Hier zijn verschillende manieren waarop digitale rommel uw workflow vertraagt, onnodige stress veroorzaakt en u afleidt van uw verantwoordelijkheden.
1. Sorteren door ongeorganiseerde bestanden verspilt tijd
Ongeorganiseerde digitale archiveringssystemen worden veroorzaakt door slechte gewoonten. De meeste gebruikers sturen willekeurig verschillende bestanden naar hun desktops, downloads of documentmappen. Hoewel het hebben van een paar zoekgeraakte documenten in eerste instantie beheersbaar lijkt, kunnen ze zich snel ophopen als u het juiste beheer verwaarloost.
Onthoud: kiezen voor gemak op de korte termijn zorgt voor knelpunten op de lange termijn. Omdat uw mappen vol staan met rommel, zal het vinden van specifieke bestanden geleidelijk meer tijd kosten. Neem bovenstaande foto als voorbeeld. Geen van de bestanden in die map kreeg een naam; je zou ze allemaal moeten doorzoeken voordat je vindt wat je nodig hebt.
Om deze slechte gewoonte te corrigeren, praktijk bestandsorganisatie. Zorg ervoor dat elke foto, video of document dat u opslaat rechtstreeks naar de juiste map gaat. Stop met het standaard verzenden van ze naar uw downloads of desktopmappen.
2. Rommel leidt af
Als u bestanden in hun standaardopslagmappen laat staan, wordt uw scherm onoverzichtelijk. Tenzij u een nieuwe bestemming opgeeft, blijven ze uw downloads, documenten of desktopmappen vullen. Ze kunnen je hele scherm bezetten als je niet oppast.
Dit soort rommel ziet er niet alleen vreselijk uit, het veroorzaakt ook visuele overbelasting. Je geest werkt harder om verschillende informatie te verwerken. Bijgevolg zal de toegevoegde cognitieve stress overweldigend aanvoelen, je belemmeren om op je best te presteren en je gedachtegang verstoren.
De beste oplossing is om bestandsnaamgevingsconventies ontwikkelen (FNC). Label uw bestanden op basis van hun doel. Idealiter zou uw FNC hun inhoud, functie, auteur en projectrelevantie moeten illustreren - groepeer activa op basis van overeenkomsten.
3. Het hamsteren van ongebruikte softwareprogramma's belemmert de snelheid van het apparaat
Digital natives hebben verschillende werk- en persoonlijke softwareprogramma's nodig. De Zaken van apps meldt dat wereldwijde gebruikers in 2021 143 miljard apps hebben gedownload. Het is gebruikelijk om regelmatig meerdere tools uit te proberen.
Ondanks het hoge aantal downloads worden de meeste apps verlaten. Statistisch zegt dat 25% maar één keer wordt gebruikt. Ga door de map van je download - je zult programma's vinden die je al bent vergeten. Misschien moest je een nieuwe tool voor je werk testen, of misschien wekte een trendy game je nieuwsgierigheid.
Oude apps bij de hand houden lijkt misschien handig, maar ze vertragen apparaten aanzienlijk. Het installeren van programma's neemt schijfruimte in beslag. Ze verbruiken nog steeds verwerkingskracht, zelfs als u ze niet vaak uitvoert.
Het is het beste om te stoppen met het hamsteren van ongebruikte programma's. Tenzij je jezelf herhaaldelijk iets ziet gebruiken dat je hebt gedownload, verwijder het dan. Installeer gewiste apps gewoon opnieuw als dat nodig is.
4. Ongeorganiseerde middelen vertragen het volgen van taken
Gebruikers hebben de neiging om werk-apps te snel te adopteren. Een rapport uit 2021 van okta, inc. toont aan dat 10% van de Amerikaanse werkgevers 199+ uitrustingsstukken gebruikt. Ja, elk programma levert specifieke voordelen op. Maar als u er te veel in uw dagelijkse routine opneemt, vertraagt uw workflow—schakelen tussen platforms verspilt tijd.
Gebruik alleen degene die je nodig hebt. Het bouwen en onderhouden van meerdere systemen veroorzaakt onnodige cognitieve stress. Terwijl het schakelen tussen tabbladen seconden duurt, duurt het absorberen van nieuwe informatie minstens een paar minuten. Je zult moeite hebben om je focus te behouden als je tussen taken blijft springen.
Om bedrijfsprocessen te stroomlijnen, investeert u in een platform dat al uw werktools combineert. Je zou bijvoorbeeld kunnen krijgen hulpmiddelen voor projectbeheer. Hiermee kunt u taken toewijzen, de voortgang van projecten volgen, bedrijfsbrede aankondigingen doen en privéberichten verzenden vanaf één platform.
5. Het hebben van meerdere accounts met verschillende inloggegevens is verwarrend
Het is tegenwoordig gebruikelijk om meerdere accounts te hebben. Gezien de verschillende socialemediaplatforms, werktools, projectbeheersystemen, nieuwsbrieven en mailingserviceproviders die beschikbaar zijn, zou je gemakkelijk een dozijn profielen kunnen hebben.
Helaas is het een uitdaging om meerdere inloggegevens bij te houden. Velen stellen gewoon korte woordenboekwoorden in die ze gemakkelijk kunnen onthouden als wachtwoorden. Avast meldt zelfs dat 83% van de Amerikanen zwakke wachtwoorden hergebruikt in persoonlijke en professionele accounts. Hoewel ze gedenkwaardig zijn, zijn ze ook onzeker. Een bekwame hacker kan veelvoorkomende combinaties snel omzeilen door middel van brute-force hackmethoden.
Kies a.u.b. lange alfanumerieke reeksen als wachtwoorden. Als je problemen hebt om ze te onthouden, investeer dan in een veilige, betrouwbare wachtwoordbeheerder die inlogpagina's automatisch vult.
6. Als u oude vertrouwelijke documenten bewaart, loopt u het risico op identiteitsdiefstal
Afgezien van het onoverzichtelijk maken van uw bureaublad, brengen ongeorganiseerde bestanden uw veiligheid in gevaar. De documenten van overheidsinstanties, werkgevers, zakenpartners, zorginstellingen en commerciële banken bevatten vertrouwelijke informatie persoonlijk identificeerbare informatie (PII).
Merk op dat criminelen verschillende soorten fraude kunnen plegen met deze persoonsgegevens. Mochten directe identificatiegegevens zoals uw SSN, volledige wettelijke naam en werkgeversinformatie in hun handen vallen, dan zou niets hen ervan kunnen weerhouden uw identiteit te stelen. Ze kunnen zelfs zonder uw medeweten enorme leningen afsluiten.
Neem als algemene regel extra maatregelen om vertrouwelijke bestanden te beschermen. Versleutel uw mappen, vermijd het verzenden van persoonlijke gegevens via e-mail, en verwijder permanent oude documenten met bestandsvernietigers.
7. Informatie-overload veroorzaakt stress
Multitaskers openen vaak tientallen tabbladen tegelijk. Ze nemen tegelijkertijd verschillende taken op zich om meer werk af te krijgen, maar ironisch genoeg contextwisseling is alleen maar dodelijk voor de productiviteit. De Amerikaanse associatiepsychologie zegt dat de cognitieve stress van het absorberen van te veel informatie en het springen tussen taken je inefficiënt maakt. Aan het einde van de werkdag krijg je minder gedaan.
Stop met het overladen van je brein met data. Je geest dwaalt af als je willekeurige taken blijft zien. Het ene moment ben je een artikel voor werk aan het afmaken en het volgende moment blader je gedachteloos door recepten voor het avondeten.
In plaats van verschillende documenten, bestanden en takenlijsten open te laten, minimaliseert u ze en stapelt u ze op totdat u ze nodig hebt. Concentreer u gewoon op de taak die voorhanden is. Daar heb je rust en vrijheid voor nodig kom in een creatieve, productieve staat van flow.
Digitaal minimalisme en verhoogde productiviteitsbeoordelingen
Een rommelige digitale ruimte is net zo schadelijk als een rommelig bureau. Hoewel het organiseren van virtuele bestanden vervelend klinkt, verspilt het doorzoeken van honderden bestanden, e-mails en mappen veel meer energie. Om efficiënt te worden, moet u ervoor zorgen dat u naadloos door uw digitale systemen kunt navigeren.
Merk ook op dat opruimen verder gaat dan bestandsorganisatie. In plaats van alleen maar om de paar maanden je mappen te ordenen, kun je digitale minimalismepraktijken in je dagelijks leven opnemen. Maak er een gewoonte van om een schone virtuele ruimte te onderhouden.
