Voor het grootste deel vereist het worden van een externe medewerker iets meer dan de bereidheid om buiten een fysieke werkruimte te werken - je moet een aantal basisvaardigheden op kantoor vertalen naar de virtuele wereld. Dit betekent dat er een aantal technische vaardigheden zijn die je nodig hebt en die je op je cv moet laten zien om in aanmerking te komen voor kansen op afstand.
We hebben het echter niet over de vaardigheden die je nodig hebt om te gedijen in een specifieke branche of baan. Dit zijn de meer algemene maar essentiële technische vaardigheden die u zullen helpen om in welke hoedanigheid dan ook een effectieve telewerker te zijn.
1. Virtuele communicatie en samenwerking
De meeste banen vereisen een vorm van communicatie met anderen, zowel met klanten als met teamleden. Communicatie op kantoor verschilt echter enigszins van virtuele communicatie op een externe werkplek. In een traditioneel kantoor kun je gemakkelijk iemand aanspreken voor een kort praatje of een bespreking.
Wanneer u echter op afstand werkt, vooral met collega's uit verschillende tijdzones, moet u zich meer bewust zijn van hoe en wanneer u virtueel communiceert. U zult waarschijnlijk sterk afhankelijk zijn van chat-apps en tools voor videoconferenties om te communiceren en samen te werken met anderen terwijl u op afstand werkt.
Het is daarom van vitaal belang dat u op de hoogte bent van enkele van de meest populaire communicatietools zoals Slack en Zoom. Misbruik van deze tools kan leiden tot frustratie van uw kant en ook van invloed zijn op de productiviteit van het hele team. Je doet er dus goed aan deze praktisch te leren Slack etiquettetips voor teams op afstand.
Je moet ook proactief zijn door enkele potentiële communicatie- en samenwerkingsuitdagingen te leren waarmee je te maken kunt krijgen als je met een wereldwijd team werkt, zoals het coördineren van planningen in verschillende tijdzones. Dat gezegd hebbende, naast vertrouwd raken met de juiste tools, zou je dat ook kunnen verbeter uw productiviteit door gebruik te maken van asynchrone communicatie.
2. Digitaal projectmanagement
In een externe werkruimte heb je geen post-it-notities of een whiteboard om deadlines bij te houden, en niemand zal je in de nek hijgen om ervoor te zorgen dat je je toegewezen taken voltooit. In plaats daarvan moet u weten hoe u projecten virtueel kunt beheren met behulp van projectbeheertools zoals Trello, Asana en Jira.
Een goede plek om te beginnen is dus vertrouwd te raken met de basisprincipes van virtueel projectbeheer. Als u leert hoe u deze tools efficiënt kunt gebruiken, kunt u deadlines, voortgang en toegewezen taken bijhouden.
Het is ook handig als u samen met anderen aan een project werkt. Voeg daarbij een proactieve mentaliteit en zelfdiscipline, en je bent goed op weg om een succesvolle telewerker te worden.
3. Tekstverwerking
Je zult veel schrijven en redigeren terwijl je op afstand werkt, of het nu gaat om het opstellen van e-mails, het maken van presentaties of het schrijven van rapporten. Daarom is het belangrijk dat u weet hoe u een tekstverwerkingsprogramma zoals Microsoft Word of Google Docs moet gebruiken.
U moet op zijn minst weten hoe u documenten opmaakt, afbeeldingen en video's invoegt, hyperlinks maakt en andere functies gebruikt om uw document presentabeler te maken. Als u niet al te bekend bent met deze programma's, zou dit een uitstekend moment zijn om de kneepjes van het vak te leren. Het kan echter zeker geen kwaad om nog een stap verder te gaan door deze te leren geavanceerde Microsoft Word-functies.
4. Spreadsheeting
Spreadsheeting is een andere technische basisvaardigheid die van pas zal komen als je op afstand werkt. Of u nu aan een budget werkt, de voortgang van uw werk bijhoudt of een project beheert, u moet weten hoe u spreadsheets maakt en gebruikt. Excel is het meest populaire spreadsheetprogramma, maar er zijn andere opties beschikbaar, zoals Google Spreadsheets en Apple Numbers.
Hoewel de kenmerken en functies van deze programma's enigszins kunnen verschillen, is de basis min of meer hetzelfde. Dus als u weet hoe u één spreadsheetprogramma moet gebruiken, zou u de andere snel moeten kunnen achterhalen. Dat gezegd hebbende, raden we aan deze te gebruiken gratis Excel-trainingssites en -cursussen om een spreadsheet-master te worden.
5. Tik op Typen en basissneltoetsen
Hoewel u voor de meeste externe taken geen blinde typist hoeft te zijn, is het handig om te weten hoe u snel en nauwkeurig moet typen. Immers, hoe sneller u kunt typen, hoe productiever u zult zijn, vooral als u bedenkt dat u er veel mee zult doen. Gelukkig zijn er meerdere sites die u kunt gebruiken om sneller blind typen op computers te leren of te oefenen.
Evenzo kunt u ook wat tijd nemen om basissneltoetsen te leren voor de programma's die u het vaakst gebruikt of voor uw favoriete besturingssystemen. Deze snelkoppelingen helpen u veelvoorkomende taken sneller en efficiënter uit te voeren. Als u bijvoorbeeld een Windows OS-gebruiker bent, bespaart u veel tijd door enkele essentiële snelkoppelingen te leren of, beter nog, hoe u sneltoetsen toewijst aan programma's.
6. Best practices voor online beveiliging
Met de opkomst van cybercriminaliteit die verband houdt met de verschuiving naar werken op afstand, is het belangrijker dan ooit om te leren hoe u uw apparaten online en de gegevens van uw werkgever veilig kunt houden. Het belang van deze technische basisvaardigheid kan niet genoeg worden benadrukt, aangezien u toegang krijgt tot werkgerelateerde bestanden en gegevens van uw huis, dus u moet weten hoe u ze kunt beschermen tegen virussen, malware en phishing-aanvallen.
Om te beginnen met, u kunt enkele veelvoorkomende beveiligingsfouten bij werken op afstand voorkomen zoals het gebruik van openbare wifi om toegang te krijgen tot gevoelige gegevens, het niet regelmatig maken van back-ups van bestanden en het niet gebruiken van sterke wachtwoorden. U kunt ook de tijd nemen om meer te weten te komen over andere best practices voor online beveiliging, zoals het gebruik van een VPN, tweefactorauthenticatie en codering.
7. E-mailen
Terwijl de verschuiving naar werken op afstand heeft geleid tot de opkomst en snelle acceptatie van andere communicatietools zoals Slack en Microsoft Teams is e-mail nog steeds een van de meest gebruikte communicatiemiddelen in de werkplaats. Daarom is het essentieel om uw e-mailspel op peil te krijgen.
U gebruikt waarschijnlijk al e-mail in uw persoonlijke leven, dus het is gewoon een kwestie van uw vaardigheden bijspijkeren en hier en daar wat tips oppikken, zoals hoe u beheer en organiseer uw e-mailinbox. Dit is handig omdat u zich aanmeldt voor veel verschillende services en belangrijke e-mails ontvangt van uw werkgever, klanten en teamleden.
Krijg een baan op afstand door deze technische basisvaardigheden te leren
Hoewel je voor sommige externe banen geen technische expert hoeft te zijn, verwachten werkgevers dat je een paar technische basisvaardigheden hebt om je taken effectief uit te voeren.
Dus als je je kansen op een baan op afstand wilt vergroten, raden we je aan om niet alleen je vak onder de knie te krijgen, maar ook om je te concentreren op het aanscherpen van de hierboven besproken technische basisvaardigheden. En als je deze vaardigheden al hebt, vergeet ze dan niet waar nodig op te nemen in je CV en ze te benadrukken tijdens sollicitatiegesprekken.