Lezers zoals jij steunen MUO. Wanneer u een aankoop doet via links op onze site, kunnen we een aangesloten commissie verdienen.
Het maken van aantekeningen is een essentieel onderdeel van elke vergadering. Soms kan het moeilijk zijn om erachter te komen wat de meest effectieve manier is om aantekeningen te maken.
Hoewel er veel notitie-apps zijn, is het soms onhandig om te veel apps op uw apparaat te hebben. Dit geldt vooral als u uw aantekeningen wilt delen en niet zeker weet of uw collega's dezelfde notitie-apps gebruiken.
Gelukkig maakt Microsoft Excel het gemakkelijk om uw vergadernotities te maken en te sorteren. Het helpt u bij het ordenen van uw vergadernotities en zorgt ervoor dat bijna iedereen uw notities kan openen en lezen. Hier leest u hoe u dit kunt doen.
1. Stel uw agenda in
Om uw vergadernotities te starten, kijkt u eerst naar de agenda voor de vergadering. Als je geen vooraf ingestelde vergaderagenda hebt, maak dan een lijst met onderwerpen die tijdens de vergadering aan de orde kunnen komen om te gebruiken voor de volgende stap.
Zodra u uw agenda-items hebt vermeld, voegt u elk item toe in een afzonderlijke cel binnen elke rol of kolom. Het kiezen van rijen of kolommen is prima, maar u moet ervoor zorgen dat u slechts één indeling kiest, zodat alle weergegeven items in een rechte lijn staan.
2. Maak een lijst van de aanwezigen
Maak vervolgens een lijst van alle deelnemers aan de vergadering. Neem die lijst met aanwezigen en voeg elke naam toe aan elke cel in een rij of kolom.
Of u rijen of kolommen gebruikt, hangt af van wat u in de vorige stap hebt gekozen. Als je ervoor hebt gekozen om een kolom te gebruiken voor de agendapunten, gebruik dan een rij voor de namen. Evenzo, als u rijen voor de agendapunten hebt gekozen, gebruikt u een kolom voor de namen.
Voeg tijdens de vergadering uw aantekeningen toe aan elke relevante cel. Als deelnemer 2 bijvoorbeeld commentaar geeft op agendapunt 3, voegt u een opmerking toe aan de overeenkomstige cel.
3. Organiseer uw notities
Blijf notities toevoegen tijdens de vergadering. Zorg ervoor dat tijdens het schrijven Maak gebruik van effectieve technieken voor het maken van aantekeningen. Als de vergadering is afgelopen, is het tijd om de aantekeningen te ordenen. Hoewel u notities kunt kopiëren en in een ander document kunt plakken om de notities te sorteren, is het veel eenvoudiger om ze in Excel te sorteren.
Om uw aantekeningen na de vergadering te sorteren, bedenkt u een kleurgecodeerd archiveringssysteem voor uw aantekeningen. U kunt bijvoorbeeld groen gebruiken voor notities die kunnen worden omgezet in bruikbare items.
Wanneer u een systeem ontwikkelt voor het organiseren van uw notities, begint u met het kleurcoderen van uw cellen. Selecteer hiervoor een cel met een notitie, kies de verfemmer en kies de gewenste kleur.
Nadat u uw notities een kleurcode heeft gegeven, kunt u ze verder sorteren. Gebruik hiervoor voorwaardelijke opmaak in Excel om de notities op kleur te sorteren. Hiermee kunt u soortgelijke notities bij elkaar sorteren. Wanneer al uw aantekeningen zijn gesorteerd, is het gemakkelijker om te bepalen welke volgende stappen u moet nemen.
Houd uw notities bij in Excel
Er zijn veel manieren om aantekeningen te maken bij vergaderingen. Een van de meest effectieve manieren om aantekeningen te maken, is door dit te doen met behulp van Excel. Deze methode is vooral handig wanneer u notities moet bijhouden op basis van het agendapunt waarop ze betrekking hebben en wie het idee heeft gepresenteerd.
Deze stijl van notities maken maakt het ook gemakkelijker om uw aantekeningen na de vergadering te ordenen. Maar welke methode u ook kiest, zorg ervoor dat u de ideeën van de vergadering opvolgt.
