Ben je moe van het jongleren met vacatures en sollicitaties? Hier leest u hoe Excel uw zoekproces naar een baan kan stroomlijnen en de efficiëntie kan verhogen.
Het zoeken naar een baan in de huidige markt is vaak een complex proces. Zonder de juiste organisatiestrategieën kan het zoeken naar een baan al snel een gecompliceerde puinhoop worden. Het combineren van duizenden vacatures op meerdere websites en het e-mailen van honderden cv's kan al snel verwarrend worden.
Het onderhouden van een georganiseerde zoektocht naar werk is essentieel voor werkzoekenden die op zoek zijn naar een nieuwe carrièrekans. Het organiseren van potentiële vacatures op basis van categorie, het web afstruinen om een filterbare resultatenlijst te maken en het automatiseren van e-mails kan het proces vereenvoudigen. Gelukkig wordt Excel geleverd met verschillende functies die u kunnen helpen uw jacht te beheren en uw applicaties op orde te houden.
1. Taken organiseren op categorie in Excel
Als u voor uw zoektocht naar een baan in meer dan één type branche moet zoeken, is het absoluut noodzakelijk om ze gesorteerd op categorie te houden. Het verkeerde cv naar een vacature sturen kan betekenen dat je geen sollicitatiegesprek krijgt.
Voeg voor elke functie waarop u solliciteert deze toe aan een doorlopende lijst in een Excel-spreadsheet. Maak een lijst van de functietitel, het bedrijf, de functiecategorie en uw contactpersoon binnen het bedrijf als u die heeft.
Met de functies gecategoriseerd, kunt u verschillende dingen doen om ervoor te zorgen dat u geen misstappen maakt bij verdere sollicitaties. Als het gaat om solliciteren op meer dan één type baan, moet u voor elk een cv en een begeleidende brief hebben.
U kunt ze vooraf maken en kopieën laten wachten om te worden verzonden, of u kunt gebruik de functie VERVANGEN van Excel om ze automatisch te genereren.
Als u meerdere exemplaren van uw cv en begeleidende brief vooraf hebt gemaakt, kunt u de toegang tot de juiste op het juiste moment eenvoudig maken. Een paar geneste IF-functies of een eenvoudige SWITCH-functie kunnen ervoor zorgen dat u niet de verkeerde kopieën verstuurt.
=SCHAKELAAR(F2, "Netwerken", CVLijst! A1, "Ontwikkeling", CVLijst! A2, "Steun", CVLijst! A3, "Algemene IT", CVLijst! A4, CVLijst! A1)Met behulp van een functie zoals die hierboven, kunt u koppelingen ophalen voor cv's die op een ander blad zijn opgeslagen. Excel maakt het echter gemakkelijk om één enkele sjabloon te maken en vervolgens de functie VERVANGEN van Excel te gebruiken om het zware werk te doen.
Door meerdere SUBSTITUTE-functies in één formule te nesten, kunt u snel en eenvoudig formuliercommunicatie maken. Door meerdere SUBSTITUTES en IF- of SWITCH-voorwaarden aan elkaar te koppelen, kan een sjabloon of een reeks sjablonen worden omgezet in inleidende of vervolg-e-mails.
Excel kan een reeks sjablonen gebruiken, zoals hieronder, en deze omzetten in een complete, gebruiksklare e-mail.
Met behulp van een snelle functie kunt u elk van deze sjablonen combineren tot één samenhangende sollicitatiebrief.
Elke cel gebruikt een reeks eenvoudige vervangingen zoals die hieronder van G2 om de tekst te maken:
=VERVANGEN(Blad4!A1, "{ contactnaam }", C2)Hier wordt de contactnaam voor de functie opgeslagen in C2. U kunt ook voorwaarden gebruiken om verschillende sjablonen te combineren, afhankelijk van de categorie van elke functie of specifieke woorden in de titel van de rol.
De opmaak in het eindproduct kan worden bereikt met behulp van de functie CHAR(10) om regeleinden te produceren. U kunt alle alinea's in een CONCAT-functie plaatsen om een voltooide e-mail te produceren:
=CONCAT(G2, TEKEN(10), TEKEN(10), H2, TEKEN(10), I2, TEKEN(10), J2, TEKEN(10), TEKEN(10), Blad4!A5, TEKEN(10), Blad4!A6)2. Excel gebruiken om geschraapte webgegevens te ontleden
Op de meeste vacaturesites kunt u functies filteren met een paar basisopties, bijvoorbeeld op basis van titel, locatie en vaardigheden. Door extra filters op die resultaten toe te passen, kunt u het meeste uit elke toepassing halen.
De functies van Excel maken het eenvoudig om geavanceerde filtering toe te passen op een lijst met potentiële vacatureresultaten. U kunt automatisch elke functie verwijderen met een salaris onder een bepaalde drempel, of alleen functies opnemen die specifieke vaardigheden vereisen. Met Excel kunt u zoveel filters toepassen als u wilt op een dataset om de meest relevante resultaten te krijgen.
Het eerste dat u nodig heeft, is een lijst met vacatures van de verschillende sites die u probeert te doorzoeken. De snelste manier om die lijst te krijgen, is door een webschrapende Google Chrome-extensie of toepassing. Er zijn tal van geweldige opties online beschikbaar die snel in te stellen en gebruiksvriendelijk zijn.
Als u op zoek bent naar een gratis optie, biedt Google Spreadsheets een ingebouwde IMPORTXML-functie die kan worden gebruikt om webgegevens te schrapen.
Nadat u een gegevensset hebt opgehaald, moet u deze in Excel importeren. Excel bevat een ingebouwde XML-importeur die het binnenhalen van grote geschraapte datasets eenvoudig kan maken. Gebruik de importfunctionaliteit die daarna beschikbaar is gesteld heeft dit verborgen ontwikkelaarstabblad ontgrendeld op het lint.
Tijdens het importeren wordt u gevraagd om uw nieuwe dataset in te stellen. Probeer voor de beste resultaten uw gegevens zoveel mogelijk te normaliseren tijdens het importeren. Zorg ervoor dat dezelfde gegevens van elke site in dezelfde kolom terechtkomen, liefst met hetzelfde formaat.
Zodra uw gegevens volledig zijn geïmporteerd, kunt u de filterfunctionaliteit van Excel gebruiken om snel door uw lijst met prospects te bladeren. Dit geeft u nauwkeurige controle over uw zoekresultaten, zodat u alleen op de meest relevante functies kunt solliciteren.
3. Stuur automatisch berichten vanuit Excel
Op de huidige arbeidsmarkt is het onmogelijk om een baan te vinden zonder honderden e-mails te kunnen versturen. Het kunnen automatiseren van het proces is essentieel. Vormcommunicatie genereren is een goede eerste stap. Uw beste optie is echter om e-mails rechtstreeks vanuit Excel te verzenden.
Er zijn twee verschillende manieren om dit in Excel te doen. De meer complexe manier is VBA gebruiken om een macro te maken die e-mails vanuit Excel kan verzenden. De eenvoudigste manier om dit te doen, is echter door de ingebouwde HYPERLINK-functie van Excel te gebruiken.
Met HYPERLINK kunnen gebruikers koppelingen maken die hun standaard e-mailtoepassing openen en een bericht vooraf invullen. De functie kan de e-mail verzenden, het onderwerp, de hoofdtekst van de e-mail en, indien nodig, een CC voor de e-mail invullen.
Het maken van een automatische e-maillink is eenvoudig te realiseren met een functie zoals die hieronder:
=HYPERLINK("mailen naar:" & A2 & "?onderwerp=" & E2 & "&lichaam=" & F2, "E-mail verzenden")De functie zal Maak een koppeling in Excel dat, wanneer erop wordt geklikt, uw e-mailclient opent met de volledige e-mail die u al moet verzenden. U hoeft alleen nog maar op de verzendknop te klikken.
Met behulp van de HYPERLINK-functie en de automatisch gegenereerde correspondentie van bovenaf verstuur je eenvoudig bulk-e-mails.
Excel is de ideale manier om uw zoektocht naar werk georganiseerd te houden
De tools van Excel kunnen uw zoektocht naar een baan georganiseerd houden en de kans vergroten dat uw sollicitaties in de juiste handen terechtkomen. Van het snel aanpassen van formuliercommunicatie voor elke functie tot het automatisch verzenden van e-mails, Excel kan je gemakkelijk helpen bij het zoeken naar een baan.
Het kan uw sollicitaties georganiseerd houden en potentiële vacatures filteren om ervoor te zorgen dat u alleen solliciteert op de meest toepasselijke functies met de meest gerichte versie van uw cv.
