Als je bedenkt hoe druk veel mensen tegenwoordig zijn, is het efficiënt beheren van projecten nog nooit zo belangrijk geweest. Dit geldt met name als u op afstand werkt of studeert en beperkt fysiek contact heeft met uw collega's of klasgenoten.
Gelukkig vind je tal van tools waarmee je je taken veel beter kunt beheren dan voorheen mogelijk was. Notion en Asana zijn twee van de meest populaire oplossingen die u op de markt zult vinden. Wat is echter beter voor projectmanagement? We zullen beide tools vandaag analyseren.
1. Verschillende categorieën maken
Naarmate uw workflow groeit, moet u mogelijk categorieën maken om alles bij te houden. Notion en Asana verschillen in dit opzicht; in Asana kun je je werk organiseren in verschillende projecten en binnen elk daarvan kaarten ontwikkelen. Bovendien kunt u uw kaarten aan meerdere projecten toevoegen.
Naast het bovenstaande kun je met Asana tags maken en deze aan je kaarten toevoegen. Zodra je deze hebt gemaakt, kun je op een tag klikken om alle projecten binnen die categorie te bekijken.
In Notion kun je verschillende pagina's aanmaken voor je taken. Hierbinnen kun je extra maken voor subonderwerpen. Je hebt ook de mogelijkheid om verschillende emoji's toe te voegen om ze van elkaar te onderscheiden.
Wanneer u Notion gebruikt voor projectbeheer, kunt u ook tags toevoegen voor agenda's en lijsten die u in de app maakt.
2. Lay-outs aanpassen
De aanpassingstools van Notion en Asana verschillen enorm, en met name de eerste heeft veel extra tools die je kunt gebruiken. U kunt kiezen uit verschillende gratis en betaalde sjablonen bij het gebruik van Notion voor projectbeheer. Je zult talloze thema's vinden, waaronder meerdere sjablonen die u kunt gebruiken als u een fotograaf bent of op een ander creatief gebied.
Met Notion kunt u ook zelf bepalen wat u op elke pagina wilt opnemen. U kunt bijvoorbeeld tabellen maken om een leeslijst te maken. Bovendien kunt u projectworkflowdocumenten en tal van andere pagina's maken.
Asana is iets rigide als het gaat om het aanpassen van lay-outs. Hoewel je talloze categorieën en projecten kunt maken, kun je niet te veel veranderen hoe je kaarten eruit zien, behalve dat je controle hebt over wat je opneemt.
Op de Asana-startpagina kunt u kiezen wat u in deze sectie wilt zien. Bovendien kunt u de achtergrondkleur aanpassen.
3. Samenwerken met anderen
Samenwerking is een van de meest cruciale factoren bij het kiezen van een projectmanagementoplossing. Zelfs als u niet upgradet naar een betaald abonnement, hebben Notion en Asana enkele handige functies.
In december 2022 breidde Notion het aantal mensen uit waarmee je kon samenwerken in het gratis abonnement. Vooraf kon je met maximaal vijf gebruikers werken; nu is het aantal gestegen tot 10. Via teamspaces kun je ook zien met wie je samenwerkt.
Asana maakt het ook gemakkelijk om met anderen samen te werken. U kunt bijdragers toevoegen onderaan uw pagina wanneer u een kaart maakt. Bovendien kun je taken toewijzen aan mensen binnen je project, wat betekent dat ze een volledig overzicht krijgen van waar ze aan moeten werken.
Wanneer Asana gebruiken, kunt u ook op kaarten reageren om andere gebruikers op de hoogte te stellen als dat nodig is. U hoeft niet te upgraden naar een betaald abonnement om toegang te krijgen tot deze functie. In Notion en Asana kunt u de @-toets gebruiken om gebruikers te vermelden op pagina's en kaarten die hun aandacht vereisen.
4. Functies voor projectbeheer
Aangezien we Notion en Asana vanuit een projectmanagementperspectief vergelijken, is het alleen maar logisch om te kijken naar de functies die beide apps in dit opzicht bieden. Asana heeft verschillende functies voor projectbeheer waardoor het een uitstekende keuze is voor zowel kleine teams als grote bedrijven.
In Asana kun je deadlines toevoegen aan al je projecten. Zodra je dit hebt gedaan, kun je een volledig overzicht krijgen door naar het gedeelte Mijn taken te gaan. Hier kunt u uw taken organiseren op basis van hun deadline door op de Deadline tabblad.
Wanneer je een kaart maakt in Asana, kun je ook de laatste activiteit bekijken door deze te openen en naar beneden te gaan. En als u upgradet naar een betaald abonnement, kunt u het gedeelte Doelen gebruiken om bij te houden wat u wilt bereiken.
Wanneer u Notion gebruikt, kunt u zien wat er in uw werkruimte is gebeurd door te selecteren Updates > Alles. U kunt ook pagina's toevoegen waarop u met uw team projectworkflows schetst.
5. Compatibiliteit met meerdere apparaten
Als u op meerdere apparaten werkt, wilt u er zeker van zijn dat u uw projectmanagementtools op meer dan één plek kunt gebruiken. Het goede nieuws is dat zowel Notion als Asana goed zijn geoptimaliseerd voor gebruik op verschillende apparaten.
Notion heeft apps beschikbaar voor iOS en Android, en u kunt de tool ook downloaden voor Windows en Mac. Bovendien is Notion geoptimaliseerd voor webbrowsers.
Downloaden: Begrip voor ramen | Mac | iOS | Android (Gratis, in-app aankopen beschikbaar)
Asana heeft ook apps voor iOS- en Android-apparaten, en je kunt ze zowel op smartphones als tablets gebruiken. U kunt de service ook in uw webbrowser gebruiken, terwijl er ook downloadbare apps zijn voor zowel Windows- als Mac-gebruikers.
Downloaden: Asana voor Windows (64-bits) | Windows (32-bits) | Mac | iOS | Android (Gratis, in-app aankopen beschikbaar)
6. Integraties van derden
Of u nu op afstand of persoonlijk werkt, u waarschijnlijk gebruik meerdere apps om uw werk te voltooien. Alles wordt veel gemakkelijker als je deze op één plek groepeert, en je zult opties vinden om dit zowel met Notion als met Asana te doen.
Met Notion kunt u verschillende bekende apps van derden integreren. Slack is een voorbeeld - en als u een ontwerper bent, kunt u uw Figma-projecten binnen Notion bekijken. Andere tools die u kunt integreren, zijn OneDrive, Dropbox en Google Drive.
Asana kan ook worden geïntegreerd met verschillende apps, inclusief Outlook en Gmail. Anderen die u binnen Asana kunt gebruiken, zijn onder andere:
- Adobe Creative Cloud
- Verkoopsteam
- Microsoft Teams
7. Verschillende bestanden uploaden
Mogelijk moet u een brede selectie bestanden uploaden bij het beheren van uw projecten. In Asana kun je externe links opnemen, zoals YouTube-video's. Hiervoor kunt u een voorbeeld ervan bekijken in de app.
Met Asana kun je ook bestanden uploaden vanaf je computer, Google Drive, Dropbox en verschillende andere plaatsen. U kunt audiobestanden, foto's, pdf's en andere bijlagen uploaden.
In Notion kunt u ook externe links toevoegen. Verder kunt u bestanden van uw computer opnemen; als je geen betaald abonnement hebt, is de maximale grootte van elk bestand 5 MB.
8. Prijzen
Ongeacht of u Notion of Asana gebruikt, u vindt tal van handige tools in hun gratis versies. Desalniettemin kunt u indien nodig upgraden.
Als u wilt upgraden naar een betaalde versie van Asana, kunt u het Premium-abonnement krijgen voor $ 10,99 per maand met een jaarlijkse betaling en $ 13,49 als u maandelijks betaalt. Ondertussen kost Business $ 24,99 per maand (jaarlijks) en $ 30,49 als u maandelijks betaalt.
Notion heeft drie betaalde abonnementen: Plus, Business en Enterprise. Plus kost $ 96 per jaar en $ 10 per maand als je een maandelijks abonnement neemt. Ondertussen is Business $ 180 per jaar voor een jaarabonnement en $ 18 als u maandelijks betaalt. U moet contact opnemen met het verkoopteam van het bedrijf voor het Notion Enterprise-plan.
Begrip versus Asana: welke kiest u om uw projecten mee te beheren?
Notion en Asana hebben om goede redenen een geweldige reputatie op het gebied van productiviteit. Deze apps bieden tal van unieke tools waarmee u uw projecten kunt beheren en met anderen kunt samenwerken. U zult ook merken dat het integreren van veel van uw favoriete apps van elders gemakkelijk is.
Zelfs als u niet upgradet naar een betaald abonnement, zult u veel baat hebben bij Notion en Asana. De beste keuze voor u hangt af van uw individuele en zakelijke behoeften, maar het is de moeite waard om ze allebei te proberen om mee te beginnen.
