Het maken van een takenlijst is een effectieve productiviteitshack waarmee u uw aandacht kunt richten op de dingen die er toe doen. U kunt echter overwegen dit aan te vullen met een not-to-do-lijst om uw productiviteit te verbeteren.
Je niet-te-doen-lijst moet bestaan uit laagwaardige taken en gewoonten waar je zelden bewust aan denkt en die je tijd en energie verspillen. Het maken van deze lijst en het vermijden van deze gewoonten zal ruimte maken voor meer vervullende taken. Hoewel uw not-to-do-lijst uiteindelijk aan u is, behandelt dit artikel enkele veelvoorkomende voorbeelden om u op weg te helpen.
1. De hele dag je e-mails checken
Als je het niet leuk vindt om ongelezen of beantwoorde berichten achter te laten, heb je waarschijnlijk de gewoonte om je e-mails de hele dag door constant te checken. Zoveel tijd in je inbox doorbrengen lijkt misschien een productieve gewoonte, maar dat is het niet, tenzij dat is wat je werk vereist.
Een belangrijk probleem met deze gewoonte is dat het je in een reactieve modus plaatst, omdat je je inbox je taken voor de dag laat bepalen in plaats van prioriteit te geven aan je eigen taken. Dit neemt de tijd en focus weg die u zou moeten investeren in zinvollere bezigheden.
Dat gezegd hebbende, zou u moeten overwegen om proactiever om te gaan met uw tijd en inbox door uw e-mailactiviteit in batches te verdelen. Taak batching omvat het groeperen van vergelijkbare taken en er in één keer aan werken, bijvoorbeeld het controleren en beantwoorden van uw e-mails op specifieke tijden van de dag, terwijl de rest van de tijd overblijft voor productieve taken.
2. Multitasking
Een andere gewoonte die zichzelf vermomt als een productiviteitshack, is multitasken. Hoewel het contra-intuïtief, multitasking of, beter gezegd, contextwisseling, kan tijdrovend en ineffectief zijn. Dat komt omdat meerdere dingen tegelijk proberen je hersenen dwingt om constant tussen taken te schakelen, wat vermoeiend kan zijn en kan leiden tot verminderde efficiëntie en nauwkeurigheid.
Single-tasking stelt je daarentegen in staat je te concentreren op één taak en al je energie te besteden aan het voltooien ervan. Dit minimaliseert afleiding, verbetert de concentratie en helpt u individuele taken sneller en met een beter resultaat te voltooien.
3. Ja zeggen tegen onnodige vergaderingen
De volgende gewoonte om toe te voegen aan je not-to-do-lijst is ja zeggen tegen onnodige vergaderingen. Door elke vergadering die op je pad komt te accepteren, raakt je agenda snel vol, waardoor je weinig tijd overhoudt om dingen voor elkaar te krijgen.
Probeer eerst het doel van elke bijeenkomst in twijfel te trekken en ontdek of deze onmisbaar is. Sommige vergaderingen kunnen worden vervangen door snelle oproepen, e-mails of chatberichten. Als de vergadering nodig is, zorg er dan voor dat deze een duidelijke agenda en tijdlijn heeft en probeer deze zo kort mogelijk te houden. Door selectief te zijn met de vergaderingen die u accepteert, kunt u tijd vrijmaken in uw dag en kunt u zich concentreren op zinvollere taken.
Sociale media zijn een geweldig hulpmiddel om contact te maken met uw collega's en op de hoogte te blijven, maar het kan ook eist een tol van uw productiviteit wanneer u zich constant in eindeloze konijnenholen bevindt nieuwsfeeds. Dit is een moeilijke gewoonte om te doorbreken, aangezien je je misschien pas na een paar uur realiseert dat je het doet.
Naar overwin je hersenloze scrollgewoonte, moet u herkennen en verwijderen waardoor het wordt geactiveerd. Enkele van de meest voorkomende boosdoeners zijn meldingen en het gevoel iets te missen. Zodra u de triggers heeft geïdentificeerd en verwijderd, kunt u gebruikmaken van tools die u kunnen helpen uw tijd op sociale media-apps te minimaliseren, zoals Schermtijd om uw iPhone-gebruik te verminderen of Focusmodus op Android.
5. Tijd verspillen aan alledaagse/repetitieve taken
Alledaagse taken nemen kostbare tijd en middelen in beslag die u zou kunnen gebruiken voor andere, belangrijkere taken, en ze zijn de volgende vermelding op onze niet-te-doen-lijst. Deze taken kunnen gemakkelijk onder de radar blijven, maar ze tellen snel op en kunnen een grote tijdverspilling zijn. Enkele voorbeelden van alledaagse taken zijn gegevensinvoer, transcriberen van videovergaderingen, en het handmatig plannen van berichten op sociale media, om er maar een paar te noemen.
Er zijn verschillende manieren om de hoeveelheid tijd die u besteedt aan alledaagse taken te verminderen, zoals het delegeren van taken aan iemand anders, het uitbesteden aan een externe service of het gebruik van automatiseringstools om repetitieve taken aan te pakken. Een of meer van deze strategieën kunnen u helpen tijd te besparen en uw energie vrij te maken voor taken met meer impact.
6. Je telefoon gebruiken in bed
Hoewel het misschien niet zo erg klinkt, is het gebruik van je telefoon in bed een smartphone-gewoonte die uw productiviteit kan belemmeren. Het gebruik van uw smartphone als eerste in de ochtend of als laatste in de avond kan verschillende nadelige effecten hebben.
Het blauwe licht dat door je telefoon wordt uitgestraald, kan bijvoorbeeld de aanmaak van melatonine verstoren, een hormoon dat helpt bij het reguleren van slaapcycli. Bovendien kan het checken van het nieuws of sociale media 's ochtends een negatieve toon zetten voor de rest van je dag.
Met dit in gedachten is het essentieel om een telefoonvrije zone in je slaapkamer te creëren. Dit zal uw slaapkwaliteit helpen verbeteren en u in staat stellen uw dag productiever te beginnen. U kunt uw toevlucht nemen tot andere activiteiten, zoals een fysiek boek lezen, in een dagboek schrijven voordat u naar bed gaat en een ouderwetse wekker gebruiken om u wakker te maken.
7. Geen prioriteit geven aan uw taken
Het is allemaal goed en wel om een plan voor je dag te hebben door je taken op je takenlijst te zetten, maar als je er geen prioriteit aan geeft, is de kans groot dat je de belangrijkste niet op tijd bereikt. Idealiter zou u ernaar moeten streven uw meest productieve uren te besteden aan uw meest uitdagende en belangrijke taken. Deze aanpak zorgt ervoor dat u het meeste uit uw dag haalt en geen belangrijke deadlines mist.
Een van de beste manieren om maak je to-do-lijstjes met behulp van de Eisenhower-matrix. Dit eenvoudige raamwerk helpt u te bepalen welke taken prioriteit moeten krijgen op basis van hun urgentie en belang. Zodra u uw topprioriteiten heeft geïdentificeerd, kunt u zich eerst concentreren op het aanpakken ervan, waarna de rest van uw taken kan volgen.
Automatiseer taken met een lage waarde en elimineer onproductieve gewoonten om de productiviteit te verhogen
Het ontwikkelen van een gepersonaliseerde not-to-do-lijst is een effectieve strategie die u kan helpen focussen op uw meest essentiële taken en uw productiviteit een boost kan geven.
Door taken met een lage waarde te delegeren, uit te besteden of te automatiseren en onproductieve gewoonten achterwege te laten, kunt u meer ruimte creëren voor de dingen die voor u het belangrijkst zijn en het meeste uit uw dag halen. U kunt deze lijst als inspiratie gebruiken om uw niet-te-doen-lijst te maken en tijdverspillers uit uw dagelijkse routine te verwijderen.