Als je worstelt met deadlines, de neiging hebt om veel uit te stellen of snel wordt afgeleid door een willekeurige melding; u bent mogelijk het slachtoffer van de wet van Parkinson. De wet van Parkinson legt uit dat hoe meer tijd we krijgen voor een bepaalde taak, hoe meer tijd het zal kosten om deze te voltooien.
Dit is de reden waarom uitstelgedrag zo vaak voorkomt. Maar hoe overwin je het? Voordat we kunnen praten over het overwinnen van de wet van Parkinson, is het belangrijk om de aard ervan te begrijpen en waarom deze zo vaak voorkomt.
Wat is de wet van Parkinson?
De wet van Parkinson is een adagium, beroemd bedacht door Cyril Northcote Parkinson, een Britse zeehistoricus. Er staat dat:
Het is een alledaagse observatie dat het werk zich uitbreidt om de beschikbare tijd voor de voltooiing ervan te vullen.
Om het concept te begrijpen, overweeg een persoon die belast is met het schrijven van een essay binnen een deadline van 48 uur. De persoon verzamelt op de eerste dag relevante gegevens voor onderzoek en vormt een schets. De volgende keer gaan ze aan de slag en schrijven ze de eerste versie van het essay.
Naarmate de deadline nadert, met nog een paar uur te gaan, zullen ze het concept redigeren, proeflezen en uiteindelijk indienen. Wat als de persoon een deadline van 24 uur kreeg? Het is heel goed mogelijk dat de persoon het toegewezen essay gemakkelijk binnen 24 uur zou hebben geschreven, zonder aan kwaliteit in te boeten.
Bedenk nu eens hoe vaak u vergelijkbare omstandigheden bent tegengekomen. U kunt waarschijnlijk verschillende gevallen bedenken waarin u een taak met een langere deadline kreeg. Maar in plaats van de taak te voltooien binnen de tijd die nodig was om de taak te voltooien, nam u alle beschikbare tijd (volgens de deadline) om de taak te voltooien.
De wet van Parkinson gebruiken om uw productiviteit te maximaliseren
Hoewel de wet van Parkinson alomtegenwoordig en schijnbaar onvermijdelijk is, kunt u er uw voordeel mee doen door te bepalen hoe u uw tijd besteedt. Hier zijn een paar strategieën die u kunt gebruiken om de wet van Parkinson te omzeilen en productiever te worden:
1. Stel SMART-doelen in
Mensen hebben de neiging om te verslappen en meer uit te stellen als ze niet het gevoel hebben dat hun werk belangrijk is. Een andere belangrijke oorzaak van uitstelgedrag is onzekerheid over de vervolgstappen. Als je niet weet wat je gaat doen als je eenmaal een project hebt voltooid, zul je de voltooiing waarschijnlijk uitstellen.
Daarom is het belangrijk om SMART doelen stellen om de wet van Parkinson te overwinnen. Als je een specifiek en in de tijd beperkt doel voor ogen hebt, ben je enthousiaster om eraan te werken en bewuster met je tijd en andere middelen om te gaan.
2. Plan effectief
We kennen allemaal het belang van planning. Het helpt ons bewust te blijven van hoe we onze tijd besteden, waardoor de negatieve impact van de wet van Parkinson wordt geminimaliseerd. Voor een effectieve planning en planning kunt u gebruik maken van agenda-apps om taken in te plannen.
U moet echter altijd een sluitingstijd in uw schema opnemen. Een aangewezen sluitingstijd (voor de dag) geeft u een gevoel van urgentie en u bent gedwongen om uw taken voor de dag binnen dat tijdsbestek te voltooien.
Als je geen vaste sluitingstijd hebt, heb je het gevoel dat je meer tijd hebt en raak je waarschijnlijk afgeleid of werk je langzaam. Je zegt tegen jezelf dat je het goed zult maken door 's nachts meer uren toe te voegen, dus "het werk uitbreiden".
De wet van Parkinson komt het hardst aan als je een enorm project hebt met een lange deadline. Een langere deadline betekent dat je meer tijd hebt om te ontspannen en afgeleid te worden. Om dat te voorkomen, moet u het project opsplitsen in kleinere taken. Stel nu tussentijdse deadlines in voor elk van de kleinere taken en plan ze dienovereenkomstig in.
Een groot project opsplitsen in kleinere taken maakt het minder ontmoedigend en beter uitvoerbaar; zodat je minder snel uitstelt. Bovendien, door jezelf kortere en directere deadlines te geven, geef je jezelf niet veel tijd. Omdat er niet veel tijd over is, voel je een gevoel van urgentie dat je motiveert om de taken af te ronden.
4. Tijd bijhouden
Het is waarschijnlijk dat uw schattingen aanvankelijk onnauwkeurig zullen zijn. Je zou jezelf 3 uur kunnen geven voor een project. Maar terwijl je eraan werkt, merk je dat je nog 2 uur nodig hebt om het te voltooien. Als dat gebeurt, past u gewoon uw schema aan en geeft u uzelf extra tijd. Door nauwkeurige deadlines voor uw projecten in te stellen, kunt u ze effectief plannen. Daarvoor kunt u beginnen met het bijhouden van de tijd die nodig is om elk project te voltooien.
Er zijn meerdere geweldige tijdregistratie-apps die u kunt gebruiken om bij te houden hoeveel tijd een bepaald project kost. Als je een tijdregistratie-app gebruikt, heb je toegang tot het tijdlogboek en kun je zien hoeveel tijd je nodig hebt gehad om verschillende projecten te voltooien. Dit helpt om betere schattingen te maken en realistischere deadlines voor uw projecten vast te stellen en voorkomt dat u tijd verspilt.
5. Gebruik timeboxing
Als we iets gedaan moeten krijgen, denken we niet na over hoeveel tijd het zal kosten om het project te voltooien. In plaats daarvan denken we na over hoeveel tijd we krijgen voor het project. Dat is waar de wet van Parkinson om de hoek komt kijken. Als de gegeven tijd voor de toegewezen taak meer is dan de vereiste tijd, hebben we de neiging om de taak uit te stellen tot de laatste minuut.
Gebruik timeboxing om dat te voorkomen. Timeboxing houdt in dat je nadenkt over hoeveel tijd een bepaald project nodig heeft om een taak te voltooien, een zelfopgelegde deadline (een timebox) instellen op basis van de benodigde tijd voor de taak, en zich daaraan houden Het.
Stel dat je drie dagen de tijd hebt om een project af te ronden. Na evaluatie merk je dat het binnen drie uur kan worden gedaan. Stel een deadline van 3 uur in voor het project en streef ernaar om het binnen het tijdsbestek te voltooien. Met timeboxing wordt u zich meer bewust van hoe en waar u uw tijd gebruikt. Als er een naderende deadline in je hoofd zit, zul je minder snel uitstellen.
6. Gebruik de Pomodoro-techniek
Net als timeboxing kan dat gebruik de Pomodoro-methode om productiever te worden en de wet van Parkinson verslaan. De Pomodoro-methode bestaat uit korte, maar intensieve werksessies met korte pauzes ertussen.
Bij de Pomodoro-methode denk je niet aan de werkelijke deadline voor de taak, maar aan de 25 minuten die je jezelf hebt opgelegd. Dit neemt de mogelijkheid weg dat de wet van Parkinson actie onderneemt. Zo kun je de Pomodoro-techniek gebruiken:
- Maak een to-do lijst, in volgorde van prioriteit.
- Zet een timer op 25 minuten.
- Begin te werken aan de taak met de hoogste prioriteit totdat de timer afgaat.
- Neem een pauze van 5 minuten.
- Herhaal vier sessies van 25 minuten.
- Neem een pauze van 30 minuten.
Hoewel u een timer op uw telefoon of laptop kunt gebruiken, zijn er speciale apps voor de Pomodoro-techniek dat maakt het veel gemakkelijker en effectiever.
Krijg meer gedaan in minder tijd
U hoeft niet vanaf de eerste dag met al deze strategieën te beginnen; je kunt er een of twee kiezen en ze zo effectief mogelijk doen. De kunst is om je bewust te worden van hoe je je tijd gebruikt en om te voorkomen dat de wet van Parkinson "je werk uitbreidt".
Als je het eenmaal onder de knie hebt, kun je meer van deze strategieën in je routine opnemen. Maar stop daar niet alleen! U kunt meer leren over manieren om uw productiviteit te verhogen en meer gedaan te krijgen in minder tijd.
