Hoe de Ivy Lee-methode te gebruiken in Microsoft To Do

Het is normaal om naar je takenlijst te kijken en je af te vragen waar je moet beginnen. Met zoveel op de agenda kan het een uitdaging zijn om elke ochtend een startpunt te kiezen, om nog maar te zwijgen van stressvol.

Door de Ivy Lee-methode te gebruiken om je taken te plannen, weet je precies waar je elke dag moet beginnen. En door het te combineren met de eenvoudige checklistlay-outs in Microsoft To Do, krijgt u een solide taakbeheerproces. Wil je leren hoe? Eerst duiken we in een korte uitleg van de Ivy Lee-methode.

Wat is de Ivy Lee-methode?

De Ivy Lee-methode is een uitstekende manier om de stress uit de dagelijkse planning te halen. Hier is een kort overzicht van hoe het werkt:

• Schrijf elke avond zes taken op om je de volgende dag op te concentreren.
• Zet ze op volgorde, waarbij items met een hogere prioriteit bovenaan staan.
• Werk de volgende dag uw lijst af en vink items af terwijl u bezig bent.
instagram viewer
• Als je je lijst afmaakt, vermijd dan het toevoegen van meer taken - gebruik misschien de tijd om kleinere dingen in te halen of wat ontspanning.
• Wat er ook nog op je lijst staat, neem het mee naar de volgende dag terwijl je je nieuwe lijst schrijft.

Het idee is dat je precies weet waar je de volgende dag moet beginnen en welke taak daarna komt. als jij vergelijk Apple Herinneringen, Google Keep en Microsoft To Do, zult u merken dat ze allemaal een checklist-indeling bieden. Maar de laatste lijkt dankzij de Ivy Lee-methode bedoeld te zijn Mijn dag En Taken lijst weergaven.

Je vraagt ​​je misschien af ​​wat er gebeurt met al je andere taken, de zes die niet op de dagelijkse lijst staan. My Day en Tasks werken samen om te voorkomen dat dingen tussen wal en schip vallen. Mijn dag is uw dagelijkse lijst en Taken is voor al het andere. Je kunt dit je achterstand noemen.

Een achterstand creëren in Microsoft To Do

In een backlog bewaar je al je to-do's. Het klinkt misschien een beetje chaotisch, maar het is niet nodig om te gedetailleerd te worden. Denk aan werktaken, klusjes en projecten die geen deel uitmaken van uw dagelijkse routine. Bijvoorbeeld een rapport proeflezen of een marketingvoorstel schrijven, je e-mails niet checken of de afwas doen.

Wanneer je meer te weten komt over de taak, voeg je deze toe aan je backlog waar deze niet zal worden vergeten, geen afleiding zal zijn en op elk moment gemakkelijk toegankelijk is.

De perfecte plaats voor uw achterstand in Microsoft To Do is op het tabblad Taken. Je vindt het in de zijbalk aan de linkerkant. Het maken van een takenlijst is hier net zo eenvoudig als het typen van de items die u in de lijst wilt opnemen voeg een taak toe veld en druk op Enter.

Als u meer details aan taken wilt toevoegen, klikt u op degene die u wilt uitvouwen en er wordt een rechterzijbalk geopend. Hier kan je:

• Voeg de taak toe aan uw lijst Mijn dag.
• Maak herinneringen.
• Geef je taak een vervaldatum.
• Zet het op herhalen, waardoor het een dagelijkse, wekelijkse, maandelijkse, jaarlijkse of aangepaste taak wordt.
• Categoriseer uw taken.
• Voeg een bestand toe.
• Schrijf een briefje.

U hoeft niet al te gedetailleerd te zijn, maar u wilt wel voldoende informatie over de taak opnemen om de details later te onthouden. Dit is vooral belangrijk voor items die een tijdje op je backlog kunnen blijven staan.

Zodra je al je to-do's hebt opgesomd, gebruik je je backlog om je dagelijkse to-do-lijst te plannen.

Uw dagelijkse takenlijst schrijven in Microsoft To Do

Net als de backlog biedt Microsoft To Do de perfecte plek voor je dagelijkse lijst, de Mijn dag tabblad. Je vindt het in de linkerzijbalk bovenaan. Het is belangrijk om te onthouden dat uw lijst automatisch wordt gewist zodra de datum verandert, dus u wilt geen items verplaatsen terwijl u kiest wat u de volgende dag wilt doen.

In plaats daarvan, terwijl je items in je backlog beoordeelt, klik je op de ster op de zes items waaraan je wilt werken.

Klik 's ochtends op de taken die u wilt verplaatsen en selecteer deze Voeg toe aan mijn dag om dit te doen. Ze blijven ook in je achterstand of het tabblad Taken met het label Mijn dag. Wanneer Microsoft To Do alle onvoltooide items wist, kun je ze snel weer terugvinden, dankzij de sterren die je er eerder op hebt geplaatst.

Het zou zeker gemakkelijker zijn als uw lijst niet elke avond zou worden gewist, maar dit geeft u de tijd om uw taken 's ochtends te herzien en ook elke dag opnieuw te beginnen. Binnen uw Mijn dag tab, kunt u de items hierheen klikken en slepen om ze te prioriteren. Je kunt ook een aantal items op je backlog nog eens bekijken door te klikken Suggesties in de rechterbovenhoek.

Wanneer u een taak afvinkt, vindt u deze terug in de Voltooid gedeelte van uw tabblad Taken. Daarnaast kunt u de Voltooid slimme lijst in uw instellingen - het tandwiel in de rechterbovenhoek van uw scherm - om uw voltooide taken in de zijbalk weer te geven.

Mogelijk vindt u een ander aantal taken dat voor u werkt. Geen probleem als je er niet elke dag zes kunt vinden, vooral als je weet dat je er niet zoveel zult voltooien.

Slimme lijsten om te gebruiken naast de Ivy Lee-methode in Microsoft To Do

Er zijn vele productieve manieren om Microsoft To Do te gebruiken. Naast de eenvoudige takenlijstlay-outs, biedt Microsoft To Do slimme lijsten om u te helpen georganiseerd te blijven en dingen voor elkaar te krijgen. Deze zijn vooral handig als u extra lijsten wilt bewaren voor herinneringen, ideeën of willekeurige dingen om te voorkomen dat ze uw takenlijst of achterstand onoverzichtelijk maken.

Dit is wat ze doen:

• Belangrijk- door op de ster naast een item te klikken, wordt het als belangrijk beoordeeld. Microsoft To Do rondt deze taken vervolgens af naar het tabblad Belangrijk in de app, zodat u ze allemaal op één plek kunt vinden. Dit is vooral handig als uw backlog lang is en u uw items met een ster snel wilt vinden.
• Gepland—Microsoft To Do verzamelt ook alle items waaraan u een datum toewijst op het tabblad Gepland. Hier vind je je taken in groepen zoals Vandaag, Morgen, Volgende week, En Later.
• Toegewezen aan mij: als u samenwerkt met anderen in Microsoft To Do of Microsoft Planner, kunt u hier ook controleren op taken die zij aan u hebben gedelegeerd.
• Alle—deze slimme lijst toont elke taak die u maakt in Microsoft To Do.
• Voltooid—een plek voor al je voltooide taken. Zodra je een item hebt afgevinkt, kun je het hier of in de vinden Voltooid gedeelte van zijn lijst.

Als je niet wilt dat een of meer van deze in je zijbalk verschijnen, kun je ze uitschakelen in je instellingen onder het tandwielpictogram in de rechterbovenhoek. Bovendien kunt u lege slimme lijsten automatisch verbergen en zijbalktitels verbergen voor verbonden apps—Planner En Gemarkeerde e-mail.

De mogelijkheid om te verbergen wat u niet gebruikt, zorgt voor meer focus op de functies die u wel gebruikt. Op die manier besteedt u alleen aandacht aan wat het belangrijkste is en worden taken minder snel over het hoofd gezien of vergeten.

Voorkom dat taken tussen wal en schip vallen met Microsoft To Do

Microsoft To Do voelt bijna alsof de ontwikkelaars de Ivy Lee-methode in gedachten hadden. De tabbladen Taken en Mijn dag werken samen om u een naadloze dagelijkse lijst te bieden die het plannen een fluitje van een cent zal maken. Als u uw takenlijst onderweg mee wilt nemen, hoeft u alleen maar de mobiele app te downloaden. Beter nog, Microsoft To Do is gratis beschikbaar met een Microsoft-account.