9 Microsoft Word-tips om uw collegeopdracht sneller te bewerken

Opdrachten op hogeschool- en universiteitsniveau zijn onderzoeksintensief en er wordt vaak van je verwacht dat je verslagen maakt met een aanzienlijk aantal pagina's. Net als je denkt dat je klaar bent met het produceren van het vereiste aantal woorden, is de volgende stap net zo uitdagend en tijdrovend: bewerken.

Van sneltoetsen tot eenvoudige, ingebouwde functies zoals Zoeken en Vervangen en de automatische tabel van inhoud, hier zijn enkele tips die je kunt gebruiken om je collegeopdracht efficiënter te bewerken en op te maken Microsoft Word.

1. Laat Alinea-afstand als laatste stap staan

Laten we eerst op de goede weg beginnen. Als je een essay of rapport van 3000 woorden voor de boeg hebt, is het verleidelijk om dubbele spaties in te stellen als je maar een paar zinnen of hoogstens een alinea schrijft. Het geeft de geruststellende illusie dat je meer werk hebt verzet dan je in werkelijkheid hebt gedaan.

Maar om efficiënter te zijn in de laatste bewerkingsfase, is het het beste om de alinea-afstand als laatste stap te behouden. Op deze manier bespaart u tijd omdat u niet veel meer op en neer hoeft te scrollen dan nodig is tijdens het navigeren door verschillende secties en pagina's van uw tekst.

2. Leer sneltoetsen op het toetsenbord te gebruiken

Sneltoetsen maken het bewerken en formatteren veel sneller in vergelijking met het gebruik van een muis. Als u bijvoorbeeld uw muis gebruikt om enkele woorden te selecteren, mist u waarschijnlijk een letter of twee en moet u opnieuw markeren, of doorschieten en een punt toevoegen wanneer dat niet nodig is.

In dit geval kunt u tekst nauwkeurig selecteren met behulp van Ctrl + Verschuiving, en de linker en rechter pijl toetsen in Windows. Er zijn veel meer Microsoft Word-sneltoetsen waarmee u de meeste bewerkingen op het toetsenbord kunt uitvoeren, zonder dat u hoeft over te schakelen naar uw muis of trackpad. Onderschat niet hoeveel tijd u bespaart met deze methode!

Wanneer u een doorlopende tekst leest, kunnen de lege kop- en voetteksten storend aanvoelen. Voor een vlottere lees- en bewerkingservaring verbergt u de kop- en voetteksten om alle pagina's samen te voegen.

Beweeg uw cursor over de grijze ruimte tussen uw huidige pagina en de volgende en dubbelklik. Wanneer het nodig is gebruik de kop- en voetteksten in Microsoft Word nogmaals, maak ze zichtbaar door uw cursor over de paginascheidingslijn te bewegen en te dubbelklikken.

4. Vouw de koppen en subkoppen samen

Voor lange opdrachten in rapportstijl splitst u uw inhoud waarschijnlijk op in koppen en subkoppen. Terwijl u van de ene sectie naar de volgende gaat, of tussen secties springt om te herschrijven en te bewerken, kunt u gemakkelijker door uw tekst bladeren door de koppen samen te vouwen.

Plaats de muisaanwijzer op de titel van de kop en klik vervolgens op de driehoekje dat ernaast verschijnt om de inhoud te verbergen. Als u alle koppen in één keer wilt verbergen, klikt u met de rechtermuisknop op een willekeurige kop en selecteert u Uitvouwen/samenvouwen > Alle koppen samenvouwen.

5. Sorteer referenties automatisch op alfabetische volgorde

De lijst met geciteerde werken is een essentieel onderdeel van elke opdracht in het hoger onderwijs en wordt gewoonlijk op alfabetische volgorde gesorteerd. Je hebt waarschijnlijk referenties aan de lijst toegevoegd zoals je ze in je essay citeert, maar als het gaat om sorteren aan het einde, is het onhaalbaar en tijdrovend om ze handmatig te sorteren. U kunt ze eenvoudig automatisch sorteren in Microsoft Word.

Selecteer al je referenties en ga naar de Thuis tabblad. Onder de Paragraaf sectie, klik op de Soort pictogram (A en Z, met een neerwaartse pijl). In de Sorteer op veld, kies Alinea's. In de Type veld, selecteer Tekst. Selecteer vervolgens Oplopend en klik OK. De lijst wordt nu alfabetisch gesorteerd.

U kunt echter een aantal uitschieters opmerken. Als sommige verwijzingen bijvoorbeeld beginnen met symbolen in plaats van een letter, zullen ze waarschijnlijk allemaal helemaal bovenaan worden geplaatst. Dit zijn de weinige die u vervolgens handmatig opnieuw in uw lijst moet plaatsen.

6. Gebruik Zoeken en vervangen om spelfouten te voorkomen

Of het nu gaat om studieboeken of tijdschriftartikelen, elke student is waarschijnlijk auteurs tegengekomen met achternamen die een beetje lastig te spellen zijn. Het steeds opnieuw typen van de naam voor elk citaat in de tekst is vatbaar voor menselijke fouten. Om spelfouten te voorkomen, kunt u Zoeken en vervangen gebruiken.

Gebruik eerst een unieke afkorting als tijdelijke aanduiding wanneer u uw opdracht schrijft. Ik raad aan om een ​​nummer in deze afkorting op te nemen. Dit komt omdat als je afkorting alleen uit letters bestaat, de kans bestaat dat deze korte combinatie van letters ergens anders, als onderdeel van een woord, in je essay is verschenen.

Als je klaar bent met de lichaamsinhoud, is het tijd om de afkorting te vervangen door de eigenlijke achternaam. In de Thuis tabblad, klik Vervangen in de Bewerken tabblad. In de Vind wat typ uw afkorting. In de Vervangen door Typ de werkelijke naam van de auteur. Dan klikken Vervang alles. Al uw afkortingen worden nu vervangen door de juiste achternaam van de auteur.

7. Plaats uw afbeelding in een onzichtbare tabel

Als je het opmaken van afbeeldingen in Microsoft Word nog niet helemaal onder de knie hebt, is hier een eenvoudig alternatief dat helpt garandeer dat je afbeelding er niet voor zorgt dat je tekst op rare plaatsen uiteenvalt: plaats je afbeelding in een onzichtbare tafel.

Ga naar het gedeelte van de tekst waar u uw afbeelding wilt laten verschijnen. druk op Binnenkomen om naar een nieuwe alinea te gaan. Ga naar de Invoegen tabblad, klik Tafelen selecteer een vak om een ​​1x1-tabel te maken. Klik met de cursor in uw tabel Afbeeldingen > Afbeelding invoegen > Dit apparaat om uw foto in het document te uploaden.

U kunt het formaat van uw afbeelding in de tabel wijzigen. Als je tevreden bent, markeer je de tafel en ga je naar de Tafel ontwerp tabblad, klik Grenzen > Geen grens. De zwarte tafelrand verdwijnt dan. Je afbeelding lijkt nu perfect tussen twee alinea's tekst te passen.

8. Heb een overzicht van meerdere pagina's tegelijk

Als u bijna klaar bent met bewerken, kunt u het beste door alle pagina's bladeren om er zeker van te zijn dat er geen vreemde lege pagina's, afzonderlijke secties of onjuiste afbeeldingsweergaven zijn. Maar als u meer dan 20 pagina's aan inhoud heeft, is het gewoon duizelingwekkend om snel door zoveel inhoud te scrollen.

Ga in plaats daarvan naar de Weergave tabblad. In de Zoom sectie, klik Meerdere pagina's. Dit zoomt uit op uw Microsoft Word-document, zodat u twee of drie pagina's tegelijk kunt bekijken. U kunt ook rechtsonder op de schuifregelaar Zoomen klikken om nog meer uit te zoomen en meer pagina's tegelijk te bekijken.

9. Maak automatisch een inhoudsopgave

Een van de laatste opdrachtonderdelen is de inhoudsopgave. Als u elke kop handmatig hebt ingetoetst, typt u een regel met punten die eindigen op de kop overeenkomstig paginanummer, en het genoemde paginanummer zelf dubbel controleren, het is tijd om Microsoft Word te laten omgaan met de taak.

Zorg er eerst voor dat u de juiste stijl op uw koppen hebt toegepast. U kunt dit controleren door op elke kop te klikken en te zien welke stijl is geselecteerd in de Thuis tabblad. Dan, nummer de pagina's van uw Microsoft Word-document.

Ga ten slotte naar de lege pagina waar u uw inhoudsopgave wilt invoegen. Ga naar de Referenties tabblad, klik op Inhoudsopgaveen selecteer een van de Automatische tabellen. Microsoft Word genereert direct een inhoudsopgave voor u.

Verbeter uw bewerkingsproces in Microsoft Word

Door bovenstaande tips toe te passen, kunt u uw opdracht sneller en effectiever herzien zonder last te krijgen van oogvermoeidheid. Verminder het overmatig scrollen en andere handmatige taken die automatisch door Microsoft Word kunnen worden uitgevoerd.

Bovendien betekent het besparen van tijd bij het bewerken dat je nog meer tijd hebt om je essays grondig te proeflezen en te beoordelen, waardoor je essays en rapporten van hogere kwaliteit kunt produceren.