ClickUp is een krachtige tool voor het beheren van taken, projecten en meer. Maar wist je dat je het nog krachtiger kunt maken met automatisering? Hier is hoe.

ClickUp is een robuuste tool voor taak- en projectbeheer en u kunt het nog krachtiger maken met workflowautomatisering. Met deze functie hoeft u geen saaie en repetitieve taken uit te voeren - ClickUp doet het zware werk voor u.

Het enige dat u hoeft te doen, is geautomatiseerde instructies instellen om uit te voeren wat u moet doen. Dit voorkomt fouten, versnelt uw workflow en bespaart tijd om u te concentreren op de dingen die er echt toe doen. En weet je wat het leukste is? Er is geen codeerervaring vereist!

Laten we dus dieper in ClickUp-automatisering duiken en kijken hoe het uw productiviteitsspel kan verbeteren.

Wat is ClickUp-automatisering?

De Klik op Automatiseringstool is een krachtige set functies waarmee u repetitieve taken kunt automatiseren en uw workflow kunt stroomlijnen. Elke automatisering die in ClickUp is gemaakt, bestaat uit drie componenten: een trigger, een voorwaarde en een actie.

instagram viewer

1. Trekker

De gebeurtenis die de automatisering activeert. Een trigger kan van alles zijn, van het maken van een nieuwe taak tot het aankomen op een vervaldatum.

2. Conditie (optioneel)

Extra besturingselementen kunnen aan de trigger worden toegevoegd - en waaraan moet worden voldaan - om de automatisering te activeren. U wilt bijvoorbeeld een taak alleen automatiseren als deze is toegewezen aan een bepaald teamlid of een specifieke vervaldatum heeft.

3. Actie

Dit is wat er zal gebeuren als aan de trigger en voorwaarden is voldaan. Dit kan van alles zijn, van het verzenden van een e-mailmelding tot het bijwerken van de status van een taak. U kunt zoveel acties instellen als u wilt.

Hoe ClickUp-automatiseringen te activeren

Voordat u automatisering in uw ClickUp-werkruimte kunt instellen, moet u inschakelen Automatiseringen in Klik op Apps. U hebt toegang tot ClickApps via de navigatie in de hoofdzijbalk of de navigatie bovenaan in uw werkruimte.

1. Klik op uw profiel icoon op het navigatiepaneel aan de zijkant.

2. Selecteer Klik op Apps uit het pop-upmenu.

Toegang tot ClickApps vanuit uw werkgebied

1. Klik op de vervolgkeuzepijl van de Aanpassen knop in de rechterbovenhoek van uw werkruimte.

2. Selecteer Klik op Apps uit de vervolgkeuzelijst.

Zorg ervoor dat wanneer de ClickApps-pagina wordt geopend Automatisering is ingeschakeld. Klik dan op de RUG knop om terug te gaan naar de vorige pagina.

Hoe een basis ClickUp-automatisering in te stellen

Voordat u een ClickUp-automatisering instelt, moet u ervoor zorgen dat u zich in de specifieke ruimte, map of lijst bevindt waarop u de automatisering wilt toepassen.

Als u nieuw bent bij ClickUp en het verschil wilt begrijpen tussen werkruimten, ruimtes, mappen en lijsten, dit beginnershandleiding voor ClickUp-terminologie zal u helpen eventuele twijfels en verwarring weg te nemen.

Nu u automatisering hebt ingeschakeld, wordt de Aanpassen knop in uw werkgebied verandert in Automatiseren, waarop u kunt klikken om de automatiseringspagina te openen.

Klik in de vervolgkeuzelijst op Automatisering toevoegen.

Gebruik automatiseringssjablonen om een ​​automatisering te maken

Net zoals je kunt voeg de projectsjablonen van ClickUp toe aan uw werkruimte om snel aan de slag te gaan met uw projectplannen, kunt u ook kiezen uit een bibliotheek met automatiseringssjablonen om uw eerste automatisering op te zetten. Deze sjablonen zijn gegroepeerd onder Categorieën En Integraties in het linkerdeelvenster van de pagina Automatiseringen.

Hoewel de automatiseringen onder Categorieën eenvoudig zijn en alleen interne wijzigingen beïnvloeden, kunt u met die onder Integraties directe wijzigingen aanbrengen met betrekking tot externe apps. Momenteel ondersteunt ClickUp alleen directe automatiseringen met de volgende apps:

  • Bugsnag
  • kalender
  • E-mail
  • GitHub
  • Hubspot
  • Twilio

U kunt dus een van de automatiseringsgroepen selecteren in het linkerdeelvenster, vervolgens een specifieke automatisering kiezen die verband houdt met de groep aan de rechterkant, deze aanpassen aan uw behoeften en deze opslaan.

Maak automatiseringen vanuit het niets

U kunt er ook voor kiezen om vanuit het niets aangepaste automatiseringen te maken. Klik om te beginnen op de + Aangepaste animatie knop in de rechterbovenhoek van de automatiseringspagina.

Onder de Wanneer sectie, moet u een triggergebeurtenis instellen (gemarkeerd als "1" in de onderstaande afbeelding). Enkele van de beschikbare triggeropties zijn:

  • Taak gemaakt,
  • Toegewezen veranderingen,
  • Statuswijzigingen,
  • prioriteitswijzigingen,
  • Vervaldatum wijzigingen,
  • Begindatum wijzigingen, enz.

U kunt ervoor kiezen om voorwaarden op te geven (gemarkeerd als "2" in de afbeelding hierboven) waaraan moet worden voldaan - in dit geval geen - om de actie(s) te starten.

En onder de Dan sectie, voeg de acties toe (gemarkeerd als "3") die moeten plaatsvinden zodra aan de triggergebeurtenis en voorwaarden is voldaan. Enkele van de acties waaruit u kunt kiezen, zijn:

  • Maak een taak,
  • Maak een subtaak,
  • Wijzig prioriteit,
  • Toegewezenen wijzigen,
  • Voeg een reactie toe,
  • Verwijder taak, enz.

Als u klaar bent, klikt u op de Creëren knop om de automatisering op te slaan en te activeren.

Houd er rekening mee dat u met de gratis en onbeperkte abonnementen van ClickUp geen voorwaarden en meer dan één actie aan uw automatiseringsconfiguratie kunt toevoegen. U moet het Business-, Business Plus- of Enterprise-abonnement kopen om deze beperking te verwijderen.

Hoe u uw ClickUp-automatiseringen kunt beheren

Bij het opzetten van nieuwe automatiseringen vindt onder de Bladeren tabblad, het beheer van uw automatiseringen gebeurt onder de Beheren tabblad.

Wanneer u hier bent, kunt u een beschrijving aan uw automatisering toevoegen (gemarkeerd als "1") om de functie ervan uit te leggen of context te geven aan iemand anders die uw werkruimte bekijkt. U kunt de automatisering ook uitschakelen (gemarkeerd als "2") om deze te pauzeren zonder te verwijderen.

Wanneer u de automatisering aanwijst, kunt u deze dupliceren, bewerken of verwijderen.

Als u met lange lijsten met automatiseringen werkt, maakt ClickUp het gemakkelijk om ze te vinden door meerdere filteropties te bieden.

Ten eerste kun je filteren op Actief En Inactief automatiseringen. Wanneer u een actieve automatisering uitschakelt, gaat deze onder de inactieve sectie.

U kunt de automatiseringen ook filteren op de ruimtes, mappen of lijsten waarin ze zijn gemaakt.

Ten slotte kunt u filteren op de trigger, voorwaarde of actie van de automatiseringen en ook op de persoon die deze voor het laatst heeft bijgewerkt of gewijzigd.

Hoe u uw automatiseringsgebruik kunt volgen

Hoewel u in ClickUp onbeperkte automatiseringen kunt maken, is het aantal keren dat ze worden uitgevoerd beperkt. Dus elke keer dat een geautomatiseerde actie op de achtergrond wordt uitgevoerd, telt dit mee voor uw gebruik, dat kan worden gevolgd onder de Gebruik tabblad.

Het gratis abonnement is beperkt tot het uitvoeren van 100 geautomatiseerde acties per maand. U kunt tijdens het gratis abonnement geen extra automatiseringen kopen, dus u moet eerst een betaald abonnement aanschaffen. Dit is het maximale aantal geautomatiseerde acties dat is toegestaan ​​voor elk betaald abonnement.

  • Onbeperkt: 1.000/maand
  • Bedrijf: 10.000/maand
  • Zakelijk plus: 25.000/maand
  • Onderneming: 250.000/maand

Om u te helpen uw gebruik bij te houden, stuurt ClickUp gebruikswaarschuwingen naar werkruimte-eigenaren en -beheerders via e-mail wanneer het werkruimtegebruik 90% en 100% bereikt. Als u uw gebruikslimiet bereikt en extra automatiseringen wilt kopen, kost dit $ 19,99 voor 1000 extra acties per maand, $ 99,99 voor 10.000 extra en $ 299,99 voor 100.000 extra acties.

Werk slimmer, niet harder, met ClickUp-automatisering

ClickUp Automations is een eenvoudige maar krachtige functie die repetitieve taken helpt elimineren en de algehele productiviteit verhoogt. Door de stappen in deze beginnershandleiding te volgen, bent u goed op weg om ClickUp-automatisering onder de knie te krijgen en uw werk te transformeren. En als u dit naar een hoger niveau wilt tillen, zijn ClickUp-sjablonen een geweldige manier om dit te doen.