Hoe u uw workflow kunt stroomlijnen met Asana-regels

Asana heeft veel functies om uw workflow te optimaliseren en de productiviteit te verhogen. Een van die krachtige functies is de functie Asana-regels, waarmee u repetitieve taken kunt automatiseren en tijd kunt besparen.

Met Asana-regels kunt u uw workflow stroomlijnen door geautomatiseerde acties in te stellen op basis van triggers, waardoor handmatige inspanning wordt verminderd en repetitieve taken overbodig worden. Dus hier leest u hoe u de Rules-functie in Asana kunt gebruiken om uw productiviteit een boost te geven en u te concentreren op wat het belangrijkst is.

Wat is een Asana-regel?

Asana Rules is een krachtige automatiseringsfunctie waarmee u triggers en bijbehorende acties kunt instellen om taken binnen uw projecten te automatiseren. Het instellen van deze voorwaardelijke triggers en acties met Rules elimineert repetitief handmatig werk en zorgt ervoor dat specifieke acties automatisch worden uitgevoerd.

U kunt Asana-regels gebruiken om verschillende aspecten van uw workflow te stroomlijnen, zoals het toewijzen van taken, het bijwerken van vervaldatums, het verzenden van meldingen, het toevoegen van bijdragers en meer. U kunt bijvoorbeeld een regel maken waarmee u automatisch kunt voeg een teamlid toe aan uw Asana-project wanneer de status van een taak wordt bijgewerkt. U kunt ook een regel instellen om een ​​teamlid op de hoogte te stellen wanneer een taak binnenkort of achterstallig is. Het automatiseren van deze routinematige acties bespaart tijd, vermindert menselijke fouten en zorgt voor consistentie in uw projecten.

Asana-regels zijn alleen beschikbaar in het Premium-abonnement van Asana en hoger. Vergelijk de kenmerken tussen Asana's gratis abonnement vs. Premium abonnement om erachter te komen welke het beste bij u past.

Hoe een Asana-regel te maken

1. Open het project waarvoor u een regel wilt maken en klik op de knop Aanpassen knop rechtsboven in uw scherm.
2. Onder de Regel sectie, klik op + Regel toevoegen.

Er verschijnt een pop-upvenster op uw scherm met een breed scala aan vooraf ingestelde regels om u te helpen bij het automatiseringsproces. Deze vooraf ingestelde regels zijn onderverdeeld in twee categorieën:

1. Gebaseerd op je activiteit in Asana
2. Gebaseerd op Asana-integratietools

Een aangepaste Asana-regel maken

Door een aangepaste regel in Asana te maken, kunt u voorwaardelijke triggers en acties instellen op basis van uw specifieke vereisten. Bovendien kun je ervoor kiezen om deze regels ook voor subtaken toe te passen. Uw eigen aangepaste regel helemaal opnieuw maken:

1. Klik op Creërenaangepaste regel (de eerste optie in het pop-upvenster)
2. Klik op + Trigger toevoegen om een ​​voorwaarde in te stellen om de actie te starten en selecteer een trigger uit de lijst.
3. Klik op + Actie toevoegen om de activiteit in te stellen die moet plaatsvinden nadat aan de voorwaarde is voldaan en selecteer een actie uit de lijst.

Hoe een Asana-regel te bewerken of te verwijderen

Dankzij de flexibiliteit van Asana kunt u uw projecten onderweg wijzigen. Je kunt gemakkelijk gebruik Asana om je voortgang bij te houden en je doelen te bereiken terwijl u de nodige projectupdates en wijzigingen aanbrengt.

Het bewerken of verwijderen van een regel is net zo eenvoudig als het maken ervan. U kunt dit doen met de volgende stappen:

1. Klik op de Aanpassen knop in de rechterbovenhoek van uw scherm en selecteer een regel uit de lijst.
2. Klik op de trigger of de actieknoppen en wijzig de criteria om de regel te bewerken.
3. Klik op om de regel volledig te verwijderen Regel verwijderen linksonder in het pop-upvenster.

Op secties gebaseerde regels instellen in Asana

Asana biedt verschillende weergaven waarmee u uw projectactiviteiten kunt beheren en manipuleren. Elke weergave biedt informatie in een andere maar georganiseerde stijl. U kunt op elk moment schakelen tussen verschillende weergaven zonder dat dit gevolgen heeft voor uw gegevens.

Met Asana kunt u ook regels maken voor afzonderlijke secties om u te helpen met specifieke automatisering. Om dit te doen, kunt u de onderstaande stappen volgen:

1. Schakel over naar de Bord weergave.
2. Klik op het pictogram met de drie puntjes in de rechterbovenhoek van het gewenste gedeelte.
3. Selecteer Regel toevoegen aan sectie.

Regel uw weg naar betere productiviteit

Door repetitieve taken te automatiseren en aangepaste regels in te stellen, kunt u zich concentreren op meer kritieke en strategische aspecten van uw werk. Met Asana-regels kunt u uw workflow stroomlijnen, handmatige inspanningen verminderen en zorgen voor consistentie in uw projecten.