Een complete gids voor de 15+ Google Workspace-apps

Google Workspace (voorheen G Suite) is een geïntegreerd pakket met webgebaseerde applicaties die zijn ontworpen om workflows te stroomlijnen en de productiviteit van individuen, teams en bedrijven te verbeteren.

U kent waarschijnlijk enkele van de populaire Google Workspace-apps zoals Gmail en Google Documenten. Maar u weet misschien niet dat er momenteel 18 apps in deze werkruimte zijn, elk met een uniek doel en een schat aan functies om uw efficiëntie en samenwerking met anderen te verbeteren.

In dit artikel gaan we dieper in op elk van deze apps, wat ze doen en bespreken we enkele van hun beste functies.

Gmail is een e-mailtool waarmee u unieke e-mailadressen kunt maken (die eindigen op at_gmail.com of een aangepast domein) voor het verzenden en ontvangen van e-mails. U kunt ook functies gebruiken zoals prioriteitsinbox, filters, favorieten en labels om uw e-mails te beheren en rommel te verminderen. Het maken van een Gmail-account is gratis en als je er nog geen hebt, kun je dit leren

een nieuw Gmail-account instellen voor uzelf of voor anderen.

De beste functies van Gmail:

• Maak het verzenden van een bericht ongedaan tot 30 seconden nadat u op "verzenden" hebt geklikt.
• Integreert naadloos met andere Workspace-apps zoals Drive, Agenda en Meet.
• Geavanceerde algoritmen voor het filteren van spam om schadelijke e-mails automatisch te identificeren en eruit te filteren.
• Pas uw Gmail aan door verbinding te maken met externe apps van Google Workspace's Marketplace.

Google Meet (voorheen Hangouts) is Google's versie van Zoom, een tool voor videoconferenties voor het hosten van virtuele vergaderingen en webinars met vrienden, collega's of klanten. U kunt direct een vergadering starten, er een maken voor later of deze plannen in Google Agenda. Als je hulp nodig hebt over hoe je dit moet doen, kijk dan hier complete gids voor het hosten van vergaderingen in Google Meet.

De beste functies van Google Meet:

• Betrokkenheidsfuncties zoals het opsteken van een hand, het verzenden van emoji's en een chat.
• Deel documenten, diavoorstellingen en andere documenten met behulp van de functie voor het delen van schermen.
• Biedt realtime ondertiteling in meer dan 10 talen, waaronder Engels, Frans en Italiaans, en er worden er nog meer toegevoegd.
• Een uitgebreide bibliotheek met visuele effecten voor het toepassen van filters en het vervagen of wijzigen van uw achtergrond.

Google Chat is een berichtentool die fungeert als centrale hub voor naadloze communicatie en samenwerking binnen het Google Workspace-ecosysteem. Het stelt teams in staat om in real-time verbinding te maken, te communiceren en bestanden te delen, waardoor efficiënte projectbesprekingen worden bevorderd en de productiviteit wordt verhoogd.

De beste functies van Google Chat:

• Integreert met Drive, Documenten, Spreadsheets en Presentaties voor het maken en delen van bestanden.
• Een native Tasks-functie voor het maken en toewijzen van taken aan teamleden.
• Voer videochats door een directe vergadering te starten met de functie Videovergadering toevoegen.
• Ontvang e-mailmeldingen wanneer iemand u vermeldt (met behulp van @vermeldingen) of u een rechtstreeks bericht stuurt.

Google Agenda is een tool waarmee u evenementen kunt plannen, vergaderingen kunt coördineren en belangrijke deadlines kunt bijhouden. U kunt meerdere agenda's maken voor verschillende aspecten van uw persoonlijke of professionele leven, en schakelen tussen agenda's om specifieke gebeurtenissen te bekijken of een overzicht te krijgen van al uw activiteiten.

De beste functies van Google Agenda:

• Deel agenda's met anderen, zodat zij afspraken kunnen bekijken of inplannen.
• Stel aangepaste herinneringen in om waarschuwingen te ontvangen (via mobiel of e-mail) vóór gebeurtenissen of taken.
• Synchroniseert perfect met de Agenda-app op uw mobiele apparaat, zodat u verbonden en up-to-date kunt blijven.
• Krijg toegang tot kant-en-klare kalenders met nationale feestdagen voor elk land en voeg ze eenvoudig toe aan uw kalender.

Google Drive is een cloudopslagplatform waarmee individuen, teams en bedrijven bestanden kunnen opslaan, openen en delen vanaf elk apparaat, zolang je maar een internetverbinding hebt. Alle bestanden die u in Google Documenten, Spreadsheets, Presentaties of Formulieren maakt, worden hier automatisch opgeslagen. U kunt ook bestanden vanaf uw computer uploaden en al uw documenten beheren door ze in mappen en submappen te groeperen.

De beste functies van Google Drive:

• Biedt 15 GB opslagruimte voor gratis gebruikers, die wordt gedeeld door Google Drive, Gmail en Google Foto's.
• Bekijk en bewerk uw bestanden onderweg met de mobiele app van Drive, beschikbaar op Android- en iOS-apparaten.
• Biedt offline toegang tot uw bestanden, zodat u eraan kunt werken zonder internetverbinding. Wijzigingen worden automatisch gesynchroniseerd wanneer u weer verbinding met internet maakt.

Google Docs is Google's versie van Microsoft Word, een cloudgebaseerde tekstverwerkingstool waarmee gebruikers in realtime documenten kunnen maken, bewerken en eraan kunnen samenwerken. Het heeft meer dan 50 sjablonen verspreid over meerdere categorieën, waaronder cv's, zakelijke brieven, voorstellen en lesplannen, waardoor het gemakkelijk is om in weinig tot geen tijd aan de slag te gaan met uw document.

De beste functies van Google Documenten:

• Een eenvoudige en intuïtieve interface die het voor gebruikers van alle niveaus gemakkelijk maakt om hun weg te vinden.
• Een breed scala aan opmaakopties - van het aanpassen van tekststijlen tot het genereren van een inhoudsopgave - om professioneel ogende documenten te maken.
• De revisiegeschiedenisfunctie maakt het gemakkelijk om wijzigingen bij te houden, bewerkingen te beoordelen en indien nodig eerdere inhoud te herstellen.

Google Spreadsheets is Google's versie van Microsoft Excel, een cloudgebaseerde spreadsheet-app om gegevens op een georganiseerde en collaboratieve manier te bewerken en te analyseren. U kunt gegevens handmatig invoeren of grote datasets importeren uit meerdere bestandsindelingen, waaronder CSV, TSV, XLSX, TXT, HTML en ODS.

De beste functies van Google Spreadsheets:

• Uitgebreide formules en functies voor het uitvoeren van gegevensmanipulaties, complexe berekeningen en statistische analyses.
• Heeft functies voor gegevensvisualisatie zoals grafieken, heatmaps, sparklines en draaitabellen.
• Koppel Excel-tabellen en -grafieken in Google Documenten en Presentaties en update ze met één klik op de knop wanneer de brongegevens veranderen.

Google Presentaties is de Google-versie van Microsoft PowerPoint, een presentatietool in de cloud waarmee u boeiende presentaties kunt maken, bewerken en geven. U kunt sprekernotities toevoegen, wat handig kan zijn om uw gedachten of aanwijzingen tijdens een presentatie te ordenen. De presentatorweergave biedt een apart scherm waarop uw sprekernotities, de huidige dia en toekomstige dia's worden weergegeven, zodat u een vloeiende presentatie kunt geven.

De beste functies van Google Presentaties:

• Betrek uw publiek door live peilingen en Q&A-sessies uit te voeren.
• Exporteer dia's in meerdere formaten, zoals PPTX, PDF, TXT, JPG, PNG, ODP en SVG.
• Heeft meer dan 20 sjablonen (en meer van andere websites) verspreid over meerdere categorieën, zoals Pitch, Voorstel, Casestudy, Lesplannen en Flashcards.

Google Formulieren is een veelzijdige formulierbouwer waarmee u online enquêtes, quizzen, vragenlijsten, aanmeldingen en feedbackformulieren kunt maken en verspreiden. Naast tekst kunt u afbeeldingen en video's aan uw formulieren toevoegen, kleurenschema's wijzigen en zelfs uw eigen logo invoegen. U kunt het formulier via een link delen, insluiten op een website of zelfs rechtstreeks naar specifieke e-mailadressen sturen.

De beste functies van Google Formulieren:

• Definieer vereiste vragen, dwing specifieke indelingen af ​​(zoals e-mailadressen of URL's) en beperk antwoordkeuzes tot een bepaald bereik of patroon.
• Creëer vertakkings- of skip-logica in uw formulieren en leid respondenten naar verschillende secties op basis van hun antwoorden.
• Alle antwoorden worden in realtime bijgewerkt op het tabblad Reacties van de formulieren.
• Reacties kunnen met één klik op de knop worden geëxporteerd naar Google Sheers (voor verdere analyse).

Google Sites is een hulpprogramma voor het maken van websites waarmee u eenvoudig websites kunt ontwerpen en publiceren. Het heeft een gebruiksvriendelijke slepen-en-neerzetten-interface die het gemakkelijk maakt om verschillende elementen aan uw website toe te voegen en te ordenen. Deze elementen omvatten tekstvakken, afbeeldingen, video's, Google Drive-bestanden en ingesloten inhoud via URL of code.

De beste functies van Google-sites:

• De websites die in Google Sites zijn gemaakt, zijn responsief.
• Heeft meer dan 15 aanpasbare sjablonen in categorieën zoals studentenportfolio, bruiloft, salon en restaurant.
• Ingebouwde zoekfunctie waarmee bezoekers naar specifieke inhoud op uw website kunnen zoeken.
• Integreert met Google Analytics voor het volgen en analyseren van websiteverkeer en gebruikersgedrag.

Google Keep is een notitie-app waarmee u snel notities, ideeën of herinneringen kunt noteren. U kunt onderweg tekstnotities maken, checklists toevoegen, afbeeldingen toevoegen en zelfs tekeningen en schetsen toevoegen. De eenvoud en snelheid van deze app maken het handig om informatie vast te leggen wanneer inspiratie toeslaat.

De beste functies van Google Keep:

• Voeg kleurgecodeerde labels toe aan uw notities om uw notities visueel te categoriseren en te ordenen.
• Stel op tijd en locatie gebaseerde herinneringen in voor uw notities en ontvang meldingen die u helpen uw taken bij te houden.
• Gebruik de functie Archief om notities in de hoofdweergave te verbergen en rommel te minimaliseren.
• Uw notities worden automatisch gesynchroniseerd, zodat u ze overal, altijd en vanaf elk apparaat kunt openen en bewerken.

Google Apps Script is een op JavaScript gebaseerd scriptplatform waarmee u de functionaliteit van Google Workspace-apps kunt uitbreiden. Hiermee kunt u nieuwe functies toevoegen, zoals aangepaste menu's, dialoogvensters, aangepaste functies en zelfs taakautomatisering uitvoeren om uw gebruikerservaring te verbeteren.

U kunt ook add-ons bouwen voor Google Workspace-apps en deze publiceren in de Workspace Marketplace zodat anderen ze kunnen gebruiken.

De beste functies van Google Apps Script:

• Apps Script ondersteunt samenwerking, waardoor meerdere gebruikers kunnen samenwerken aan hetzelfde script of project.
• Biedt test- en foutopsporingsmogelijkheden, waaronder logboekregistratie, breekpunten en foutafhandeling.
• Een actieve ontwikkelaarscommunity die codefragmenten, tutorials en best practices deelt.

Google Cloud Search is een geavanceerde tool voor megazoeken waarmee bedrijven overal gegevens kunnen zoeken en ophalen Google Workspace-apps (Gmail, Drive, Documenten, Sites, Keep, etc.) en applicaties van derden, met één enkele zoekopdracht vraag. Dit is veel eenvoudiger en sneller dan het uitvoeren van een individuele zoekopdracht in elk van de Workspace-apps.

De beste functies van Google Cloud Search:

• Het is supersnel en slim: u kunt snel de exacte informatie vinden waarnaar u op zoek bent met suggesties voor automatisch aanvullen en zelfs als er een paar fouten in uw zoekopdracht staan.
• Biedt een voorbeeld van zoekresultaten, zodat u snel de inhoud kunt bekijken en kunt vinden wat u zoekt zonder deze in een aparte toepassing te openen.
• Geavanceerde filteropties (zoals datumbereik, bestandstype, locatie, enz.) om uw zoekresultaten snel te verfijnen.

Google Jamboard is een digitale whiteboard-tool waarmee individuen en teams aantekeningen kunnen maken, diagrammen kunnen schetsen, kunnen brainstormen over ideeën en visueel samenwerken vanaf elke locatie. Het is uitgerust met tekengereedschappen, plaknotities, vormen, een tekstvak en een laseraanwijzer, waardoor het gemakkelijk wordt om uw ideeën creatief uit te drukken.

De beste functies van Google Jamboard:

• Supereenvoudige en intuïtieve interface die gemakkelijk te navigeren is, zelfs voor nieuwe gebruikers.
• Wijzig de achtergrond van het canvas met behulp van een van de vooraf gemaakte sjablonen of door een aangepaste afbeelding te uploaden.
• Download elk frame naar uw computer als afbeelding of PDF-bestand.

Google Admin is een beheerdersportal voor het beheer van gebruikers en apparaten die zijn geregistreerd op uw zakelijke account. U kunt nieuwe gebruikers toevoegen, gebruikersgegevens bijwerken en gebruikers indelen in organisatie-eenheden voor eenvoudiger beheer.

De beste functies van Google Admin:

• Beheer instellingen voor gegevensopslag en delen binnen Google Drive op organisatieniveau.
• Beheer de toegang tot Workspace-apps door specifieke apps voor gebruikers in of uit te schakelen en app-instellingen en toegangsrechten te beheren.
• Configureer organisatorische instellingen zoals het aanpassen van bedrijfslogo's en -kleuren, het instellen van eenmalige aanmelding (SSO) en het beheren van apps van derden.

Google Endpoint is de functie voor beveiligingsbeheer van de Google Admin-app die gegevens en apparaten die in uw bedrijf worden gebruikt, beschermt tegen cyberdreigingen. Het zorgt ervoor dat alleen geautoriseerde personen toegang hebben tot informatie en stelt u in staat om indien nodig gegevens op afstand te wissen.

De beste functies van Google Endpoint:

• Vergrendel of wis op afstand gegevens van verloren of gestolen zakelijke apparaten.
• Beveilig apparaten in uw bedrijf, ongeacht hun besturingssysteem.
• Dwing beveiligingsbeleid en toegangscontrole af, zoals het instellen van wachtwoordvereisten en het inschakelen van tweefactorauthenticatie.

Google Vault is een tool voor het archiveren en bewaren van gegevens die ervoor zorgt dat aan de wettelijke vereisten wordt voldaan en helpt bij het faciliteren van eDiscovery-processen wanneer dat nodig is. Naast het bewaren kunnen beheerders gegevens uit Google Workspace-apps zoeken of exporteren, zelfs als dergelijke gegevens door individuele gebruikers zijn verwijderd.

De beste functies van Google Vault:

• Stel bewaarbeleid in om gegevens automatisch voor een bepaalde periode te bewaren.
• Plaats wettelijke bewaarplichten op specifieke gebruikersaccounts of organisatie-eenheden, en zorg ervoor dat de gegevens die aan die accounts zijn gekoppeld, niet kunnen worden verwijderd.
• Geavanceerde zoekopties, inclusief zoeken op specifieke criteria zoals afzender, ontvanger, datumbereik, trefwoorden en labels.
• Exporteer gegevens uit Google Vault in standaardindelingen zoals PST (voor e-mails) en MBOX (voor chats).

Google Work Insights is een analysetool waarmee u kunt bijhouden hoe gebruikers in uw bedrijf de Workspace-apps gebruiken. Dit geeft u inzicht in gebruikersactiviteit, app-gebruik en samenwerkingspatronen, zodat u de productiviteit en samenwerkingsstrategieën in uw bedrijf kunt optimaliseren.

De beste functies van Google Work Insights:

• Filter inzichten op specifieke organisatie-eenheden (ook wel afdelingen, groepen of teams genoemd) en tijdsperioden.
• Houdt bij of gebruikers actief Google Workspace-apps gebruiken buiten werktijd en in het weekend.
• Interactieve visualisaties die belangrijke meetgegevens presenteren met kleurrijke grafieken, waardoor trends en gebruikerspatronen gemakkelijk snel kunnen worden geïdentificeerd.

Werk slimmer, sneller en efficiënter met Google Workspace-apps

Nu je bekend bent met de functionaliteiten van alle 18 tools die in de Google Workspace zijn gebundeld suite kunt u het volledige potentieel van elke tool benutten om zowel persoonlijk als team naar een hoger niveau te tillen productiviteit.

Naarmate de technologie evolueert, blijft Google Workspace voorop lopen en brengt het regelmatig nieuwe functies en updates uit. Het is dus essentieel om up-to-date te blijven en u aan te passen aan de nieuwste ontwikkelingen. En als u nog steeds merkt dat Google Workspace niet uw ding is, zijn er andere alternatieven die het ontdekken waard zijn.