10 fouten die uw afwezigheids-e-mail onprofessioneel maken

Je zult merken dat je tegen de klok werkt voordat je met verlof gaat. Zoals de meeste werknemers moet u opdrachten delegeren, wachtende deliverables afmaken en vergaderingen organiseren. Al deze verplichtingen kunnen een hele week in beslag nemen.

Gezien je hectische schema, zou je ogenschijnlijk kleine maar kritieke taken over het hoofd kunnen zien, zoals het instellen van out-of-office (OOO) e-mails. Ja, je hebt haast, maar kopieer en plak geen sjablonen. Behoud een professioneel, respectabel imago, zelfs tijdens uw pauze, door deze 10 fouten in uw afwezigheids-e-mail te vermijden.

1. Afkorting van Out-of-Office als OOO

Gebruik de afkorting OOO spaarzaam. Hoewel de meeste mensen weten wat het betekent, ziet het typen van "niet op kantoor" er professioneler uit. Het behoudt een formele toon. Conservatieve individuen vinden het overmatig gebruik van afkortingen misschien zelfs ongepast in zakelijke communicatie.

Dezelfde regel is van toepassing op andere acroniemen. Schrijf altijd hun eerste vermelding uit - gebruik alleen jargon nadat ze expliciet zijn gedefinieerd. Maak het zo gemakkelijk mogelijk om uw e-mails te begrijpen.

U kunt OOO gebruiken in uw e-mail onderwerpregel als de volledige zin te lang is. Blijf bij voorkeur onder de 60 tekens.

2. Overmatig gebruik van grappen en woordspelingen

Veel werknemers maken grapjes in hun afwezigheidsmails. Geestige opmerkingen over het niet opnemen omdat ze margarita's drinken of met dolfijnen zwemmen, komen vaak voor. Misschien heb je er zelfs al een paar eerder ontvangen.

Hoewel humor het moreel stimuleert en kameraadschap bevordert, moet je het zorgvuldig overbrengen. Er is een tijd en plaats voor grappen op de werkvloer. En het massaal versturen van woordspelingen via afwezigheidsberichten kan tot misverstanden leiden, vooral onder degenen die u nauwelijks kent.

Gebruik geen grappen in out-of-office e-mails. U kunt ze naar naaste collega's sturen, maar vermijd aanstootgevende grappen over uw werkgever en collega's. Gebruik werkveilige grappen of helemaal geen.

3. Geeft niet aan wanneer u naar kantoor terugkeert

Hoewel ongebruikelijk, vergeten sommige mensen hun terugkeerdatum te vermelden in e-mails die niet op kantoor zijn. Ze gebruiken generieke sjablonen of richten zich op onnodige informatie. Het is een onprofessionele en kostbare fout. Je collega's denken misschien zelfs dat je onbetrouwbaar bent omdat je zulke cruciale details over het hoofd ziet.

Om duidelijkheid te krijgen, splitst u uw beschikbaarheid op. Geef je verlof- en terugkeerdatums aan en stel vervolgens de periodes in waarop je online gaat om werkberichten te beantwoorden. Gedetailleerde schema's minimaliseren het risico van ongevraagde of verkeerd geadresseerde e-mails.

4. Niet specificeren wat een noodsituatie is

Definieer expliciet wat een noodgeval is als u alternatieve contactnummers toevoegt aan uw afwezigheids-e-mail. Zeggen: "Sms in geval van nood!" is vaag. Sommige ontvangers kunnen grenzen overschrijden en u bombarderen met werkgerelateerde verzoeken, waardoor uw pauze wordt onderbroken.

Geef voor de duidelijkheid voorbeelden van incidenten die zich waarschijnlijk zullen voordoen. Specificeer de juiste kanalen voor niet-urgente zorgen en protocollen wanneer u rechtstreeks berichten stuurt. En aarzel niet om collega's te negeren die deze instructies negeren.

5. Iedereen vertellen over uw noodnummer

Stop met het toevoegen van uw contactnummers aan al uw afwezigheids-e-mails. Sommige mensen zullen nog steeds grenzen overschrijden, zelfs als u duidelijke protocollen en instructies opstelt. Helaas respecteert niet iedereen de pauzes van zijn collega's.

In plaats van ruzie te maken met deze personen, beperk je je interactie met hen helemaal. Geef ze niet uw contactgegevens. Vertrouw uw nummer toe aan een paar zorgvuldig uitgekozen personen waarmee u binnen en buiten het kantoor goed kunt opschieten.

Wijs een tijdelijk contactpersoon toe in plaats van massaal uw persoonlijke contactgegevens door te sturen. Vraag hen om uw berichten tijdens uw verlof af te handelen. Ze moeten openstaande taken zo organiseren dat u snel aan de slag kunt als u weer op kantoor bent.

In gevallen als deze, het inhuren van een persoonlijke assistent is handig. Als je er geen kunt krijgen, vraag je collega's of ze je werkberichten tijdelijk kunnen beantwoorden. Zorg ervoor dat u het juiste proces volgt. Uw werklast op willekeurige ondergeschikten dumpen is beledigend en onrechtvaardig.

7. Te veel details delen over waarom je met verlof bent

Transparantie op de werkplek is bewonderenswaardig, maar te veel delen in out-of-office e-mails maakt je onprofessioneel. Houd uw privéleven privé. Het grootste deel van uw bericht moet uw terugkeerdatum en tijdelijk contactpunt bevatten, niet uw reden om verlof op te nemen.

Bovendien ben je je collega's geen uitleg verschuldigd. Houd uw reden om op pauze te gaan geheim, tenzij dit van invloed is op de bedrijfsvoering. Stel, uw partner wordt geopereerd. Zeg gewoon dat u wat persoonlijke zaken moet regelen in plaats van iedereen te vertellen over de medische noodsituatie.

8. Zeggen dat je af en toe je inbox controleert

Zeg niet dat je je berichten zult controleren. Het aanbieden van continue beschikbaarheid uit overweging verslaat het doel van het versturen van out-of-office e-mails. Ontvangers respecteren uw verlof misschien niet eens. Ze zullen denken dat het oké is om je te bellen en berichten te sturen zoals ze regelmatig doen.

Houd u aan uw opgegeven retourdatum. Natuurlijk kunt u uw inbox controleren, kritieke berichten beantwoorden en taken beheren, maar u kunt nooit uw beschikbaarheid garanderen. Uw collega's hebben geen controle over uw persoonlijke zaken.

9. Dezelfde generieke out-of-office-sjablonen recyclen

Drukbezette werknemers hebben de neiging om hun afwezigheids-e-mails te recyclen. Ze kopiëren en bewerken alleen hun oude berichten, waardoor ze de moeite besparen om helemaal opnieuw te schrijven. Hoewel handig, komt het lui over. Sommige ontvangers hebben misschien zelfs het gevoel dat je ze een bericht hebt gestuurd als bijzaak.

Toon in plaats daarvan professionaliteit door nieuwe OOO-e-mails op te stellen wanneer u met verlof gaat. Schrijven is niet zo tijdrovend als je misschien vreest. U kunt zelfs inspiratie halen uit online sjablonen of ChatGPT bij het schrijven van moeilijke e-mails- kopieer en plak ze gewoon niet.

10. Alleen out-of-office e-mails verzenden via één communicatieplatform

Stel afwezigheidsberichten in op al uw werkplatforms. Met moderne bedrijven die digitale tools maximaliseren, is het tegenwoordig gebruikelijk dat kantoormedewerkers met meerdere communicatiekanalen jongleren. Ze gebruiken verschillende apps voor e-mails, instant messages en videogesprekken. Bedek al deze platformen om je verlof efficiënt te communiceren; anders krijgen sommigen uw memo misschien niet.

Varieer ook met je afwezigheidsberichten. E-mails vereisen een formele formulering, maar u kunt een ongedwongen benadering volgen bij instant messaging-apps. Stel dat uw kantoor Slack gebruikt. In plaats van dezelfde afwezigheids-e-mail te plakken, stelt u een kort, ontspannen bericht op en werkt u uw profielstatus bij naar 'Afwezig'.

Het beheren van meerdere werk-apps is inefficiënt. Meest werknemers verspillen uren met schakelen tussen platforms— stroomlijn uw taakbeheersysteem.

Stuur nooit meer een onprofessionele afwezigheids-e-mail

Streef naar een gepersonaliseerde out-of-office e-mail. Het moet de vragen beantwoorden die uw supervisors, partners en collega's kunnen stellen. Zo heeft uw afwezigheid geen invloed op de bedrijfsvoering.

En probeer nieuwe sluitregels te gebruiken om uw afwezigheidsmails nog professioneler te maken. Zeggen: "Ik kijk er naar uit om van je te horen!" klinkt afstandelijk. Uw e-mailontvangers zullen een gepersonaliseerde maar toch werkgeschikte exit waarderen.