8 tips om met succes een webinar te hosten

Tegenwoordig keren veel moderne werkplekken zich af van de meer traditionele, fysieke conferenties die al jaren de norm zijn in de zakenwereld. In plaats daarvan zijn ze begonnen het gemak te omarmen dat virtuele seminars of webinars kunnen bieden.

Webinars stellen je in staat collega's op veel verschillende locaties te ontmoeten en zijn relatief eenvoudiger te organiseren dan fysieke vergaderingen. Ze zijn geschikt voor industrieën met grotendeels afgelegen of hybride werkplekken. Voordat je je eerste of volgende webinar inplant, is het goed om op een aantal zaken te letten om er zeker van te zijn dat het een daverend succes wordt.

1. Markeer het doel van het webinar

Je kunt een soepel webinar alleen hosten door eerst het doel van de virtuele bijeenkomst te schetsen. Webinars hebben vele functies, zoals brainstormsessies voor teams, vergaderingen met klanten, presentaties en zelfs virtuele seminars.

Door de belangrijkste doelstellingen van uw webinar te benadrukken, kunt u de beste en meest relevante inhoud voor uw aanwezige publiek samenstellen. Het helpt je ook om de algehele structuur van je webinar bij te houden.

U moet uw doel duidelijk omschrijven; anders kan uw webinar gaandeweg ontsporen. Dit is vooral cruciaal als u voor het eerst een webinar host en ervoor wilt zorgen dat het soepel en effectief verloopt.

2. Verzamel kennis over deelnemers voor relevantie

Weten met wie u gaat praten is cruciaal, daarom moet u uw onderzoek doen en informatie verzamelen over de mensen die uw webinar zullen bijwonen. Het zal je helpen een meer persoonlijke band met hen op te bouwen en je laten weten welke delen van je presentatie wel of niet bij hen passen.

Het is niet genoeg om alleen een webcam op te zetten en met ze te praten; je moet ook je deelnemers begrijpen. Evenzo zal het u helpen om met hen om te gaan en hen aanmoedigen om met u in contact te komen tijdens uw webinar.

Er zijn veel tools voor u beschikbaar als u de agenda voor uw webinar wilt organiseren. Enkele leuke tools kunnen helpen om je webinar een stuk interactiever te maken.

De meeste platforms zoals Zoom, Google Meet en andere alternatieve webinar-hostingsoftware hebben functies waarmee u uitnodigingen van tevoren kunt plannen, en bijna allemaal hebben ze een chatbox-tool bij de hand waarmee uw aanwezigen een ruimte om opmerkingen te maken, nuttige feedback te geven en eventuele vragen te stellen zonder de stroom van uw presentatie.

Deze en andere functies, zoals transcriptie en hulpmiddelen voor het delen van schermen, kan bijdragen aan het interactiever en overzichtelijker maken van uw webinar.

4. Maak aantrekkelijke presentatiedia's

Over het algemeen hebben mensen een korte aandachtsspanne, dus u wilt absoluut voorkomen dat uw deelnemers zich vervelen tijdens uw webinar. U kunt dit doen door ze te boeien met visueel aantrekkelijke dia's.

Uw dia's moeten kleurrijk en beknopt zijn, zodat ze gemakkelijker te volgen zijn. U kunt ook een breed scala aan visuele hulpmiddelen gebruiken om uw punten te illustreren, zoals grafieken en diagrammen.

Een andere geweldige manier om uw dia's boeiend te houden, is door onnodig kleine lettertypen te vermijden en afbeeldingen toe te voegen die relevant zijn voor uw discussie in elke presentatiefase. Voor uw webinar kunt u uw dia's delen met behulp van de tool voor het delen van schermen op het webinarplatform van uw voorkeur. Overweeg ze te bewerken met gespecialiseerde hulpmiddelen voor diapresentaties voor het beste effect.

5. Maak het interactief met een Q&A-sessie

Mensen voelen zich graag gezien en gehoord. Een geweldige manier om hiermee in contact te komen en het meeste uit dat verlangen te halen, is door je bezoekers aan te moedigen vragen te stellen en vervolgens adequaat op hun vragen te reageren.

Dit geeft hen niet alleen de ruimte om eventuele onduidelijkheden over het webinar op te helderen, maar houdt ze ook actief betrokken. U kunt uw Q&A-sessie plannen tijdens korte pauzes tussen uw presentaties of ze afhandelen nadat u uw webinar heeft afgerond.

Als alternatief kunt u alle vragen beantwoorden die uw deelnemers voor u hebben terwijl u door uw dia's gaat. Dit kan echter uw algehele stroom onderbreken.

6. Zorg voor optimaal oogcontact met de camera

Men zegt dat de ogen vensters naar de ziel zijn. Door goed oogcontact met de camera te houden, krijgen uw deelnemers de indruk dat u directer en intiemer met hen spreekt en blijven ze tijdens het webinar gefocust.

Stel uw camera zo in dat u uw dia's in een comfortabele positie kunt presenteren, zodat u rechtstreeks in uw camera kunt kijken en niet in uw scherm. Als je bent een webinar hosten op een smartphone, moet u nog voorzichtiger zijn met het positioneren van uw camera.

7. Host het webinar in een niet-afleidende ruimte

Zelfs de meest ogenschijnlijk onbelangrijke dingen kunnen snel destructieve afleidingen worden. Een webinar hosten in een rommelige werkruimte of drukke omgeving zal jou en je deelnemers alleen maar afleiden.

Plan van tevoren waar u uw webinar gaat hosten, ruim alle rommelige ruimtes op, let op mogelijke verstoringen die kunnen optreden en handel deze af voordat u met uw sessie begint. Vergeet ook niet om alle apparaten die u niet nodig heeft tijdens uw webinar uit te schakelen en de meldingsfunctie op uw pc uit te schakelen.

8. Voer een testrun uit vóór de dag van het webinar

Zelfs als je denkt dat je plan perfect is, kan het geen kwaad om een ​​testrun te doen voordat je aan je webinar begint. Een testrun helpt u alles te ontdekken en te elimineren dat de stroom van uw presentatie zou kunnen onderbreken, zodat uw webinar soepel verloopt.

U kunt de link naar uw webinar delen met een handvol mensen die als stand-in aanwezigen kunnen deelnemen en u kunnen geven feedback over zaken als uw audio- en videokwaliteit, uw omgeving en zelfs de algehele aantrekkingskracht van uw presentatie.

Het zou ook een uitstekende gelegenheid zijn om uw apparatuur te controleren en ervoor te zorgen dat ze correct werken. Je wilt niet dat je camera midden in je presentatie in een rare hoek kantelt.

Een impactvol webinar hosten

Iedereen kan met succes een impactvol webinar houden door deze essentiële hostingtips te overwegen. Ze stellen u in staat uw webinar te organiseren en te structureren, deelnemers aan te moedigen actief deel te nemen, voorzienbare indringers of afleidingen te vermijden en het meeste uit uw apparatuur te halen.

U kunt deze tips altijd toepassen op elke videoconferentiesoftware die u voor uw webinar gebruikt. Ze helpen je om je op de juiste manier op het platform te vestigen en ervoor te zorgen dat het proces soepel verloopt.