Op zoek naar manieren om uw online vergaderingen te verbeteren? Hier zijn enkele essentiële hulpmiddelen die u zullen helpen uw vergaderingen productiever en boeiender te maken.
Online vergaderen is niet meer weg te denken op de werkvloer, of je nu thuis of op kantoor werkt. Hoewel ze onmiskenbaar handig zijn, omdat ze mensen lokaal en wereldwijd met elkaar verbinden, hoe vaak zijn ze dan productief?
Er zijn verschillende uitdagingen die moeten worden overwonnen om ervoor te zorgen dat online vergaderingen effectief zijn en uw tijd waard zijn. Gelukkig kun je met de juiste combinatie van tools een meer collaboratieve vergaderomgeving creëren. Hieronder behandelen we enkele essentiële hulpmiddelen voor productieve online vergaderingen.
1. Zoom voor synchrone of real-time online vergaderingen
Een productieve online vergadering is niet mogelijk zonder de beste software voor videoconferenties voor werken op afstand. Met een breed scala aan virtuele vergadertools die verschillende kenmerken en functies bieden, onderscheidt Zoom zich door zijn intuïtieve interface.
Dit wil niet zeggen dat Zoom krachtige functies mist, omdat het video en audio van hoge kwaliteit, opname en schermdeling biedt.
Dat is niet alles; je kunt ook de virtuele achtergrondfunctie van Zoom gebruiken om je achtergrond te veranderen, wat handig kan zijn als je een rommelige werkruimte hebt. Zoom ondersteunt ook integraties met andere populaire productiviteitstools zoals Slack, Google Calendar en Asana, waardoor het gemakkelijker wordt om een virtuele samenwerkingsomgeving te creëren.
2. Weefgetouw voor asynchrone vergaderingen
Wat gebeurt er als je niet iedereen tegelijk bij elkaar kunt krijgen voor een online meeting? Dit is een van de meest gemeenschappelijke uitdagingen voor werken op afstand geconfronteerd met teams die in verschillende tijdzones werken.
Een effectieve oplossing voor dit probleem zou zijn om asynchrone vergaderingen te houden, waarbij mensen niet tegelijkertijd online moeten zijn. Bovendien zijn asynchrone onlinevergaderingen doorgaans productiever omdat u meer doordachte uitwisselingen kunt bieden en ononderbroken discussies kunt voeren.
Gelukkig zijn er meerdere asynchrone videocommunicatietools die u kunt gebruiken voor uw virtuele vergaderingen. Een daarvan is Loom, waarmee u video's kunt opnemen en deze op uw gemak kunt delen met uw teams. Dit is ideaal voor het maken van stapsgewijze zelfstudies of het verzenden van feedback naar teamleden zonder een vergadering te hoeven plannen.
3. Krisp om achtergrondgeluid tijdens vergaderingen te elimineren
Achtergrondlawaai belemmert de productiviteit op de werkplek op verschillende manieren, vooral tijdens virtuele vergaderingen. Of het nu gaat om uw hond die blaft, een huilende baby, constructie buiten uw raam of collega's die op de achtergrond praten, lawaai kan een afleiding zijn tijdens virtuele vergaderingen.
Krisp is een geweldige ruisonderdrukkende, AI-aangedreven tool die de productiviteit van uw online vergaderingen kan verhogen door ongewenste achtergrondruis te elimineren. U kunt Krisp gebruiken om ervoor te zorgen dat uw stem duidelijk is, afleidingen worden geminimaliseerd en een productievere werkomgeving wordt gecreëerd.
Bovendien is Krisp compatibel met enkele van de meest populaire online communicatietools, waaronder Microsoft Teams, Zoom, Skype en meer.
4. Camo om uw smartphone als webcam te gebruiken
Nadat we een auditieve uitdaging in de vorm van achtergrondgeluid hebben opgelost, gaan we onze aandacht richten op een veelvoorkomend visueel probleem tijdens virtuele vergaderingen. De meeste mensen gebruiken computers met ondermaatse ingebouwde webcams voor videoconferenties. Camo is de perfecte tool als u de kwaliteit van uw videogesprekken wilt verbeteren en er professioneler uit wilt zien tijdens online vergaderingen.
Als je bekend bent met de Continuïteitscamera van Apple, waarmee Mac-bezitters hun iPhones als webcam kunnen gebruiken, doet Camo hetzelfde voor macOS-, Windows-, iOS- en Android-gebruikers. Het enige dat u hoeft te doen, is Camo downloaden op uw smartphone en computer en beide apparaten koppelen met een USB-kabel of via een draadloze verbinding door een QR-code te scannen.
Nadat u uw apparaat hebt gekoppeld, kunt u de instellingen aanpassen op basis van uw voorkeuren en het gaan gebruiken met populaire videoconferentie-apps zoals Zoom voor uw online vergaderingen.
5. kalender om vergaderingen te plannen
Dus, hoe zorg je ervoor dat je collega's of klanten vaak deelnemen aan je online vergaderingen? We wedden dat je veel tijd besteedt aan het verzenden van e-mails of het voeren van telefoontjes om erachter te komen wat de meest geschikte tijd voor iedereen is. Calendly is een effectieve online tool voor het plannen van vergaderingen waarmee u het planningsproces kunt automatiseren, zodat u zich kunt concentreren op productieve uitwisselingen met uw klanten of collega's.
Afspraken en taken plannen met behulp van Calendly is simpel. Het enige dat u hoeft te doen, is een gebeurtenistype maken, van een-op-een tot groepsbijeenkomsten. Kies een naam, locatie, beschrijving, duur en datum voor het evenement.
Nadat u alle benodigde gegevens hebt ingevoerd, kunt u de link via e-mail delen met uw genodigden om hen de beste tijd te laten kiezen op basis van uw beschikbaarheid. Hier zijn een paar Calendly tips om je te helpen beter te worden in plannen.
6. Otter.ai om uw vergaderingen op te nemen
Een van de beste manieren om ervoor te zorgen dat uw online vergaderingen productief zijn, is door alle belangrijke punten op te nemen die tijdens de sessie zijn besproken. Handmatig aantekeningen maken tijdens een actieve sessie kan echter een uitdaging zijn, vooral tijdens een lange vergadering of bij het luisteren naar snelle sprekers. Dat is waar Otter.ai nuttig kan zijn.
Otter is een door AI aangedreven vergaderassistent die audio opneemt en spraak in realtime omzet in tekst. U kunt Otter gebruiken om tijdens uw afwezigheid online vergaderingen op te nemen, samenvattingen te genereren, dia's in uw aantekeningen vast te leggen en relevante informatie te vinden door op trefwoorden te zoeken.
Met Otter kunt u zich concentreren op het aantrekkelijker en productiever maken van uw virtuele vergaderingen, terwijl het u voorziet van door AI gegenereerde notities en transcripties.
7. Trello om vergadernotities om te zetten in bruikbare taken
Bijeenkomsten dienen als een platform voor mensen om ideeën uit te wisselen en strategieën en oplossingen te bespreken. Maar wat komt er nadat de vergadering voorbij is? Hoe zorgt u ervoor dat alle plannen en strategieën die in de vergadering worden besproken, worden omgezet in uitvoerbare taken? Jij kan gebruik Trello om uw projecten te organiseren.
Trello is een projectbeheertool in Kanban-stijl die u kan helpen bij het organiseren van uw persoonlijke en professionele taken. Het is een ideale tool voor teams die een visueel overzicht van projecten willen door te creëren Borden voor elk project en Kaarten voor specifieke taken binnen het project.
U kunt vervolgens vervaldatums instellen, taken aan teamleden toewijzen en bestanden met betrekking tot de taak bijvoegen. Dit verandert uw vergadernotities met gemak in bruikbare taken.
Zonder de juiste tools kunnen uw online vergaderingen al snel een rommelige agenda en tijdrovende evenementen worden. U kunt deze tools echter gebruiken om onder andere repetitieve taken te automatiseren, gesprekken op te nemen en samen te vatten en vergadernotities om te zetten in bruikbare taken. Dit alles zal u helpen het meeste uit uw virtuele teamvergaderingen te halen en ervoor te zorgen dat ze boeiend en productief zijn.