Een condoleance-e-mail schrijven op het werk (met sjablonen)

Wanneer een collega een verlies ervaart, kan uw attente steunbetuiging een gevoel van grote troost voor hen zijn. Maar uw medeleven betuigen via e-mail kan behoorlijk moeilijk zijn. In plaats van ze te troosten, zou je je collega zelfs nog meer leed kunnen bezorgen door per ongeluk iets verkeerds te zeggen.

Daarom moet u weten hoe u een professionele condoleance-e-mail op het werk schrijft. Lees verder voor meer informatie over wat u wel en niet moet doen bij het bieden van troost via e-mail. We hebben ook verschillende e-mailsjablonen voor condoleances toegevoegd die u kunt gebruiken om uw medeleven te betuigen.

Wat u moet doen bij het schrijven van een condoleance-e-mail

Hier zijn enkele dingen die u moet doen bij het schrijven van een condoleance-e-mail:

Een passende onderwerpregel

Begin de e-mail met een passende onderwerpregel. Je kunt zinnen gebruiken als 'Sorry voor je verlies', 'Mijn condoleances', 'Mijn medeleven' of 'Sorry om te horen over je verlies'.

Het doel is om iets beknopts en to the point te schrijven, zodat uw collega meteen weet wat het doel van de e-mail is. Ze kunnen dan beslissen of ze het willen openen of niet.

Met de deur in huis vallen

Als het gaat om professionele instellingen, zijn er enkele veelvoorkomende fouten die u moet vermijden in de openingsregels van uw e-mail. Ga dus nooit van het goede spoor af en praat niet over dingen die niets met elkaar te maken hebben, vooral niet wanneer u professionele condoleance-e-mails schrijft.

U moet begrijpen dat uw collega treurt, dus u moet hun tijd niet verspillen met onnodig lange e-mails. Kom meteen ter zake door iets te zeggen als: "Ik heb gehoord van uw verlies en ik bied u mijn diepste medeleven aan.", of gewoon: "Het spijt me heel erg voor uw verlies."

Maak het persoonlijk

Als je weet welke relatie je collega had met de overledene, overweeg dan om deze informatie op te nemen om de e-mail persoonlijker te laten klinken. Een voorbeeld zou zijn: "Het spijt me echt dat je broer is overleden."

Als u de persoon die is overleden persoonlijk kent, overweeg dan om een ​​gedeelde herinnering aan hen op te nemen in de condoleance-e-mail. Dit zal niet alleen hun nagedachtenis eren, maar ook uw steun voor de nabestaanden tonen.

Bied uw steun aan

Zorg ervoor dat u in het laatste deel van uw condoleance-e-mail uw steun aan uw collega aanbiedt. Vertel ze dat je er altijd voor ze zult zijn en dat ze je volledige steun hebben in deze moeilijke tijd. Op deze manier zal je collega zich niet alleen voelen in hun rouwproces.

Wat nog belangrijker is, wees bereid om uw steun aan te bieden als uw collega daarom vraagt, of dat nu in de vorm van een kort telefoontje of een persoonlijk bezoek is. Maar ook als ze even geen hulp nodig hebben, zal je collega het gebaar zeker waarderen.

U kunt de e-mail dan beëindigen met een professionele handtekening, aangezien dit een van de beste e-mailetiquette om dit te doen. Het zorgt er niet alleen voor dat u er professioneler uitziet, maar helpt de ontvanger ook om indien nodig contact met u op te nemen.

Dingen die u moet vermijden bij het schrijven van een condoleance-e-mail

Hier zijn een paar dingen die u ten koste van alles moet vermijden bij het schrijven van een condoleance-e-mail in een professionele omgeving:

Een informele begroeting

Als het gaat om professionele e-mails, is de vuistregel om afstand te nemen van terloopse begroetingen. Dit is vooral belangrijk als het gaat om condoleance-e-mails.

Er zijn verschillende professionele begroetingen die u in plaats daarvan kunt gebruiken, zoals 'Gegroet', 'Geachte heer/mevrouw' of een simpele 'meneer/mevrouw' voor de naam van uw collega. U mag een "Hallo" gebruiken als de nabestaande een goede werkvriend is. Maar alles wat meer casual is, kan onbeleefd overkomen.

Religieuze overtuigingen aannemen

Het is nooit een goed idee om uit te gaan van de religieuze overtuigingen van uw collega en religieuze condoleances in uw e-mail op te nemen op basis van deze aannames. Uw collega kan dit ongepast of ronduit respectloos vinden.

Maar als u dicht bij de nabestaanden staat en oprecht gelooft dat het hen zal troosten als u een bekend religieus gezegde noemt, dan mag u dat doen. Maar zorg ervoor dat het kort is en dat de woorden correct zijn ingekaderd.

Ongevraagd advies geven en hun verlies vergelijken met dat van u

Veel mensen maken de fout om bij condoleances ongevraagd advies te geven. U moet begrijpen dat iemand, indien nodig, zelf om advies zou vragen. Dus blijf uit de buurt van dingen te zeggen als: "Probeer bezig te blijven om je gedachten af ​​te leiden van deze tragedie."

Bovendien wil niemand dat hun verdriet wordt ontkracht of vergeleken met dat van iemand anders. Zorg er dus voor dat u geen parallellen creëert tussen het verlies van uw collega's en die van uzelf.

E-mailsjablonen voor condoleances

Hier zijn enkele condoleance-e-mailsjablonen die u kunt gebruiken om uw steun aan een collega te tonen. U kunt ook maken:

Sjabloon 1:

Onderwerpregel: Mijn condoleances

Hallo [naam collega],

Ik ben diep bedroefd om te horen over uw verlies. Ik wil mijn diepste medeleven betuigen. [Naam overledene] was een geweldig persoon, en ik herinner me hen liefdevol vanaf de tijd dat we elkaar ontmoetten [Vermeld wanneer u de overledene ontmoette].

Ik wil dat je weet dat ik er voor je ben als je iets nodig hebt.

Hoogachtend,

[Uw naam]

Lees verder

Sjabloon 2:

Onderwerpregel: Het spijt me voor uw verlies.

Hallo [naam collega],

Ik hoorde over het recente verlies in je familie. Accepteer alstublieft mijn diepste medeleven. Ik hoop dat je troost kunt vinden in de mooie herinneringen die je met hen hebt gedeeld. [Voeg de gedeelde goede herinnering in] is nog steeds een van mijn dierbaarste herinneringen met hen die ik diep koester.

Als je iets nodig hebt of iemand wilt hebben om mee te praten, weet dan dat ik slechts een telefoontje verwijderd ben.

Eerlijk,

[Uw naam]

Lees verder

Sjabloon 3:

Onderwerpregel: Mijn medeleven.

Geachte [naam collega],

Het spijt me zeer te horen dat [naam overleden] is overleden. Ik hoop dat je alle steun krijgt die je nodig hebt om deze moeilijke tijd door te komen. Neem contact op als je iets nodig hebt.

Hoogachtend,

[Uw naam]

Lees verder

Professionele condoleance-e-mails kunnen werkrelaties versterken

Dit zijn de do's en don'ts van het schrijven van een professionele condoleance-e-mail, samen met enkele sjablonen om u te helpen. Begin uw e-mail met een beknopte onderwerpregel en gebruik een professionele aanhef.

Vergeet niet de e-mail kort te houden, uw medeleven te betuigen en uw steun te betuigen. Zorg er ook voor dat u uw e-mail een tweede keer leest voordat u op "verzenden" drukt om ervoor te zorgen dat u niet per ongeluk iets zegt dat de zaken erger maakt.