Formules gebruiken in Airtable

Airtable is een veelzijdige productiviteitstool die de kracht van een database combineert met de flexibiliteit van een spreadsheet om de manier waarop u uw gegevens opslaat en ermee omgaat een boost te geven.

Een van de meest elementaire functies van een spreadsheet zijn formules, en je vraagt ​​je misschien af ​​hoe je ze kunt opnemen in je bases in Airtable. Hier leest u hoe u aan de slag kunt met het formuleveld van Airtable.

Het formuleveld toevoegen aan uw tabel

Om met formules in Airtable te gaan werken, moet je eerst het Formule veld naar uw tafel.

Klik in de rasterweergave van uw tabel op de knop met het plusteken ("+") aan het einde van de rij met veldkoppen bovenaan de tabel. Als u veel velden heeft, moet u mogelijk naar rechts scrollen totdat u het ziet. Selecteer Formule uit de lijst met veldopties. Je ziet dan de Veld bewerken menu om uw formule in te voeren.

Afhankelijk van wat u in uw formule invoert, zal Airtable automatisch bepaalde soorten waarden detecteren, zoals getallen, percentages en datums, en als dat het geval is, kunt u wijzigen hoe ze in uw veld worden weergegeven door op de te klikken Opmaak tabblad.

Wanneer u klaar bent met het invoeren van uw formule, klikt u op de knop Veld maken knop om het veld aan uw tabel toe te voegen. Als je ervaring hebt met het werken met functies en formules in Microsoft Excel, heb je waarschijnlijk een idee van hoe het formuleveld in Airtable werkt.

Er zijn echter enkele verschillen: veel van de meer gespecialiseerde functies, zoals voor financiën of techniek, zijn niet beschikbaar. En wat nog belangrijker is, het veld Formule past dezelfde formule toe op elk record in de tabel; u kunt de formule niet aanpassen of een geheel andere formule gebruiken voor alleen specifieke cellen.

Hoe celverwijzingen te maken in het formuleveld van Airtable

In overeenstemming met de vergelijking met Excel, vraagt ​​u zich misschien af ​​hoe u in uw formules kunt verwijzen naar bepaalde waarden die zich elders in uw tabel bevinden. Airtable heeft geen cellen zoals A1 of C5, dus hoe verwijs je naar andere veldwaarden?

In Airtable kunt u verwijzen naar andere velden door gewoon hun namen te typen. Dus als u bijvoorbeeld een veld met de naam "Prijs" had, typt u gewoon:

Price

Als de naam van het veld waarnaar u wilt verwijzen meerdere woorden bevat, moet u de veldnaam tussen accolades plaatsen (de { En } haakjes) om ernaar te verwijzen. Dus als u een veld met de naam "Bestelhoeveelheid" had, typt u:

{Order quantity}

U kunt ook accolades gebruiken rond veldnamen van één woord, maar deze zijn niet op dezelfde manier vereist als voor velden met langere namen.

Op die manier zijn celverwijzingen in Airtable vergelijkbaar met benoemde bereiken gebruiken in Excel, hoewel handig, de namen zijn voor u ingesteld, spaties zijn toegestaan ​​en u kunt er meteen naar verwijzen, zonder dat u ze eerst hoeft in te stellen.

Operatoren gebruiken in het formuleveld

Airtable ondersteunt een aantal symbolen waarmee u snel een aantal logische, tekst- en numerieke functies kunt uitvoeren. Gezamenlijk worden deze "operators" genoemd.

De operatoren die u misschien gemakkelijk herkent, zijn de operatoren voor algemene wiskundige vergelijkingen. U kunt de plustoets gebruiken ( + ) voor optellen, het koppelteken, streepje of mintoets ( - ) voor aftrekken, de asterisk-toets ( * ) voor vermenigvuldiging en de schuine streep ( / ) voor deling. U kunt ook haakjes gebruiken ( ( En ) ) rond vergelijkingen om zo nodig complexere vergelijkingen in kleinere delen op te splitsen.

De ampersand-toets ( & ) is handig voor het snel combineren van tekst, vergelijkbaar met de CONCAT-functie in Excel—hoewel Airtable zijn eigen versie van die functie heeft, CONCATENATE(), met dezelfde functionaliteit.

Als u aanvullende tekst heeft die u wilt toevoegen aan de uitvoer van het veld met een van beide functies, moet u deze tussen aanhalingstekens plaatsen ( " " ), inclusief spaties of andere speciale tekens. Als u zelf aanhalingstekens wilt toevoegen aan de uitvoerweergave, moet u een backslash toevoegen en vervolgens het aanhalingsteken binnen de aanhalingstekens; het zou moeten lezen als "\"" binnen de formule.

Airtable bevat ook een set logische operatoren. Deze zullen "TRUE" retourneren als aan hun voorwaarden is voldaan, en "FALSE" als niet aan hun voorwaarden is voldaan. Dit zijn "groter dan" ( > ), "minder dan" ( < ), "groter dan of gelijk aan" ( >= ), "minder dan of gelijk aan" ( <= ), "gelijk aan" ( = ), en "niet gelijk aan" ( != ).

Enkele basisfuncties die u kunt gebruiken in Airtable

Als u op zoek bent naar eenvoudige manieren om met formules aan de slag te gaan, vindt u hier enkele basisfuncties die u in Airtable kunt gebruiken om aan de slag te gaan.

Dit is nog maar net het topje van de ijsberg van de beschikbare mogelijkheden; De documentatie van Airtable biedt een volledige lijst met functies. Ze hebben zelfs gebouwd een basis die voorbeelduitvoer bevat die u naar uw werkruimte kunt kopiëren en bewerken.

De IF-functie

De IF-functie is een van de meest elementaire functies in spreadsheets en de implementatie ervan in Airtable is in wezen hetzelfde als de manier waarop de ALS-functie werkt in Excel.

IF(expression, value1, value2)

De functie test de logica die is ingevoerd in de uitdrukking veld, dan keert het terug waarde1 als die logica waar is, of waarde2 als het vals is. Net als in Excel kunt u geneste IF-statements maken en andere functies in uw IF-formule invoegen.

Bijzonder complexe IF-statements kunnen gemakkelijker te visualiseren zijn door gebruik te maken van Airtable's "multi-line editing"-functionaliteit, waarmee u kunt typen uw formules lijken meer op het schrijven van code, met inspringingen die geneste instructies vertegenwoordigen en meerdere kleuren die verschillende delen van de syntaxis.

Een opmerkelijk verschil is dat er geen equivalent aan is De IBLANK-functie van Excel; in plaats daarvan moet u vragen of de waarde gelijk is aan BLANK().

De SUM-functie

Evenzo werkt de SUM-functie, net zo gewoon als ALS, net als in elk ander spreadsheet, waarbij alles bij elkaar wordt opgeteld van de waarden in de functie (of het nu gaat om veldwaarden of getallen die direct in de formule).

SUM(number1, [number2, ...])

De DATEADD-functie

Voor een functie die iets ongebruikelijker is, maar die u indrukwekkend nuttig zou kunnen vinden, kunt u de functie DATEADD gebruiken om een ​​bepaalde tijdsduur toe te voegen aan datums en tijden.

DATEADD([date or date and time], [#], 'units')

In het eerste segment van de syntaxis specificeert u alleen een datum of zowel een datum als een tijd, hetzij inline of vanuit een veld "Datum en tijd". (Je kunt op zichzelf geen tijd toevoegen aan deze formule, zonder datum; er wordt een fout weergegeven en u moet uw formule opnieuw bewerken).

Geef vervolgens een numerieke waarde en een tijdseenheid op uit de volgende opties: 'milliseconden', 'seconden', 'minuten', 'uren', 'dagen', 'weken', 'maanden', 'kwartalen' (van een jaar ), of 'jaren'.

Indien nodig kunnen functies zoals TODAY() (die de huidige datum weergeeft) of NOW() (die de huidige datum en tijd, elke 15 minuten bijgewerkt en elke keer dat de basis opnieuw wordt berekend) werken ook met DATEADD in plaats van een veld of specifieke waarde.

Een ingevulde DATEADD-functie kan er ongeveer zo uitzien:

DATEADD("07/18/23 14:55:29", 760, "minutes")

Versnel uw workflow in Airtable

Het veld Formule voegt een krachtige manier toe om uw gegevens in Airtable te analyseren en ermee om te gaan. Van eenvoudige verklaringen tot complexe creaties met meerdere functies, de veelzijdigheid van formules brengt enkele van de handigste functionaliteiten van een spreadsheet-tool in uw basis.

Als u al bekend bent met spreadsheets, kunt u uw vaardigheden snel aanpassen om nieuwe inzichten te ontsluiten, terwijl u nog steeds profiteert van het gemak van het databasemodel van Airtable. Dit is slechts een van de vele unieke functies die Airtable zo'n onweerstaanbaar populaire tool maken om uw productiviteit te verhogen.