10 slimme tips en functies voor effectieve zoomgesprekken

Belangrijkste leerpunten

• Plan terugkerende vergaderingen met één enkele link om tijd te besparen en deelnemers in staat te stellen vooruit te plannen.
• Start vergaderingen met deelnemers op mute om afleiding te elimineren en effectieve communicatie mogelijk te maken.
• Schakel automatische software-updates uit om vertragingen tijdens gesprekken te voorkomen en een up-to-date app-ervaring te garanderen.

Nu de virtuele werkplek steeds meer de norm is geworden, vertrouwen steeds meer mensen op Zoom voor online bellen. Zoomgesprekken zijn de de facto standaard geworden voor vergaderingen en samenwerking op afstand.

Sinds de oprichting heeft Zoom consequent nieuwe functies geïntroduceerd die gebruikers zoals wij kunnen gebruiken om onze vergaderingen efficiënter te maken. Maar ondanks de enorme populariteit weten niet veel van ons hoe ze de app het beste kunnen gebruiken.

Laten we in dit artikel enkele tips en trucs bekijken om uw Zoom-gesprekken effectiever te maken.

Als u vergaderingen heeft die met regelmatige tussenpozen plaatsvinden (dagelijks, wekelijks, maandelijks, enz.), is het opzetten van terugkerende vergaderingen de ideale manier om dit te doen. Met de terugkerende vergaderingen van Zoom kunt u voor elke gebeurtenis dezelfde vergaderings-ID en instellingen gebruiken.

Door terugkerende vergaderingen te plannen, kunt u meerdere vergaderingen van tevoren boeken, waardoor u minder tijd verspilt aan het opzetten van nieuwe vergaderingen. Het stelt de aanwezigen ook in staat om hun evenementen ruim van tevoren te plannen, omdat ze al hun aanstaande vergaderingen kunnen zien wanneer ze hun agenda koppelen aan Zoom.

U kunt terugkerende vergaderingen plannen door op te klikken Plan een evenement op de Zoom-client.

2. Kickstart Meetings met deelnemers op Mute

Afleidende gesprekken en achtergrondgeluiden kunnen uw anderszins productieve gesprek gemakkelijk belemmeren. Als gastheer van een vergadering kunt u ervoor kiezen om iedereen die aan het gesprek deelneemt, te dempen. Dit zorgt voor een stille ruimte waar deelnemers er alleen voor kunnen kiezen om het dempen op te heffen wanneer ze willen spreken.

U kunt ervoor kiezen om alle deelnemers te vragen het dempen op te heffen wanneer dat nodig is, of u kunt vooraf een goedkeuringsproces opzetten om het dempen van individuele deelnemers op te heffen.

U kunt dit inschakelen door naar te gaan Instellingen > Bekijk meer instellingen > Vergadering plannen, vervolgens inschakelen Alle deelnemers dempen wanneer ze deelnemen aan een vergadering.

3. Schakel Automatische software-updates uit

Zoom upgradet zijn software vaak om bugs op te lossen en nieuwe mogelijkheden toe te voegen, wat geweldig is! Maar wachten tot de updates worden uitgevoerd wanneer u moet bellen, kan buitengewoon vervelend zijn. Om dit gedoe te voorkomen, kunt u de automatische updates eenvoudig uitschakelen.

Zodra uw vergadering voorbij is, kunt u controleren op beschikbare updates en deze installeren. Dit vermindert gespreksvertragingen en zorgt er tegelijkertijd voor dat u de meest up-to-date app-ervaring krijgt.

Ga naar om automatische software-updates uit te schakelen Instellingen > Algemeen en verwijder het vinkje voor Houd de Zoom-desktopclient automatisch up-to-date.

4. Beheer uw ruimte met wachtkamers

Met de Waiting Room-functie van Zoom kan de host bepalen wanneer een gast deelneemt aan het gesprek. U heeft de mogelijkheid om deelnemers één voor één toe te laten of iedereen tegelijk vanuit de wachtkamer toe te laten.

Als u een wachtkamer voor uw vergadering heeft ingericht, zien de deelnemers een standaardscherm wanneer ze deelnemen aan het gesprek. Met Zoom kunt u dit scherm ook aanpassen. U kunt uw bedrijfslogo, wat tekst en een introductievideo toevoegen die deelnemers kunnen bekijken voordat ze lid worden.

Ga naar om wachtkamers in te schakelen Instellingen > Bekijk meer instellingen > Beveiligingen schakel de schakelknop in voor Wachtkamer.

5. Benut het potentieel van brainstormruimten

De breakout rooms-functie van Zoom wordt ten zeerste aanbevolen voor vergaderingen waarbij de deelname en samenwerking van meerdere kleinere groepen nodig is.

Dit kan ideaal zijn voor brainstormsessies of groepsprojecten. Een Zoom meeting kan opgesplitst worden in maar liefst 50 breakout rooms. De gastheer kan ervoor kiezen om de aanwezigen automatisch of handmatig toe te wijzen aan de brainstormruimten.

Ga naar om brainstormruimten in te schakelen Instellingen > Bekijk meer instellingen > In vergadering (geavanceerd)en schakel de schakelknop in voor Brainstormruimte - Kamers.

6. Verban achtergrondgeluiden

Online vergaderingen zijn zeer gevoelig voor verstoring door achtergrondlawaai. Lawaai van verkeer buiten, huilende kinderen in een andere kamer of waarschuwingen van huishoudelijke apparaten kunnen de effectiviteit van uw oproep gemakkelijk verminderen.

Het gebruik van de ruisonderdrukkingsfunctie in Zoom kan hierbij helpen verbeter uw Zoom-audiokwaliteit door het achtergrondgeluid te verminderen. De ruisonderdrukkingsfunctie van Zoom biedt verschillende niveaus van ruisonderdrukking die u kunt kiezen op basis van uw gebruik.

Ga naar om de ingebouwde ruisonderdrukking van Zoom te gebruiken Instellingen > Audio > Onderdrukking van achtergrondgeluidenen selecteer het optimale keuzerondje voor uw opstelling (Auto, Laag, Gemiddeld, Hoog).

7. Krijg ondertiteling binnen handbereik

Transcriptie van vergaderingen wordt steeds belangrijker op werkplekken die ernaar streven toegankelijk en inclusief te zijn. Transcripties zijn ook uitstekend geschikt voor het maken van notities, rapporten en ander schriftelijk materiaal na een vergadering.

Transcriptietools zoals Otter of de ingebouwde transcriptiefunctie in Krisp, gebruik AI voor real-time transcriberen, waardoor vergaderingen gemakkelijk te volgen zijn voor alle aanwezigen. De vergaderassistent van Otter kan ook inhoud genereren op basis van de vergadergegevens en vragen in de chat beantwoorden.

Ga naar om brainstormruimten in te schakelen Instellingen > Bekijk meer instellingen > In vergadering (geavanceerd)en schakel de schakelknop in voor Geautomatiseerde ondertitels.

8. Verbeter de toegankelijkheid met muismarkering

Als u een presentatie of demo geeft en uw scherm wilt delen, zorg er dan voor dat de optie Mouse Spotlight is ingeschakeld. Het publiek zal zich beter kunnen concentreren op de inhoud op het scherm en daarbij uw instructies opvolgen met behulp van de scherpstelmodus in Zoom.

Wanneer de muis-schijnwerperfunctie is ingeschakeld, zal een gekleurde cirkel of schijnwerper de positie en bewegingen van uw cursor visueel markeren. U kunt ook de "Vanishing Pen"-functie gebruiken om aantekeningen te maken op het whiteboard of het gedeelde scherm, zonder dat u zich zorgen hoeft te maken over het wissen of ongedaan maken van uw krabbels.

Terwijl u uw scherm deelt tijdens een vergadering, is de spotlight-functie pas beschikbaar in de werkbalk "Annoteren" nadat u uw scherm begint te delen.

9. Verbeter de vergaderervaring met meeslepende weergave

Meeslepende weergave kan helpen maak je Zoom-ervaring leuker. Deze functie biedt verschillende virtuele achtergronden, zoals een auditorium, een klaslokaal en een café, waar alle aanwezigen kunnen worden getoond.

Als een deelnemer een desktopclient, mobiele app of Zoom Room gebruikt die geen ondersteuning biedt voor meeslepende weergave, ziet hij de andere deelnemers in de standaard galerijweergave of sprekerweergave.

De meeslepende weergavefunctie is beschikbaar wanneer u op klikt Weergave in de rechterbovenhoek van het vergaderscherm.

10. Beheersvergaderingen met sneltoetsen

U kunt veel meer uit Zoom halen als u de tijd neemt om de verschillende beschikbare sneltoetsen te leren kennen en gebruiken. Hiermee kunt u snel dingen doen zoals het dempen of dempen van het geluid opheffen, naar volledig scherm gaan, uw scherm delen en meer.

Hier zijn enkele handige snelkoppelingen om uit te proberen:

• Alt+V om uw video te starten/stoppen
• Alt+A om jezelf te dempen/dempen op te heffen
• Alt+F om de modus Volledig scherm in of uit te schakelen
• Alt+Shift+I om de uitnodigingslink voor de vergadering te kopiëren

Om alle te bekijken sneltoetsen beschikbaar op Zoom, ga naar Instellingen > Toetsenbord sneltoetsen.

Zoom uw weg door online gesprekken

Met zulke geweldige functies is Zoom de ideale tool om verbindingen te onderhouden in een verre werk- of leeromgeving. Het is een geweldige manier om contact te houden met mensen in deze tijd van werken op afstand en sociaal isolement, of je nu een vergadering hebt met collega's, met familieleden praat of een virtuele verjaardag organiseert feest.

Ontdek de hierboven genoemde tips en functies voor effectievere Zoom-gesprekken die zowel indruk zullen maken op uw collega's als op uw vrienden.