De basisprincipes van het gebruik van velden in Airtable

Van de vele productiviteitstools die er zijn, wint Airtable gestaag aan populariteit, en met goede reden.

Airtable's unieke combinatie van de functionaliteit van een spreadsheet, de informatiedichtheid van een database en de De diversiteit van de vele visies heeft het voor velen aantrekkelijk gemaakt als integraal onderdeel van hun productiviteit arsenaal.

Dus, waar begin je als je net je eerste basis hebt opgezet? Neem de tijd om de verschillende opties te verkennen en te zien hoe deze het beste aan uw behoeften kunnen voldoen.

Wat zijn velden in Airtable?

Of je dat nu wilt gebruik Airtable om projecten te beheren, gegevens organiseert of taken bijhoudt, moet u vertrouwd raken met Airtable-velden om het meeste uit Airtable te halen.

Velden vormen de hoeksteen van gegevensbeheer in Airtable en dienen als containers voor informatie, formules en opmaak. Elk veld beslaat een eigen kolom in de standaardrasterweergave van uw nieuwe basis. Velden zijn op dezelfde manier van toepassing op elke record in uw tabel. U kunt niet per cel verschillende opmaakstijlen opgeven, wat beperkend lijkt voor pure spreadsheetgebruikers.

U kunt echter in elke basis meerdere rasterweergaven en tabellen hebben, indien nodig velden verbergen en zelfs informatie tussen tabellen koppelen. De afwegingen lijken in eerste instantie misschien beperkend, maar dat kan veranderen als je eenmaal bekend bent met Airtable.

De rol van het primaire veld in Airtable

Wanneer u met uw nieuwe basis begint, zult u merken dat sommige velden al in uw eerste tabel staan. Het meest linkse veld wordt speciaal gemarkeerd en aan de linkerkant vergrendeld. Dit is het primaire veld en speelt een belangrijke rol als unieke identificatie voor uw record, bijna als een kop waaronder al uw andere informatie staat.

Het primaire veld wordt gebruikt als recordtitel Luchttafelweergaven en op veel andere plaatsen, zoals de naam van elke kaart in de Kanban-weergave of de referentienaam in gekoppelde records. Het primaire veld is standaard een tekstveld van één regel. Nog steeds, aldus de Airtable-ondersteuningsdocumentatie, kunt u indien nodig het primaire veld wijzigen in verschillende andere veldtypen.

Hoe u een nieuw veld toevoegt in Airtable

Er zijn twee manieren om een ​​veld toe te voegen in Airtable; de eerste methode is via de rasterweergave van Airtable. Naast de kopteksten van uw bestaande velden ziet u een koptekst met een plusteken erop. Als u op dat plusteken klikt, wordt een menu geopend met alle beschikbare velden. Selecteer een veldtype, volg eventuele aanvullende instructies om uw veld in te stellen en klik Veld maken.

De tweede manier om een ​​veld toe te voegen is binnen elk afzonderlijk record in uw basis, dat in de meeste weergaven toegankelijk is door op het record te klikken. Klik onderaan de record op Voeg een nieuw veld toe aan deze tabel.

Er verschijnt een pop-up waarin u een nieuw tekstveld van één regel aan de record kunt toevoegen. Voer een naam in voor het veld en gebruik vervolgens de vervolgkeuzelijst om het veldtype indien nodig te wijzigen. Volg eventuele aanvullende instructies die worden weergegeven om uw veld in te stellen en klik op Redden.

Houd er rekening mee dat het toevoegen van een nieuw veld dit aan elke record in uw tabel toevoegt, zodat u waarschijnlijk een kolom vol lege ruimtes zult tegenkomen wanneer u de volgende keer de rasterweergave van die tabel opent.

1. Tekstinvoervelden

Er zijn meerdere tekstformaten met bijbehorende veldtypen in Airtable. Het standaardtekstveld met één regel is het meest eenvoudige veld en is geschikt voor beknopte beschrijvingen. Als u nog meer wilt typen, overweeg dan het veld Lange tekst, waarin u maximaal 100.000 teksttekens, regeleinden en RTF-opmaak kunt invoeren als u de schakelaar inschakelt.

In het veld Datum is handmatige of kalendergebaseerde datum- en tijdinvoer mogelijk. Verder zijn er nog veel andere gespecialiseerde velden, zoals telefoonnummer, e-mailadres, URL, nummer, valuta, duur en percentage. Elk veld is ontworpen om hun respectievelijke gegevenstypen op te slaan en op te maken.

2. Op selectie gebaseerde velden

Airtable biedt meerdere velden op basis van het selecteren van verschillende opties. Dit zijn handige manieren om uw administratie te categoriseren, taken bij te houden of een proces te volgen.

Het veld Selectievakje voegt eenvoudigweg een aanklikbaar selectievakje toe aan uw administratie. Het veld Beoordeling voegt een visueel classificatiesysteem toe van één tot tien punten, standaard ingesteld op vijf sterren. De velden Enkele selectie en Meerdere selectie maken vervolgkeuzemenu's mogelijk voor categorisatie, waarbij de laatste meerdere selecties voor één record mogelijk maakt.

3. Opzoek- en telvelden

De velden Opzoeken en Tellen tonen de meest onderscheidende functionaliteit van Airtable: het krachtige vermogen om verbinding te maken en te communiceren met verschillende datasets via het relationele databasemodel.

Het veld Koppelen aan record verbindt records tussen tabellen, waardoor rijke lagen met bijbehorende informatie ontstaan. Hierop voortbouwend kunt u met het samenvoegveld berekeningen en samenvattingen maken op basis van velden binnen gekoppelde records.

Met het veld Aantal kunt u het aantal records tellen dat is verbonden met een veld Koppelen aan record. Het opzoekveld haalt gegevens op uit gekoppelde records, waardoor het delen van informatie tussen tabellen zonder redundantie wordt vergemakkelijkt.

Airtable bevat een reeks velden waarin metagegevens over uw records worden opgeslagen. Deze velden zijn van onschatbare waarde als u met vaak veranderende big data werkt.

De velden Aanmaaktijd en Laatst gewijzigde tijd houden bij wanneer records zijn gemaakt of voor het laatst zijn bewerkt. Gemaakt door en Laatst gewijzigd door identificeer de respectieve gebruikers die verantwoordelijk zijn voor deze acties. U kunt specifieke voorwaarden kiezen waaronder dit veld indien nodig wordt bijgewerkt.

Het veld Autonummering wijst een volgnummer toe aan records, waardoor een consistent nummeringssysteem in uw hele tabel ontstaat. Terwijl Airtable zelf uw records nummert aan de uiterste linkerrand van de rasterweergave, telt deze nummering alleen het aantal zichtbare records

5. Andere Airtable-velden

Naast de bovenstaande velden biedt Airtable ook enkele onderscheidende velden die in een klasse apart werken. Het veld Formule brengt een van de handigste spreadsheetfuncties naar uw basis. Met dit veld kunt u berekeningen uitvoeren, samengestelde gegevens maken en op logica gebaseerde functionaliteit bouwen.

Als u gewend bent aan tools als Microsoft Excel, weet u al hoe het veld Formule werkt, maar wellicht wilt u dit lezen Hoe formules te gebruiken in Airtable om ervoor te zorgen dat u het maximale uit de mogelijkheden van dit vakgebied haalt.

In het veld Gebruiker kunt u iemand anders die Airtable gebruikt aan een record toevoegen door zijn of haar naam in een vervolgkeuzelijst te selecteren of hem/haar via e-mail uit te nodigen voor de basis. Voor sommige functionaliteiten van dit veld is mogelijk een van de betaalde abonnementen van Airtable vereist.

In het veld Barcode worden streepjescodes en QR-codes opgeslagen die zijn gescand via de mobiele apps van Airtable. Ten slotte kunt u met het veld Knop aanpasbare knoppen aan uw records toevoegen, waarmee u webpagina's kunt bekijken, scripts kunt uitvoeren, aangepaste Airtable-extensies kunt laden en meer.

Organiseer, annoteer en wees productiever met velden in Airtable

Velden helpen u het meeste uit de gegevens in uw Airtable-basis te halen en vormen de toegangspoort tot het ontketenen van het volledige potentieel van Airtable voor uw workflow. Of het nu gaat om het opslaan van informatie, het verkrijgen van nieuwe inzichten of het creëren van op maat gemaakte workflows, Airtable is een veelzijdige tool waarmee u slimmer kunt werken.

Als u een veldtype tegenkomt dat u nog niet eerder heeft gebruikt, aarzel dan niet om te experimenteren en te kijken of dit uw processen kan verbeteren.