Gantt-diagrammen maken en gebruiken in Notion

Of u nu alleen werkt of als onderdeel van een groter team, Gantt-diagrammen zijn een uitstekende manier om complexe projecten te beheren. Veel projectmanagementtools bieden de mogelijkheid om Gantt-diagrammen te gebruiken, en Notion is daar een van.

Weten hoe u Gantt-diagrammen in Notion moet gebruiken, kan lastig zijn als u dat nog nooit eerder heeft gedaan. Maar als je op zoek bent naar een tutorial, ben je hier aan het juiste adres, want dat laten we je vandaag zien.

Wat is een Gantt-diagram?

Voordat we gaan kijken naar het gebruik van een Gantt-diagram, is het de moeite waard om te begrijpen wat deze zijn. Gantt-diagrammen zijn raamwerken waarmee u de voortgang van grote projecten kunt meten. Hoewel je ze vaak in grotere organisaties ziet worden gebruikt, kun je Gantt-diagrammen ook gebruiken als je freelancer of student bent. Ze zijn ook uitstekend geschikt voor teams die op afstand opereren.

Gantt-diagrammen bevatten doorgaans een overzicht van elke taak binnen het project, zoals het opnieuw ontwerpen van een website of het lanceren van een marketingcampagne. Vervolgens kunt u het tijdschema voor de verwachte voltooiingsdata zien, samen met de voortgangspercentages. Zoals bij vele anderen methoden voor projectmanagement, kunt u ook taken aan anderen delegeren.

Als u deel uitmaakt van een team op afstand, kunt u deze bekijken beste projectmanagementtools voor samenwerken op afstand.

Hoe u een Gantt-diagram in Notion maakt en gebruikt

Hoewel u in Notion helemaal opnieuw een Gantt-diagram kunt maken, is het veel eenvoudiger om een ​​vooraf ontworpen sjabloon te gebruiken, vooral als u een beginner bent. Notion heeft een gratis Gantt-diagramsjabloon die u kunt downloaden en gebruiken in de werkruimte van uw voorkeur, en dat is wat we voor deze zelfstudie gaan gebruiken.

Zo kunt u de sjabloon verkrijgen:

1. Ga naar de Gnatt-sjabloonpagina in Notion en selecteer Begin met dit sjabloon.
2. Kies de werkruimte waarin u uw sjabloon wilt dupliceren.
3. Wacht tot Notion de sjabloon heeft gedupliceerd en begin met het aanpassen zoals jij dat wilt.

Nu u de sjabloon heeft, gaan we verder met het aanpassen en gebruiken van uw Gantt-diagram in Notion.

1. Het invoeren van de projectnamen

Voordat u begint met de meer complexe aanpassingsaspecten, moet u beginnen met het invoeren van uw projectnamen. Dit is heel eenvoudig:

1. Ga naar de Project tabblad.
2. Beweeg uw cursor over het project dat u wilt wijzigen en selecteer Open.
3. Voer de nieuwe naam van uw project in het bovenste tekstvak in.

U kunt ook op de naam klikken die u in de tabel wilt wijzigen en deze op die manier naar wens aanpassen. Herhaal beide processen totdat u alle projectnamen hebt gewijzigd om aan uw eigen vereisten te voldoen.

2. De specificaties van elk project aanpassen

Zodra u de naam van elk project in uw Notion Gantt-diagram heeft gewijzigd, bent u klaar om meer details aan te passen. U kunt elk van de volgende instellingen wijzigen:

• Subtaken toevoegen binnen elk venster.
• Updaten van uw status en voortgang.
• Tijdlijn

Om het voor u gemakkelijker te maken om te volgen, zullen we deze hieronder in verschillende secties opsplitsen.

Subtaken toevoegen in elk venster

Het toevoegen van subtaken is misschien wel de beste plaats om te beginnen nadat u uw projectnamen hebt gewijzigd. Hier leest u hoe u dat doet:

1. Open de taak die u wilt aanpassen. Dit kunt u doen door naar de Project sectie of door op het tabblad in de tijdschaalweergave te klikken.
2. Het kan zijn dat u een vooraf ingesteld aantal taken opmerkt die al in Notion zijn vermeld. Klik op elk van deze om de naam, taakbeheer en status aan te passen. Indien nodig kunt u ook opmerkingen toevoegen.
3. Om helemaal nieuwe taken toe te voegen, klikt u op de + knop. Kies vervolgens een pagina om te linken of maak een nieuwe door te typen "creëren" in de zoekbalk en tik op “Nieuwe creatie in Taken”.
4. Om taken te verwijderen, selecteert u de - pictogram nadat u uw cursor over die specifieke taak heeft bewogen.

Nadat u nieuwe taken heeft toegevoegd, kunt u alles op dezelfde manier aanpassen als met de vooraf ingestelde versies.

De status van uw taak bijwerken

Als u taken in uw Notion Gantt-sjabloon wilt bijwerken, opent u de kaart die betrekking heeft op uw project of subtaak. Hier vindt u een sectie met de naam Toestand; vouw het vervolgkeuzemenu uit en kies uw huidige projectstatus.

U zult waarschijnlijk het percentagegedeelte in de Voortgang tabblad. U kunt dit bijwerken door subtaken binnen uw project uit te voeren.

Als je nieuw bent bij Notion, overweeg dan om deze handleiding te raadplegen nuttige dingen die je kunt doen in Notion.

Tijdlijn

Als u de tijdschaal voor elke taak wilt wijzigen, kunt u de Tijdschaal sectie. Kies uw nieuwe start- en einddatum wanneer de kalender verschijnt.

U kunt uw project ook op de tijdlijn van het Gantt-diagram verplaatsen door de vereiste taak(en) te slepen en neer te zetten.

3. De weergave wijzigen

Als u de weergave binnen uw Gantt-diagram wilt wijzigen, heeft u een aantal opties. Aan de rechterkant zie je een vervolgkeuzemenu met een gespecificeerde tijdschaal; het zou kunnen Maand, Jaar, Kwartaal, of iets in die richting.

Kies de gewenste tijdsperiode in het menu. Je kunt ook gebruik maken van de Vandaag tabblad om naar uw huidige dag te gaan.

Een andere optie is om uw taakweergave op prioriteit te wijzigen. Om dit te doen, selecteert u Op prioriteit aan de linkerkant van uw scherm. Of kies Alle projecten voor een compleet overzicht van alles.

Merk op dat u al deze namen kunt aanpassen als u dat wilt. Misschien wil je dit ook eens bekijken snelstartgids voor de project- en taaksjablonen van Notion als je net begint.

4. Taken bekijken en delegeren

Als u een Gantt-diagram voor soloprojecten gebruikt, heeft u deze sectie niet nodig. Maar als u uw Notion Gantt-diagram heeft ontworpen om als onderdeel van een groter team te werken, is het belangrijk dat u weet hoe u taken kunt delegeren.

1. Scroll naar beneden naar Taken.
2. Klik op de Toegewezen tabblad.
3. Typ de naam van de persoon aan wie u de taak wilt delegeren.

Als alternatief kunt u deze instructies volgen:

1. Open een taak.
2. Ga naar de subtaak.
3. Kies de persoon aan wie u uw taak wilt delegeren in het Toegewezen sectie.

Als u later besluit dat Gantt-diagrammen niet de meest optimale manier zijn om uw projecten te beheren, hoeft u zich geen zorgen te maken. Meerdere projectmanagementalternatieven voor Gantt-diagrammen bestaan.

Creëer effectieve Gantt-diagrammen in Notion

Hoewel Gantt-diagrammen op het eerste gezicht verwarrend kunnen lijken, zijn ze ook een effectieve manier om uw projecten te beheren. Weten hoe u Gantt-diagrammen in Notion moet gebruiken, is een handig startpunt, en het kan zijn dat uw team daardoor productiever is.

Zelfs als u deze grafieken alleen voor individuele projecten gebruikt, vindt u het misschien ook gemakkelijker om uw grote taken bij te houden. U kunt Gantt-diagrammen voor verschillende projecttypen gebruiken, en ze zijn vooral handig voor langetermijnprojecten.