De juiste software achter uw project, groep of organisatie kan het verschil maken. Intellinote maakt het gemakkelijker om te beheren, samen te werken en beter te communiceren met uw team, collega's en klanten.
Intellinote combineert realtime tekst-, audio- en videoberichten, eenvoudig delen van bestanden en schermen en projecteren beheerfuncties met een unieke werkplekbenadering die het managen van grote teams van mensen eenvoudig maakt affaire.
Sterker nog, het is volledig gratis voor persoonlijk gebruik en wordt geleverd met een functie 30 dagen gratis uitproberen zodat u het met uw team kunt uitproberen voordat u het koopt.
Alles onder één dak
Intellinote is beschikbaar als browsergebaseerde webapplicatie of als
standalone software voor ramen, Mac en mobiele platforms. Zowel web- als stand-alone versies delen dezelfde ingetogen moderne interface: een inklapbare linkerhand menu maakt optimaal gebruik van uw inhoud, waar u werkruimten of chats kunt vastzetten voor snellere toegang.
Intellinote biedt een thuis voor uw aantekeningen, taken, bestanden, gesprekken en zo ongeveer alles wat met uw bedrijf, team of project te maken heeft. Notities kunnen worden gedeeld en eraan worden samengewerkt en aan werkruimten worden toegewezen, taken kunnen aan individuen met een vervaldatum worden gedelegeerd. Bestanden rechtstreeks delen met een werkruimte is een geweldige manier om te delen met hele teams, of start een één-op-één-chat om uw werkruimtediscussies op het onderwerp te houden. Het is een zakelijk Zwitsers zakmes.
U kunt bestanden rechtstreeks uploaden naar werkruimten of ze toevoegen aan notities en taken, uitgebreide tekstbeschrijvingen geven (opgemaakt met WYSIWYG-tools) en overal commentaar op geven. Het is ook mogelijk om taken of notities in te voegen in andere notities. Klik gewoon op de bevestigingsknop "paperclip" en kies Toevoegen vanuit Intellinote.
De benadering van Intellinote is er een die intensief gebruik maakt van Workspaces, wat in wezen hubs zijn die een toewijsbaar doel bieden aan uw notities, taken en bestanden. Werkplekken zijn niet star qua ontwerp en ze kunnen worden toegepast op vrijwel alles waarvoor u ze nodig heeft: hele afdelingen, individuele projecten, teamleden, trainingsliteratuur - wat u maar nodig heeft.
Werkruimten zijn niet project- of afdelingsspecifiek en kunnen ook worden gemaakt voor groepscommunicatie. Een groepswerkruimte heeft een ander doel dan een gewone werkruimte en biedt een samenwerkingspunt voor een onbeperkt aantal teamleden. U kunt chatten, bestanden delen en alles zien waar uw groep aan heeft gewerkt - en het werkt allemaal hetzelfde voor één-op-één werkruimten.
Een werkruimte maken is net zo eenvoudig als klikken op de plusknop in de rechterbovenhoek en selecteren Werkruimte, het een naam geven en je teamleden eraan toevoegen. Je hebt meteen een organisatieruimte gecreëerd, een plek om bestanden op te slaan die relevant zijn voor die specifieke operatie en een realtime chatroom voor je collega's.
Niet-vastgezette werkruimten worden weergegeven in een inklapbaar linkermenu op basis van hun activiteit (inclusief eventuele chats die je bent momenteel met teamleden), en alle werkruimten die niet direct zichtbaar zijn in het menu zijn verborgen onder de ellips (…) icoon.
Dit houdt wat je behoudt niet nodig hebben, zodat u zich kunt concentreren op de belangrijke taken die nu aandacht nodig hebben.
Intellinote gebruiken
Als je in het verleden Intellinote hebt gebruikt, zul je waarschijnlijk merken dat de gebruikersinterface nu aanzienlijk 'lichter' en gebruiksvriendelijker is. Naast een likje verf en een beter reagerend gevoel, is navigeren door uw werkruimten nu nog eenvoudiger dan voorheen.
Wat ooit de "Unified Workspace" was, is eenvoudigweg geworden Allemaal - het samenbrengen van alles waar je aan werkt, in al je verschillende werkruimten. Bovendien zijn al uw toegewezen taken (vroeger en nu) verplaatst naar de Taken scherm, met in één oogopslag informatie over uw aanstaande schema.
Elke werkruimte die u maakt, of het nu een groep, individu of project is, heeft een gecombineerd chat- en activiteitenvenster en een tabelgebied voor notities, taken en andere inhoud. Bekijk wat er tijdens uw afwezigheid in elke werkruimte is gebeurd met een blik op recente activiteiten of begin een asynchrone chat met uw collega's. U kunt zelfs notities toevoegen, taken toewijzen, bestanden uploaden en andere teamleden een bericht sturen vanuit hetzelfde tekstveld, kies gewoon een optie in het vak aan de linkerkant.
Wanneer u een werkruimte betreedt - ongeacht of het een project of een groep is - ziet u een activiteitenvenster, een korte samenvatting van de werkruimte en een menu in tabelvorm om snel door relevante Opmerkingen, Taken, Bestanden, Leden, Concepten en Prullenbak. Deze worden allemaal weergegeven naast het activiteitenvenster, zodat u tijdens het browsen met collega's kunt blijven chatten.
Een oplossing als Intellinote kan verschillende onafhankelijke producten vervangen, waaronder verouderde projectbeheersoftware die nooit lijkt te evolueren en dure realtime chat- en videoconferentiesoftware. In een educatieve omgeving kan Intellinote van pas komen voor het geven van feedback, het werken met groepen of het toewijzen van deadlines. In sommige gevallen wilt u misschien e-mail verwijderen voor teamdiscussies en in plaats daarvan gewoon de realtime chat- en privéberichtenfuncties van Intellinote gebruiken binnen een groep.
Veel bedrijven en teams gebruiken tools van derden als onderdeel van hun reguliere activiteiten, en hoewel Intellinote sommige van deze tools probeert te vervangen, andere zijn geïmplementeerd als optionele integraties. Deze omvatten webgebaseerde tools zoals GitHub en Bitbucket, MailChimp, Wufoo en zelfs ZenDesk.
Naast deze kan Intellinote ook worden geïntegreerd met samenwerkingsverbanden zoals Dropbox, Box, Google Drive (inclusief Google Docs) en online agenda's. Er is zelfs een Evernote-integratie die al uw notities en inhoud migreert naar Intellinote. Als u complexere integraties wilt, is er ondersteuning voor Built.io, REST, Webhook en Zapier, die de productiviteit naar een hoger niveau kunnen tillen met integraties die specifiek zijn voor uw bedrijf.
Dankzij zo'n robuuste basis heeft Intellinote een breed scala aan toepassingen. De combinatie van projectbeheer, realtime video, audio en schermdeling en realtime discussie is verrassend effectief. In drukkere omgevingen waar het moeilijk kan zijn om projecten bij te houden, kan Intellinote de ideale tool zijn om de orde en gezondheid te herstellen.
Communiceer en organiseer uw team
Naast het geven van een gevoel van context voor de activiteiten van uw team of bedrijf, staan werkplekken ook centraal in communicatie. Soms voelen e-mail en instant messaging te onsamenhangend en verwijderd uit uw project, en dat is waar Intellinote's teamchat en videoconferenties binnenkomen.
Ongetwijfeld een van de grootste verkoopargumenten van Intellinote, integreert de recente toevoeging van videoconferenties met uw bestaande teamleden op precies de manier die u zou verwachten. Beweeg gewoon over een naam en druk op Bel om een één-op-één-vergadering te starten of een groep gebruikers toe te voegen voor een grotere conferentie - allemaal vanuit dezelfde gebruikersinterface.
De voordelen van Intellinote laten zorgen voor uw videoconferentiebehoeften lijken duidelijk: organiseer uw team toegang tot bedrijfsmaterialen via één interface en bespaar geld op dure standalone premium conferencing hulpmiddelen. Intellinote ondersteunt functies voor het delen van schermen en annotaties die te vinden zijn in duurdere vergaderoplossingen.
U hoeft zelfs geen geregistreerde Intellinote-gebruiker te zijn om deel te nemen aan een videoconferentie. Maak gewoon een nieuwe conferentie met behulp van de blauwe 'bel'-knop bovenaan het scherm en geef de link door aan een potentiële klant of leverancier. Werkt u met meerdere klanten? Gebruik Intellinote om voor elk van hen een werkruimte te creëren, zodat u documentatie kunt delen, vragen kunt stellen, videoconferenties kunt houden en veel efficiënter kunt communiceren dan gewone oude e-mail.
Of u nu in hetzelfde kantoor werkt of lid bent van een team dat over de hele wereld is verspreid, asynchrone chat- en videoconferenties moeten de meeste van uw communicatieve behoeften dekken. Organiseer persoonlijke ontmoetingen of check gewoon in met groepen en projecten - de keuze is aan jou.
Klik op het kleine, RSS-achtige pictogram in de linkerbenedenhoek (of het nu notitie of taak is) om het te volgen. U kunt gevolgde notities per werkruimte oproepen of alles weergeven wat u volgt Allemaal de... gebruiken Filter menu in de rechter benedenhoek. Volg en ontvolg notities als je ze nodig hebt om een extra dimensie aan je productiviteit toe te voegen - geef prioriteit aan taken om dat te doen dingen gedaan krijgen.
Voor alle items die u volgt, zullen meldingen u op de hoogte stellen van wijzigingen in de inhoud, opmerkingen, tags, bijlagen en rechthebbenden of vervaldatums. U kunt zelfs andere gebruikers als volgers toevoegen (handig als ze niet aan die specifieke werkruimte zijn gekoppeld) door op de plusknop "+" te klikken en hun naam te typen.
Realtime push-updates zorgen ervoor dat u tijdens het bekijken van een werkruimte Intellinote niet hoeft te vernieuwen om de nieuwste toevoegingen in termen te zien van inhoud - wijzigingen worden automatisch naar uw browser gepusht en relevante werkruimten en chats verschijnen in het navigatiegebied wanneer ze dat zijn bijgewerkt.
Intellinote voor desktop en mobiel
Mobiele toegang wordt steeds waardevoller in een wereld waar we onze smartphones of tablets zelden met rust laten en Intellinote heeft twee mobiele apps: één voor iOS (die ik hier heb getest) en een voor Android.
Aangezien de web-app van Intellinote eruitziet als iets dat u normaal gesproken in de App Store zou vinden, is de mobiele client heel gemakkelijk in de omgang. Het biedt volledige toegang tot uw werkruimten, notities en gesprekken terwijl u op de hoogte blijft van realtime pushmeldingen voor inkomende wijzigingen en berichten terwijl u niet achter uw bureau zit.
Al uw Intellinote-gegevens zijn toegankelijk via de mobiele app, inclusief het gecombineerde chat- en activiteitenvenster en getabelleerde notities en andere inhoud. Videoconferenties werken ook via mobiel, zodat u realtime groepsberichten kunt starten en eraan kunt deelnemen met uw Android- of iOS-apparaat, ongeacht de locatie.
Het is vrijwel mogelijk om alles te doen wat je kunt doen in de webversie met behulp van de mobiele app, hoewel er enkele nadelen zijn, zoals een gebrek aan tekstopmaakhulpmiddelen en de onvermogen om te communiceren met bepaalde integraties (u kunt geen documenten maken in Google Drive voor voorbeeld).
U kunt echter bestanden uploaden, nieuwe werkruimten maken en leden toevoegen aan uw organisatie (op voorwaarde dat u de juiste toestemming heeft) vanuit de iOS-app die ik heb getest. Alle wijzigingen worden naar de server gepusht terwijl u ze aanbrengt, en verschijnen onmiddellijk.
De browser-app van Intellinote biedt toegang tot uw organisatie vanaf elke computer met een internetverbinding, maar u kunt ook download speciale desktopversies voor Mac en ramen. Deze bieden elk realtime meldingen en houden uw belangrijkste taken buiten de browser.
Een geïntegreerde aanpak
Intellinote probeert een volledig geïntegreerde aanpak te volgen bij het organiseren van uw projecten, teams en organisatie. Eén oplossing combineert elementen van projectbeheer, real-time groepscommunicatie en eenvoudig delen van bestanden via slepen en neerzetten en integraties met Google Drive, Dropbox en andere onmisbare zakelijke tools.
Intellinote streeft ernaar de noodzaak van verschillende oplossingen te elimineren door alles op één plek te doen. Er is zelfs een Intellinote-API om Intellinote beter te integreren in de workflow van uw bedrijf.
En het werkt - werkruimten zijn een geweldige manier om het werk op de juiste plaats te houden zonder rommel te veroorzaken. Sjablonen kunnen worden aangepast aan de kleinste eisen van uw organisatie en keer op keer worden uitgerold. Vrijwel elk team kan profiteren van snellere, effectievere communicatie - of je nu 3, 30 of 300 mensen sterk bent. Intellinote werkt voor beide teams en individuen, waardoor teams op grote of kleine schaal kunnen samenwerken, afhankelijk van de vereisten.
Beter nog, het is gratis voor persoonlijk gebruik en de volledig uitgeruste proefversie van 30 dagen biedt teams volop de mogelijkheid om te beslissen of de $ 10 per gebruiker, per maand voor het standaardplan is aangenaam.
Meld u aan voor uw gratis proefperiode en word vandaag nog productiever!
Tim is een freelance schrijver en woont in Melbourne, Australië. Je kunt hem volgen op Twitter.
