Hoe Collaborative Writing Tools uw leven gemakkelijker maken

Advertentie

Als je ooit schriftelijk werk hebt moeten coproduceren, weet je op hoeveel niveaus dit moeilijk kan zijn. Wachten op uw schrijfpartner (s) of het oplossen van conflicterende versies van een document zou uw minste zorgen moeten zijn. Internet maakt samen schrijven immers een fluitje van een cent.

Na het schrijven van een proefschrift van 100 pagina's in een team van drie, met behulp van Google Drive, wist ik dat dit waar was. Toch heb ik onlangs Google Drive niet gepusht voor het invullen van een document van minder dan 10 pagina's in een team van vijf. We stuurden uiteindelijk Word-documenten heen en weer, wat me bijna gek maakte. Help uw team de volgende problemen te vermijden door te gaan met een real-time tool voor samen schrijven Tekstverwerking in Google Docs? 5 belangrijke tips om in gedachten te houdenHet grootste deel van mijn leven was Microsoft Word de tekstverwerker om te gebruiken als je serieus werk zou gaan doen. Natuurlijk waren er alternatieven zoals Corel WordPerfect en later OpenOffice, ... Lees verder vanaf het begin.

Wachten op elkaar

Wat gebeurt er als je geen tool gebruikt die realtime samen schrijven ondersteunt?

Je wacht uiteindelijk op elkaar. Slechts één persoon kan het document schrijven of bewerken voordat de volgende persoon door kan gaan. Wanneer u een deadline nastreeft, kost dit u kostbare tijd.

Voor efficiënte samenwerking hebben teamleden onbeperkte toegang nodig tot het document waaraan u allemaal werkt. Hierdoor kan iedereen op zijn gemak schrijven of bewerken. U zult merken dat niets krachtiger is dan tijd besteden aan het samen in realtime schrijven aan één document, vooral als u zich niet in dezelfde kamer bevindt.

In combinatie met slechte communicatie en werken op afstand kostte het wachten op elkaar mijn team weken. Gelukkig hoefden we geen harde deadline te halen. Maar dat is niet het ergste probleem dat u kunt verwachten als u in een extern team werkt.

De opmaak van elkaars versies verknoeien

De kans is groot dat u niet allemaal hetzelfde besturingssysteem, dezelfde tekstverwerker of dezelfde softwareversie gebruikt. Dit kan de boel verknoeien en uren van uw werk verspillen.

U kunt opmaakproblemen voorkomen door iedereen exact dezelfde tool te bieden. De eenvoudigste manier om dit te doen is dat iedereen in exact hetzelfde document werkt op één OS-neutraal platform, zoals een online tekstverwerker.

In ons team was ik de schuld van dit probleem omdat ik geen Microsoft Office gebruik. Waarom zou ik voor Word betalen, als ik het meestal alleen nodig heb om documenten te openen en als er veel geweldig zijn gratis Office-alternatieven De 7 beste gratis alternatieven voor Microsoft OfficeMicrosoft Office is de koning van kantoorsuites, maar dat betekent niet dat het de juiste voor u is. Hier zijn enkele andere kantoorsuites die u misschien beter vindt! Lees verder ? Helaas ging ik met een alternatief - LibreOffice - wat niet goed speelt met Word.

Conflicterende documenten maken en gevolgde wijzigingen verliezen

Als mensen niet op elkaar kunnen wachten omdat de deadline nadert, krijg je verschillende versies van het document. Uiteindelijk moet iemand gaan zitten en de verschillende versies samenvoegen tot één document. Dat is niet alleen tijdverspilling, maar ook een bron voor fouten.

Bovendien, als u conflicterende versies opnieuw synchroniseert in één document, verliest u ook ten minste een deel van de bijgehouden wijzigingen Samenwerken met het bijhouden van wijzigingen in Microsoft Word Lees verder en opmerkingen. Dat kan de collectieve gedachtegang onderbreken en tot misverstanden leiden. Hoe kun je dit voorkomen?

In mijn ervaring gebeurt dit allemaal niet als je een hulpmiddel voor schrijven in samenwerking gebruikt. In ons team werden mensen ongeduldig en tegelijkertijd werd de laatste ronde van feedback en montage gedaan. Dit betekende dat één persoon alle documenten moest samenvoegen, wat bijna tot een gênante fout leidde.

Voordelen van samen schrijven naast het vermijden van problemen

Collaboratieve schrijftools kunnen veiliger zijn dan het overzetten van bestanden via internet.

Vanwege beveiligingsproblemen (NSA et al.) Hebben veel instellingen het gebruik van tools zoals Dropbox beperkt. Hoewel Dropbox in de eerste plaats niet ideaal is, vermijdt het een bijzonder slechte praktijk: het heen en weer sturen van documenten via e-mail.

Over het algemeen, e-mail is niet erg veilig 7 Belangrijke e-mailbeveiligingstips die u moet kennenInternetbeveiliging is een onderwerp waarvan we allemaal weten dat het belangrijk is, maar het zit vaak ver in de nesten van onze geest, en houdt onszelf voor de gek door te geloven dat "het mij niet zal overkomen". Of... Lees verder voor het delen van documenten. E-mail is niet alleen gemakkelijk te onderscheppen, u kunt ook vergeten iemand op te nemen of per ongeluk een verkeerde ontvanger te selecteren. Betreed samenwerkende schrijfplatforms, die al deze problemen kunnen oplossen.

Als je niet wilt gaan met services van grote bedrijven, zoals Google Drive of SkyDrive (binnenkort OneDrive), kies uit vele alternatieve online tekstverwerkers 5 geweldige alternatieven voor Google-documenten die u moet overwegenGoogle Docs heeft zijn tekortkomingen. Misschien wilt u Google vermijden vanwege privacykwesties. Of misschien heb je andere functies nodig. We hebben vijf uitstekende alternatieven gevonden en een daarvan werkt voor u. Lees verder . Serieus over beveiliging? Gebruik een tool zoals EtherPad om uw eigen, zelfgehoste, privé en cloudgebaseerde schrijfplatform voor samenwerking op te zetten.

Ten slotte is het, zoals eerder vermeld, een echte rush om aan een document te werken terwijl je tegelijkertijd de creatieve input van anderen observeert. Dat is wanneer je het terrein van echte co-creatie betreedt en daar ontstaat teamgeest.

Hoe werk je samen aan documenten en welke trucs of tools hebben ervoor gezorgd dat je gezond blijft?

Afbeeldingscredits: Man wacht via Shutterstock