Een samenwerkingsinbox maken in G Suite

Als uw team dezelfde inkomende e-mails moet beheren, kunt u Collaborative Inbox van G Suite gebruiken om meerdere gebruikers aan hetzelfde account toe te voegen. Met deze functie kunnen meerdere teamleden tegelijkertijd dezelfde inbox onderhouden.

Hier leest u hoe u uw eigen samenwerkingsinbox maakt, alle functies gebruikt, teamleden toewijst en specifieke rechten verleent, allemaal vanuit uw G Suite-account.

Wat is een samenwerkingsinbox in G Suite?

Met de gezamenlijke inbox in G Suite kan een groep individuen dezelfde e-mailinbox openen, onderhouden en beheren. Dit kan handig zijn voor bedrijven en organisaties die hun hele marketing- of verkoopteam nodig hebben om soortgelijke e-mails te beantwoorden.

Het is een geweldige manier om de productiviteit te verhogen door online aan te moedigen samenwerking in teamverband via Google-tools om een ​​efficiënte workflow te creëren.

Als uw verkoopvertegenwoordigers bijvoorbeeld constant e-mails ontvangen over potentiële partnerschappen, kunt u iedereen toewijzen om dezelfde inbox te bewaken. Iedereen kan de binnenkomende e-mails beantwoorden en beheren.

U kunt ook een gezamenlijke inbox instellen als u op een school werkt die e-mails van ouders ontvangt, zodat elke leraar op die e-mails kan reageren. Elk lid met de juiste machtigingen kan een e-mail voor zichzelf claimen of deze aan een ander groepslid toewijzen.

Google Workplace is niet de enige samenwerkingstool om te combineren met Gmail, maar het is het meest efficiënt als u al G Suite heeft.

U kunt deze tool gebruiken om specifieke e-mails te taggen, wat helpt bij het organiseren van uw inbox en het gemakkelijker maakt om naar oudere e-mails te zoeken. Als u producten verkoopt, kunt u door alle e-mails met die specifieke producten te taggen anderen helpen om ze te vinden.

Voordat u een samenwerkingsinbox kunt hebben, moet u een Google-discussiegroep instellen en leden toevoegen.

Een Google-groep maken en leden toevoegen

Om uw Collaborative Inbox te beheren en te openen, moet u eerst een groep maken. Hiermee kunt u beginnen met het toevoegen van leden aan uw gezamenlijke inbox.

1. Inloggen Google Discussiegroepen.
2. Klik Groep aanmaken.
3. Enter info en kies instellingen.
4. Klik Groep aanmaken.

Nadat u uw groep heeft ingesteld, kunt u mensen per e-mail voor de groep uitnodigen, ze rechtstreeks aan uw groep toevoegen of mensen die zich hebben aangemeld goedkeuren.

Als je een uitnodiging verzendt, wordt deze rechtstreeks naar de inbox van de ontvangers gestuurd om te bevestigen dat ze lid willen worden van de groep. Om een ​​lid rechtstreeks aan de groep toe te voegen, is hun e-mailadres vereist. Het voegt het lid toe na indiening.

Door uw groep aan te maken en leden toe te voegen, krijgt u een volledig functionele Collaborative Inbox. Het enige dat u tegenhoudt, is de noodzaak om de functie in te schakelen.

Samenwerkingsfuncties inschakelen

Om een ​​gezamenlijke inbox te maken voor uw bestaande leden, moet u eerst samenwerkingsfuncties inschakelen. Maar voordat u de onderstaande stappen volgt, moet u de gespreksgeschiedenis voor Google Discussiegroepen hebben ingeschakeld.

1. Inloggen Google Discussiegroepen.
2. Klik op de naam van de groep.
3. Klik Groepsinstellingen.
4. Onder Schakel aanvullende Google Group-functies in > Selecteer Gezamenlijke inbox.

Zodra alle samenwerkingsfuncties zijn ingesteld, moet u machtigingen aan elk lid toewijzen om het voor hen gemakkelijker te maken om het account te beheren.

Machtigingen toewijzen aan samenwerkende Inbox-leden

Door machtigingen toe te wijzen aan groepsleden, stelt u uw team in staat om gesprekken aan te nemen, toe te wijzen conversaties, markeer conversaties als voltooid, markeer conversaties als duplicaten en markeer conversaties als geen actie nodig zijn.

U kunt verschillende machtigingen aan een groep toewijzen, afhankelijk van de standaard groepsrollen (eigenaren, managers, leden), iedereen in de organisatie, iedereen op internet of op maat gemaakte rollen.

1. Inloggen Google Discussiegroepen.
2. Klik op de naam van de groep.
3. Klik Groepsinstellingen.
4. Klik op de schakelaar naar Aanzetten rechten.
5. Verplaats de schuifregelaar en selecteer welke gebruikers het rechten.

U kunt ook uitsluitingen maken in uw machtigingen om specifieke leden uit te sluiten van uw machtigingsinstellingen.

Uw gezamenlijke postvak IN van G Suite beheren

Met een gezamenlijk postvak IN kunt u verschillende leden aan een groep toewijzen en hen specifieke machtigingen geven zodat ze uw e-mail effectief kunnen beheren.

Elk teamlid heeft toegang tot de volledige inbox en kan verschillende gesprekken aan verschillende leden toewijzen. Nu uw team is gemaakt, moet u erover nadenken om iedereen in het account te beveiligen.

Google voegt nieuwe beveiligingsfuncties toe aan G Suite

Alles, van ondersteuning voor de BIMI-standaard in Gmail tot nieuwe beveiligingsfuncties in Chat, is opgenomen in deze G Suite-update.

Lees Volgende

Over de auteur