De te grote afhankelijkheid van papier in kantoren schaadt het milieu. Afgezien daarvan kan het beveiligen van gevoelige kantoordocumenten een gedoe zijn. Als gevolg hiervan kunnen bedrijfskritieke bestanden aan iedereen worden blootgesteld, inclusief een willekeurige bezoeker.
Door papier op kantoor te elimineren, kunt u al deze risico's vermijden. Hier zijn enkele online apps en tips die u kunt gebruiken om uw kantoor papierloos te maken.
Stap over van een papieren bezoekerslogboek naar een online bezoekersbeheersysteem. Innovatieve en robuuste tools voor bezoekersbeheer kunnen het hele proces van het beheren van kantoorbezoekers beheren.
Lobbytrack laat u alle bezoekers volgen terwijl u tegelijkertijd foto's maakt en badges print. Het wordt ook geleverd met functies zoals het informeren van hosts, het beheren van noodevacuatie en het waarschuwen van beveiligingspersoneel.
Proxyklik is een cloudgebaseerde oplossing die u helpt de mensenstroom te beheersen. De tool is aanpasbaar en volgt een geïntegreerde aanpak om de recepties efficiënt te houden en de gevoelige gegevens veilig te houden.
2. Boekhoud-apps
Het beheren van uw kantoorboekhouding op papier kan hectisch, tijdrovend en verwarrend zijn. Met behulp van boekhoud-apps kunt u het proces papierloos, snel en moeiteloos maken.
Salie Boekhouding is een boekhoud-app die je zelfs zonder enige achtergrond in de boekhouding kunt gebruiken. Zodra u het koppelt aan uw bankrekening, wordt de transactiestroom naadloos. U kunt verkopen, aankopen en cashflow volgen via de eenvoudige rapportagefunctie.
QuickBooks is een andere online boekhoudtool waarmee u de btw, belastingen en loonlijst van werknemers zelf kunt beoordelen. QuickBooks POS is een uitgebreide editie waarmee eigenaren van kleine bedrijven hun toonbank papierloos kunnen gebruiken.
3. Projectbeheer-apps
Als u van plan bent om papieren te gebruiken tijdens een projectbeheerfase, kan dit u gemakkelijk veel geld kosten. Om alle teamleden op één lijn te houden, moet u meerdere exemplaren van hetzelfde bestand afdrukken. U kunt dergelijke uitgaven echter vermijden en milieuvriendelijk worden door tools voor taak- of projectbeheer te gebruiken.
Projectbeheertool asana heeft een intuïtieve gebruikersinterface die iedereen kan gebruiken voor het toewijzen en volgen van taken. De app helpt je bij het realtime delen van bestanden, het becommentariëren van taken en het genereren van digitale rapporten.
ClickUp is een andere projectbeheertool waarmee u veel apps van derden kunt integreren. Het biedt ook een weergave van de werkbelasting waarmee u de werkbelasting van afzonderlijke bronnen kunt bijhouden.
Verwant: Wat is ClickUp? De beste functies voor projectbeheer
Verspil je nog steeds plaknotities om je taken op te schrijven? Je moet er vanaf komen en kiezen voor takenlijst-apps.
Todoist stelt u in staat om alle taken op een georganiseerde manier op te sommen. U kunt er ook secties en subtaken aan toevoegen om uw taken te categoriseren. U kunt in deze app ook prioriteitsniveaus en favoriete tags toevoegen.
Elke.do stelt u in staat om overal en op elk apparaat toegang te krijgen tot uw takenlijst. Het zal u er ook aan herinneren om belangrijke taken op het aangegeven tijdstip uit te voeren.
5. Apps voor het maken van aantekeningen
Zodra u het proces voor het maken van aantekeningen papierloos maakt, kunt u de kosten van notitieblokken en pennen besparen. Bovendien hoef je voor een vergadering geen tijd te besteden aan het zoeken naar het notitieblok in een rommelig bureau.
Met een notitie-app zoals Evernote, kunt u alle cruciale informatie toegankelijk houden op verschillende apparaten, dankzij de online-synchronisatiefunctie. U kunt ook de opmaak van de notities personaliseren en er afbeeldingen, audiobestanden en documenten naar keuze aan toevoegen.
eenvoudige noot laat je notities toevoegen, bekijken, bewerken en publiceren in Markdown-formaat. Jij en je team kunnen alle notities in een groep delen voor samenwerking en ideeën.
Als u heeft besloten om papierloos te gaan werken, zou het maken van gedigitaliseerde kopieën van uw bestaande papieren documenten een van uw strategie moeten zijn.
Gebruik maken van Adobe Scan op uw smartphone om een papieren document om te zetten in een pdf-bestand. De app helpt je ook bij het beheren van bestandsdimensies, naast het aanbieden van functies zoals bijsnijden, roteren, annoteren, ondertekenen en kleurbewerking.
ABBYY FineReader PDF is een geavanceerde documentscanner die meer dan 190 talen ondersteunt en opslaat in 12 verschillende bestandsformaten. Naast het scannen van zowel gedrukte als handgeschreven tekst, kunt u er opmerkingen en handtekeningen aan toevoegen.
7. Apps voor het delen van bestanden en beveiliging
Voorbij zijn de dagen dat u gedrukte kopieën van uw rapport moest maken en deze onder de ontvangers moest verspreiden. Met behulp van de online apps voor het delen van bestanden kunt u de bestanden in de cloud opslaan en de toegang alleen delen met in aanmerking komende ontvangers.
Doos stelt u in staat bestanden en documenten in de cloud op te slaan en te delen, waarbij u zich houdt aan de naleving van de branchenormen en het beleid inzake gegevensprivacy. Het maakt de samenwerking tussen teamleden naadloos.
Je kan ook gebruiken Google Drive om Office-bestanden veilig op te slaan en te delen met alleen de beoogde ontvangers. Bovendien kunt u met de tool bestanden ordenen met verschillende mappen.
8. Agenda-apps
Agenda-apps zijn een onlosmakelijk onderdeel van het professionele leven geworden. Alle soorten bedrijven kunnen profiteren van het gebruik van een agenda-app in plaats van de afspraken in een papieren agenda te noteren.
Calendly is een online app voor het plannen van afspraken waarmee u uw vergaderingen professioneel en efficiënt kunt plannen. Met deze app kun je het herinnerings- en vervolgproces automatiseren.
Google kalender is een populaire online agenda waar u de agenda-items kunt kleuren om de agenda-afspraken te organiseren. De suggestietool helpt de vermeldingen automatisch in te vullen om tijd te besparen. In deze online agenda kunt u eenvoudig de planning van elke online vergadering bewerken.
Verwant: Tips om uitstelgedrag te voorkomen en deadlines te halen
Dit is het moment om gedrukte juridische documenten te dumpen. Stap over op de wereld van digitale overeenkomsten en e-handtekeningen om papier te besparen en de werkefficiëntie van uw team te verbeteren.
voorstellen is een online platform waarmee je allerlei soorten contracten, voorstellen en overeenkomsten kunt maken, volgen, verzenden en e-ondertekenen. U kunt vooraf ontworpen voorstelsjablonen gebruiken uit de inhoudsbibliotheek van deze app.
PandaDoc kunt u uw overeenkomstbeheer stroomlijnen door eenvoudig documenten te maken, te bewerken en te ondertekenen. Het biedt diensten zoals voorstellen, offertes, contracten en formulieren - allemaal in digitaal formaat zonder papier.
10. Online fax-apps
Zelfs als u van plan bent alle faxen te verwijderen, is het misschien niet mogelijk als de klanten erop staan ze te gebruiken. Nog, de online fax-apps kan u helpen bij het verwijderen van het papier uit de fax. Deze apps sturen de faxen om naar de computer, smartphone of een ander apparaat naar keuze. Zo kunt u ook de fax automatiseren en jaarlijks duizenden vellen papier besparen.
RingCentral is online faxsoftware waarmee u inkomende en uitgaande faxen online kunt beheren en aanzienlijke besparingen kunt realiseren. Je kan ook gebruiken HalloSign faxen verzenden en ontvangen met behoud van vertrouwelijkheid en veiligheid.
U kunt nu een duidelijk beeld in uw hoofd schetsen om papierloos te gaan werken op kantoor of thuis, waar u ook werkt. Het implementeren van een papierloos werkplekbeleid duurt niet lang als bovenstaande online apps voor je klaar staan.
Het wegwerken van papier is een van de vele manieren om de werkruimte op te ruimen en de productiviteit te verhogen.
Ontdek hoe een opgeruimde werkplek je helpt om aandachtig te werken en de taken op tijd af te ronden.
Lees volgende
- productiviteit
- Online tools
- Digitaal document
- Organisatiesoftware
Tamal is een freelance schrijver bij MakeUseOf. Na het opdoen van substantiële ervaring in technologie, financiën en business processen in zijn vorige baan bij een IT-adviesbureau, nam hij 3 jaar geleden het schrijven als een voltijds beroep over. Hoewel hij niet schrijft over productiviteit en het laatste technische nieuws, speelt hij graag Splinter Cell en bingewatcht hij Netflix/ Prime Video.
Abonneer op onze nieuwsbrief
Word lid van onze nieuwsbrief voor technische tips, recensies, gratis e-boeken en exclusieve deals!
Klik hier om je te abonneren
