De 10 beste tips om een ​​team op afstand efficiënt te beheren

Teambeheer op afstand is echt een uitdaging. Omdat uw teamleden vanaf verschillende locaties werken, is het vaak moeilijk om iedereen op één lijn te krijgen en hen te inspireren om naar een gemeenschappelijk doel toe te werken.

U kunt echter deze bewezen tips volgen om uw team op een betere manier te leiden.

1. Een gemeenschappelijke werktijdzone instellen

Teams op afstand, bestaande uit leden uit verschillende tijdzones, worstelen vaak met tijdzonebeheer. Zo'n team moet een tijdzone ontdekken die voor iedereen geschikt is. Het is niet alleen cruciaal voor wekelijkse teamvergaderingen, maar ook voor realtime communicatie voor dringende beslissingen.

Als uw teamleden in tijdzones wonen met een tussenruimte van één of twee uur, kunt u een standaardtijd instellen waarop alle leden beschikbaar moeten zijn. echter, de Ruimte tijd app zal nuttig zijn voor teams verspreid over de hele wereld. Hiermee kunt u de handmatige tijdzoneconversie overslaan en de gemeenschappelijke tijdzone vinden die voor iedereen geschikt is.

2. Sta flexibele werktijden toe

Wanneer iemand vanuit huis werkt, moeten ze huishoudelijke taken uitvoeren, zoals het opvoeden van kinderen en het zorgen voor ouderen. Overweeg deze punten en behandel het team met empathie. Het is een goed idee om ze op een geschikte tijd en dag te laten werken. In plaats van je te concentreren op wanneer ze werken, moet je je focus verleggen naar de werkelijke hoeveelheid werk die ze doen.

Door ze alleen op het aangegeven tijdstip te laten werken, kunnen ze onder druk komen te staan ​​en hun productiviteit verminderen. Tijdbeheertools zoals Tijd Dokter laat u bijhouden hoeveel tijd een lid in een taak of project investeert. Zo weet u wie er voldoende tijd investeert om de toegewezen taak te voltooien.

3. SMART-doelen instellen

Externe teams kunnen niet functioneren zonder specifieke doelen of doelstellingen. U kunt SMART-criteria (specifieke, meetbare, haalbare, relevante en tijdgebonden) criteria gebruiken om doelen voor uw team op te stellen. Omdat uw team duidelijk is over hun doel, wordt het moeiteloos om ernaartoe te werken.

Probeer tijdens het implementeren van deze methode de app voor het stellen van doelen doordeweeks om haalbare doelen te kiezen, met behulp van functies zoals het doeldashboard en de doelhiërarchie.

4. Taakverantwoordelijkheid toewijzen

Aangezien werken op afstand geen persoonlijk toezicht heeft, ziet u mogelijk een gebrek aan verantwoordelijkheid. Om dit probleem te voorkomen, moet u mensen verantwoordelijk maken voor de taken die ze doen. Bied ze bovendien de autonomie die ze nodig hebben om een ​​project tot een goed einde te brengen.

Deze actie zal een positief effect hebben op de teamleden en ervoor zorgen dat ze oprecht hun werk doen. ClickUp stelt u in staat taken toe te wijzen aan verantwoordelijke personen en hun prestaties te volgen.

5. Projectvoortgang als team beoordelen

Ook na een goede start kunnen projecten halverwege ontsporen. Sommige projecten worden zelfs niet succesvol afgerond. Door de voortgang van een project bij te houden, kunt u dergelijke ongelukken voorkomen. Beoordeel regelmatig als team de voortgang en luister naar wat iedereen erover te zeggen heeft.

Met een bijdrage van iedereen wordt het gemakkelijk om de routekaart naar een succesvolle en tijdige voltooiing van het project te volgen. Hibox kunt u taken beheren en deelnemen aan een virtuele beoordelingsvergadering vanaf hetzelfde platform.

6. Maak tijd vrij voor training en feedback

Werken vanaf externe locaties neemt de mogelijkheid weg om te leren van collega's en hun feedback tijdens het werk op kantoor. Organiseer om dat te compenseren aparte trainingen waar teamleden leren van hun medewerkers. Vraag mensen om vrijwilligerswerk te doen om anderen te trainen in de onderwerpen waarin ze uitblinken.

Zo zal elk teamlid er baat bij hebben, aangezien de trainingssessies de theoretische kennis en praktische vaardigheden aanscherpen. Een... hebben wekelijkse training op Zoom zal in dit geval zeer effectief zijn. Bied ook regelmatig individuele en teamfeedback, zodat uw collega's hun pijnpunten kunnen lokaliseren en dienovereenkomstig kunnen improviseren.

7. Transparantie binnen de projecten instellen

Om teamwerk op afstand efficiënt te maken, moet u zorgen voor een omgeving van transparantie en vertrouwen. U kunt een rolmodel worden door regelmatig met hen te communiceren. Stuur bij een grote beslissing of mogelijke verandering een e-mail en plaats elke medewerker in CC.

Informeer uw team duidelijk als er substantiële wijzigingen op stapel staan. Gebruik voor projectbeheer apps zoals Asana om elke subtaak van een project te loggen. Zo heeft iedereen die bij het project betrokken is een duidelijk beeld van de opdrachtnemers en de voortgang.

8. Opendeurbeleid implementeren

Hoewel het gemakkelijk is om rechtstreeks met iemand te praten over een klacht of bezorgdheid, kan het voor sommige teamleden moeilijk zijn om dergelijke zaken virtueel te bespreken. U moet uw team echter aanmoedigen om zorgen te uiten en vragen te stellen zonder enige angst of aarzeling. Het creëren van een veilige ruimte in de virtuele wereld is essentieel. Zo kunnen anderen vrij gevoelige zaken bespreken.

Regel een één-op-één-sessie met het team, waar ze om opheldering kunnen vragen over een beslissing of problemen kunnen aankaarten die hen dwarszitten. Vermeld daarnaast expliciet dat ze contact kunnen opnemen met HR of iemand van de admin om over van alles te praten. Je kan ook gebruiken Google-formulier zodat mensen hun zorgen anoniem kunnen delen.

9. Onmiddellijk WFH-conflicten oplossen

Ja, er kunnen ook conflicten optreden tussen teamleden op afstand. Als je het niet meteen oplost, zal de productiviteit van de betrokken telewerker eronder lijden. Om te voorkomen dat er geschillen ontstaan, moet u meer te weten komen over de problemen en deze zo snel mogelijk oplossen.

Gebrek aan initiatief om conflicten op te lossen kan werknemers ertoe dwingen te stoppen en juridische stappen te ondernemen.

10. Teambuildingactiviteiten plannen

Teambinding is een cruciaal element om een ​​team te motiveren om voor een gemeenschappelijk doel te werken. Leden van een team op afstand hebben geen persoonlijke interacties, wat vaak leidt tot een gevoel van isolement. Door te arrangeren online teambuildingactiviteiten, is het mogelijk om de teamband te versterken.

Als je dergelijke evenementen kunt plannen wanneer een nieuw iemand zich bij het team voegt, kun je ze gemakkelijk met elkaar laten omgaan. Populaire teambuildingactiviteiten zijn trivia-quiz, verhalen vertellen, teamworkout, virtueel moordmysterie, comedy-workshop, spokenjacht, enz. Je kunt ze ofwel via persoonlijk initiatief regelen of hulp krijgen van platforms zoals Teambuilding.

Beheer teams op afstand met bewezen tips

Wanneer uw externe team zich realiseert dat ze de verdiende waarde krijgen, werken ze om het doel te bereiken. U kunt de in dit artikel genoemde methoden implementeren om het externe team goed te beheren en de projecten ruim voor de deadlines af te ronden.

De 11 beste tips om uitstelgedrag te voorkomen en deadlines te halen

Uitstelgedrag vertraagt ​​projecten of laat je met onnodige taken. Hier zijn enkele tips om het te overwinnen!

Lees volgende

Over de auteur