6 creatieve manieren om het meeste uit Asana te halen

Het hebben van de juiste tools tot je beschikking is een goede stap in de goede richting. Als u echter verschillende manieren leert om elke digitale oplossing in uw samenwerkingstoolset te gebruiken, bespaart u tijd en verbetert u de productiviteit.

In dit artikel bespreken we zes minder bekende manieren om Asana te gebruiken, maar eerst:

Wat maakt Asana speciaal?

Asana is een bekende tool voor projectbeheer waarmee teams als een samenhangende eenheid kunnen samenwerken door hen te helpen bij het volgen, coördineren en organiseren van werk. Het is effectief omdat:

• Het is een krachtige tool vol handige functies die gebruikers voor een breed scala aan taken kunnen gebruiken.
• Hoewel het scala aan functies in het begin intimiderend kan zijn, is het nog steeds redelijk eenvoudig om je hoofd rond te krijgen.
• Asana heeft een interne inbox en andere functies waarmee gebruikers opmerkingen kunnen maken over taken, waardoor teams gemakkelijk naadloos kunnen communiceren.
• Je kunt Asana gebruiken om enorme projecten te maken om het grote geheel te zien. U kunt deze projecten vervolgens opsplitsen in secties, taken en subtaken om de details uit te voeren en ze aan andere mensen toe te wijzen.
  instagram viewer
• Met Asana kunt u andere tools synchroniseren en integreren voor meer productiviteit.

Dus, wat zijn enkele verschillende manieren om deze functies te benutten?

1. Interne e-mails vervangen

E-mails hebben een centrale rol gespeeld (en spelen nog steeds) in veel organisaties voor communicatie. Hoewel het een fantastisch hulpmiddel is dat u in sommige gevallen nog steeds van dienst kan zijn, kunt u uw strategie heroverwegen om ervoor te zorgen dat u niet te veel afhankelijk bent van e-mails door andere, effectievere interne communicatie alternatieven.

Denk bijvoorbeeld aan al die keren dat je je overweldigd voelde door het aantal e-mails in je inbox. Bovendien bevatten sommige van die e-mails zoveel individuele vragen/taken die je ertoe aanzetten verander snel van focus om op elk van hen te antwoorden, waardoor uw productiviteit in het proces wordt uitgeput. Asana kan een beter alternatief zijn.

Je kunt die e-mails van 2000 woorden met meerdere punten opsplitsen in verschillende Asana-taken. Op deze manier kan jij, of iemand anders, de taak claimen, eraan werken en deze als voltooid markeren als je klaar bent voordat je doorgaat naar de volgende.

Om uw productiviteit en een betere organisatie verder te verhogen, kunt u meerdere collega's uitnodigen om de taken op zich te nemen en deadlines toewijzen om prioriteiten te stellen.

2. Nieuwe aanwerving voor nieuwe medewerkers

Het kost een nieuwe medewerker tijd om volledig te wennen aan een nieuwe werkomgeving en maximale productiviteit te bereiken. Ze moeten vaak talloze e-mails doornemen om kennis te maken met hun nieuwe omgeving.

U kunt uw onboardingproces echter herzien met Asana om een ​​soepele overgang in minder tijd te garanderen.

Maak een project en noem het "[naam werknemer] Onboarding-sjabloon“. Maak vervolgens secties zoals bedrijfsbeleid, instructiehandleidingen, veelgestelde vragen, enz. Vul nu elke sectie in met alle relevante informatie en duidelijke instructies die de nieuwe medewerker nodig heeft.

U kunt ook andere ervaren collega's op uw werkplek uitnodigen om feedback te geven en uw project dienovereenkomstig bij te werken. Als je alles hebt afgedekt, sla het project op als een sjabloon voor toekomstig gebruik - wanneer u een nieuwe medewerker heeft.

3. Kennis delen

Een van de beste manieren om te zorgen voor groei en succes in uw organisatie is voortbouwen op solide fundamenten zoals samenwerking en kennis delen om samenhangende teams te creëren die een gemeenschappelijk doel nastreven.

U kunt een project op Asana voor het onderwijs maken om de uitwisseling van ideeën, vaardigheden en expertise te bevorderen. Teamleden kunnen dit project gebruiken om inzichtelijke artikelen, podcasts, video's en ander relevant educatief materiaal te delen dat nuttig kan zijn in uw organisatie.

Als uw werkplek veel afdelingen heeft, kunt u deze toewijzen aan een specifieke sectie voor een betere organisatie.

Je kunt ook specifieke mensen taggen met @[naam] wanneer u iets deelt dat alleen waardevol voor hen is, of voor tijdgevoelige informatie. Moedig ten slotte uw collega's aan om de bronnen in dit project regelmatig te delen en te herzien.

4. Evenement planning

Het plannen van een evenement is altijd een hectische activiteit. Er zijn veel bewegende delen die u moet volgen en voltooien. Gelukkig zijn er veel software voor evenementenplanning waarmee u uw productiviteit kunt verhogen.

Hoewel Asana geen conventionele software voor evenementenbeheer is, moet je inmiddels gemerkt hebben dat het behoorlijk veelzijdig is en dat je het voor zo ongeveer alles kunt gebruiken.

Dat gezegd hebbende, kun je beginnen met het maken van een project voor je evenement en het een naam te geven. Als je het evenement samen met andere mensen plant, kun je ze uitnodigen om updates te volgen en aan specifieke taken te werken. Net als voorheen kunt u uw project opdelen in secties, zoals het budget, het promotieplan en de inrichting, die u zult gebruiken om specifieke en gerelateerde taken toe te voegen.

U kunt elke taak aan een specifieke persoon toewijzen, relevante bestanden bijvoegen voor aanvullende informatie en een vervaldatum toevoegen.

5. Inhoudskalender

Asana is een uitstekende tool om de productie van je blogcontent te beheren en vervaldatums bij te houden.

Om te beginnen, kun je Asana's redactionele kalendersjabloon gebruiken of een nieuw project helemaal opnieuw maken en verdeel het in secties waarover u wilt schrijven, zoals zaken, gezondheid, productiviteit, technologie, enzovoort. Voeg nu specifieke titels toe onder elke sectie, wijs ze toe aan uw inhoudschrijvers en stel een vervaldatum in.

Als alternatief kunt u uw schrijvers hun ideeën laten pitchen en wachten op uw goedkeuring voordat ze ze gaan behandelen. U kunt Asana ook gebruiken om de inhoudsfase aan te geven, bijvoorbeeld niet opgesteld, in beoordeling, gepubliceerd, enz. Voor meer duidelijkheid.

6. Ideeën voor brainstormen

Teambrainstormsessies zijn effectief in het bevorderen van kennisdeling en creatief denken. U hebt echter nog steeds de juiste tools nodig om uw teams sterker te maken.

U kunt een Asana-brainstormproject maken en toegang geven aan alle deelnemers door ze toe te voegen als projectmanagers. Als u van plan bent om tijdens de brainstormsessie verschillende onderwerpen te bespreken, kunt u uw project in secties verdelen.

Moedig nu iedereen aan om zoveel mogelijk ideeën als taken toe te voegen. Zodra de toegewezen tijd voor deze oefening voorbij is, kun je de beste kiezen of iedereen laten deelnemen door op het duimpje omhoog te klikken binnen de taak met het beste idee.

Asana is een productiviteitskrachtpatser

Dit zijn slechts enkele unieke manieren om Asana te gebruiken. Je kunt deze ideeën gebruiken om je productiviteit te verhogen, of ze gebruiken als inspiratie om je Asana-projecten te creëren.

Hoewel het veel functies heeft die zijn ontworpen voor teams, kun je het ook gebruiken voor je persoonlijke doelen.

7 creatieve manieren om optimaal te profiteren van Trello

Trello is een effectieve tool voor taakbeheer die u kunt gebruiken om uw productiviteit thuis en op het werk te verhogen. Hier zijn enkele creatieve manieren om het te gebruiken.

Lees volgende

Over de auteur