5 effectieve tips voor het beheren van overlappende taken

Je hebt zoveel tijd besteed aan het werken aan een bepaalde taak. Terwijl je door je werk gaat, slaak je een zucht van verlichting. De tijd en moeite waren het waard. Je zou niet tevredener kunnen zijn met het resultaat.

Maar je feelgood-moment is van korte duur als je ontdekt dat iemand anders in je team net klaar is met werken aan dezelfde taak. Het wordt nog erger als je je realiseert dat je teamgenoot het ook goed heeft gedaan. Je hebt twee geweldige werken voor je, maar je kunt er maar één gebruiken. De tijd, moeite en middelen die aan een ervan worden besteed, zijn complete verspilling.

Wat zijn overlappende taken?

Overlappende taken zijn taken die tegelijkertijd of na elkaar worden uitgevoerd. Ze treden meestal op als meer dan één persoon aan een enkel project werkt en meerdere versies produceert wanneer slechts één versie nodig is.

Overlapping is niet exclusief voor taken; het komt ook voor in je schema's. U kunt twee verschillende afspraken tegelijk maken. En helaas kun je jezelf niet in tweeën delen om tegelijkertijd op verschillende plaatsen te zijn. U moet dus afzien van een van de afspraken.

Waarom overlappen taken elkaar?

Taken overlappen standaard niet. Er zijn mazen in uw operaties waardoor de duplicatie onopgemerkt blijft. En totdat ze zijn opgelost, zullen taken elkaar blijven overlappen, wat een verspilling van middelen tot gevolg heeft.

Laten we eens kijken naar enkele redenen waarom taken elkaar overlappen.

1. Ineffectieve workflow

Hoe wijs je taken toe aan teamleden? Als je geen goede structuur hebt om taken te delegeren, bestaat de kans dat je dezelfde taak aan meerdere personen toewijst.

De cirkel gaat verder als teamgenoten de taken kiezen waaraan ze willen werken zonder te controleren of iemand anders al aan hetzelfde project werkt.

2. Een gebrek aan teamsamenwerking

Als teamleider is het jouw verantwoordelijkheid om teamgeest in je team op te bouwen, zodat leden kunnen samenwerken om een ​​gemeenschappelijk doel te bereiken.

Een gebrek aan samenwerking creëert grijze gebieden. Meerdere mensen kunnen zelfstandig aan één taak werken zonder dat ze zich daarvan bewust zijn. Zelfs als ze samenwerken aan opeenvolgende taken, doen ze wat ze willen zonder met andere teamgenoten te overleggen.

3. Overbelasting van het werk

Efficiëntie en werkoverbelasting gaan niet goed samen. Als u wilt dat medewerkers u het beste van zichzelf geven, weersta hen dan niet te veel werk toe te wijzen.

Wanneer vermoeidheid begint door overbelasting van het werk, heeft de workflow de neiging om te veranderen. In plaats van het juiste proces te volgen om ervoor te zorgen dat ze een taak niet dupliceren, gaan ze verder met de volgende beschikbare taak.

De 5 beste tips om overlappende taken te beheren

Het hebben van een productief team gaat over effectief management. U kunt honderden werknemers hebben en toch onproductief zijn als u ze niet goed coördineert. Overlappende taken kunnen uw productiviteit belemmeren als ze niet worden aangevinkt.

Laten we eens kijken hoe we het moeten aanpakken.

1. Wees open over taken

Een van de kernwaarden van de sterkste teams op de werkvloer is transparantie. Als u uw teamleden voldoende vertrouwt om met hen samen te werken, moet u open zijn over de taken die ze moeten doen.

Elke werknemer moet op de hoogte zijn van werkinformatie. Door alle kaarten op tafel te leggen, krijgen ze informatie over de taken waaraan ze werken en met wie ze werken. Wanneer er een kennisonbalans is over werk, kunnen teamgenoten aan dezelfde taken werken zonder dat ze zich ervan bewust zijn.

Mensen zijn in staat taken sneller uit te voeren als ze er voorkennis van hebben. Er zal weinig of geen ruimte zijn voor taakoverlap als er een evenwicht in kennis is.

2. Vooruitgang meten

Wat is een betere manier om te weten hoe medewerkers presteren op taken dan om hun voortgang te meten? Als u taken delegeert en wegloopt, wees dan niet verbaasd als ze niet op tijd of niet effectief worden uitgevoerd.

Door te controleren hoe het werk vordert, kunt u zien wanneer taken worden gedupliceerd. Door redundantie vroeg genoeg te detecteren, kunt u deze stoppen voordat er tijd en middelen aan worden verspild.

Het handmatig volgen van de prestaties van medewerkers is veeleisend. Je moet je eigen verantwoordelijkheden loslaten en elke stap die ze zetten nauwlettend volgen. Maar dankzij workflowtools kunt u het proces automatiseren. U krijgt op elk punt te zien hoe uw teamleden met hun taken omgaan. Tools zoals Asana helpt je om je productiviteit te verhogen en voorkomen dat taken elkaar overlappen.

3. Effectieve communicatie cultiveren

Effectieve communicatie zorgt ervoor dat berichten duidelijk worden doorgegeven zonder interferentie van ruis om betekenissen te veranderen.

Taakoverlap treedt vaak op als gevolg van een gebrek aan informatie of miscommunicatie. Als medewerkers de instructies die ze krijgen niet goed begrijpen, werken ze op basis van wat ze denken te moeten doen.

Het cultiveren van effectieve communicatie gaat niet alleen over de gesproken of geschreven woorden. Het houdt ook in het verstrekken van de juiste tools voor communicatie. Werkinstructies moeten snel en zonder vertraging door het team worden doorgegeven. Als er zich nieuwe ontwikkelingen voordoen, zorg er dan voor dat de teamleden daar onmiddellijk over worden geïnformeerd.

4. Projectleiders aanwijzen

Afhankelijk van de grootte van uw team, heeft u mogelijk extra handen nodig om te helpen bij het toezicht op taken.

Iedereen in de gaten houden is niet haalbaar als je team groot is. U hebt projectbegeleiders nodig om op individueel niveau met uw werknemers om te gaan. De projectmanager is volledig ondergedompeld in de taken en noteert wat werkt en wat niet werkt.

Als iemand vragen heeft over zijn taken, kan hij die eenvoudig stellen aan de leidinggevende. Het is moeilijk om taken te dupliceren onder toezicht van de projectmanager, omdat ze op de hoogte zijn van alle aspecten van het project.

5. Werkstroom automatiseren

Het is gemakkelijker voor taken om elkaar te overlappen wanneer ze handmatig worden beheerd. Hoe voorzichtig u ook probeert te zijn bij het toewijzen en beheren van taken om dubbel werk te voorkomen, er kunnen dingen door de beugels glippen.

Het gebruik van automatiseringstools voor het delegeren van taken zorgt ervoor dat geen enkele taak twee keer wordt uitgevoerd. Zodra een teamlid eraan werkt, wordt de taak van de lijst verwijderd.

Automatisering is ook effectief voor opeenvolgende taken. Het systeem is zo geconfigureerd dat de eerdere taak is voltooid voordat u naar de volgende kunt gaan.

Zorg dat elke inspanning telt

De gevolgen van overlappende taken zijn langdurig. De tijd en middelen die aan dubbele inspanningen worden besteed, lijken op het eerste gezicht misschien onbeduidend. Maar als je het in de loop van de tijd verzamelt, realiseer je je dat je zoveel hebt verloren.

Als twee mensen het goed doen in twee versies van een taak, terwijl je alleen maar één versie nodig hebt, wordt geen van beide versies beter. De ander had al die moeite in een andere activiteit kunnen steken om je twee geweldige werken te geven die nuttig zijn.

Wat is de stroomtheorie? Hoe u het toepast om uw productiviteit te verbeteren

Wil je in de zone zijn en je productiviteit verbeteren? Hier leest u hoe u de stroomtheorie kunt gebruiken om uw betrokkenheid en plezier te vergroten.

Lees volgende

Over de auteur