Hoe u uw Google Spreadsheets kunt delen en beschermen

Google Spreadsheets is een krachtige tool om samen te werken met je collega's. Maar wat als u gevoelige informatie in een Google-spreadsheetbestand moet verbergen terwijl u andere gebruikers toegang geeft?

Gelukkig heeft Google Spreadsheets robuuste functies voor delen en privacy, zodat u specifieke bladen in uw bestand kunt delen zonder de privacy van andere informatie in gevaar te brengen.

Hier leest u hoe u dat kunt doen.

Hoe u uw Google Spreadsheets-bestand kunt delen

Als u van plan bent om met meerdere gebruikers te werken, moet u eerst de basis kennen van het delen van uw Google Spreadsheet-bestand. Om het veilig te delen, moet u het bestand eerst opslaan. Als je dat hebt gedaan, volg je de onderstaande stappen.

1. Klik op de Pictogram delen in de rechterbovenhoek van het scherm.
2. EEN Delen met mensen en groepen venster zal verschijnen. Van daaruit, in de Mensen en groepen toevoegen typt u het e-mailadres van de mensen met wie u het bestand wilt delen.
3. Nadat u hun e-mailadressen hebt ingevoerd, a
   instagram viewer
   laten vallen menu verschijnt direct naast het e-mailveld. Kiezen Editor zodat de mensen met wie u het bestand hebt gedeeld, het kunnen bewerken.
4. Voor extra veiligheid, klik op de Instellingen icoon in de rechterbovenhoek van het venster Delen.
5. Onder Instellingen voor delen met mensen, zorg ervoor dat u het vinkje weghaalt Editors kunnen machtigingen wijzigen en delen, en Kijkers en commentatoren kunnen de optie zien om te downloaden, af te drukken en te kopiëren.
6. Als u klaar bent, klikt u op de terug pijlpictogram om terug te keren naar het venster Delen met mensen en groepen.
7. Klik onder het veld e-mailadres op de Mensen op de hoogte stellen aanvinken om ervoor te zorgen dat ze een melding in hun inbox over het bestand ontvangen. U kunt er ook notities of instructies voor toevoegen in de Bericht veld.
8. Als u tevreden bent met alle instellingen, klikt u op Versturen.

Hierdoor kunnen gebruikers het Google Spreadsheets-bestand zien en bewerken. U moet dit echter nog niet doen als u nog niet klaar bent met het voorbereiden van uw dossier.

Verwant: Hoe u uw Google Spreadsheets met een wachtwoord kunt beveiligen en vergrendelen

Editors toewijzen voor afzonderlijke werkbladen

Nadat u afzonderlijke bladen voor verschillende gebruikers hebt voorbereid, kunt u ze nu vergrendelen aan een toegewezen gebruiker. Op die manier hoeft u zich geen zorgen te maken dat gebruikers knoeien met het invoeren van gegevens voor andere mensen. Er zijn de stappen om unieke editors per blad toe te wijzen.

1. Klik met de rechtermuisknop op het tabblad dat u met een specifieke persoon wilt delen.
2. Klik op Bescherm blad.
3. Een zijraam genaamd Beschermde platen en bereiken zal openen.
4. U kunt uw opmerkingen over het blad toevoegen in de optionele Voer een beschrijving in veld.
5. Onder de Vel tabblad, zorg ervoor dat het juiste blad is geselecteerd in het vervolgkeuzemenu.
6. Klik vanaf daar op Machtigingen instellen.
7. De Machtigingen voor het bewerken van bereik zal verschijnen. Klik bovenaan in het venster op de Beperken wie dit bereik kan bewerken Radio knop. Bij de drop-down menu onder die optie, kies Aangepast.
8. Als u het bestand eerder met andere gebruikers hebt gedeeld, kunt u de gebruikers uitschakelen met wie u het blad niet wilt delen. Anders kunt u nieuwe editors toevoegen in de e-mailveld in de buurt van de onderkant van het venster.
9. Nadat u klaar bent met het toevoegen van alle benodigde editors, klikt u op Gedaan.
10. Zodra Google uw voorkeuren voor delen heeft opgeslagen en u een nieuwe editor heeft toegewezen, wordt een "Iemand heeft toegang tot het bestand nodig"venster verschijnt.
11. Kies de Delen met X persoon: Bewerken keuzerondje en klik vervolgens op Deel.

Nadat je dit proces hebt voltooid, heb je het specifieke blad nu met iemand anders gedeeld.

Nu je een aantal bladen met bepaalde mensen hebt gedeeld, wil je misschien andere bladen voor alle anderen verbergen. Deze bladen kunnen formules, notities of andere dingen bevatten waarvan u niet wilt dat ze ze zien. Gelukkig kun je dat eenvoudig doen met de onderstaande instructies.

1. Klik met de rechtermuisknop het tabblad dat u wilt verbergen.
2. Kiezen Bescherm blad.
3. In de Bescherm bladen en bereiken zijraam, zorg ervoor dat het juiste blad is geselecteerd.
4. Klik op Machtigingen instellen.
5. In de Machtigingen voor het bewerken van bereik venster, klik op de Beperken wie dit bereik kan bewerken Radio knop. Kies vervolgens in het vervolgkeuzemenu Alleen jij.
6. Klik op Gedaan.
7. Wanneer u weer in uw Google Spreadsheet-bestand bent, klikt u nogmaals met de rechtermuisknop op het tabblad dat u wilt verbergen.
8. Klik deze keer op Blad verbergen.
9. Het blad dat u wilt verbergen, verdwijnt uit het zicht.
10. Als u het blad opnieuw wilt zien, klikt u op de hamburger menupictogram (direct naast de plus-pictogram op de bladtabs-balk). Je zou alle verborgen bladen grijs moeten zien.
11. Klik op het verborgen blad dat u wilt zien.
12. Het verborgen blad verschijnt weer op zijn oude positie in de bladtabsbalk. Andere gebruikers kunnen het echter ook zien.
13. Herhaal de bovenstaande stappen om het weer te verbergen.

Als dat klaar is, kunt u nu de bladen verbergen die u niet wilt delen zonder dat u een ander Google Spreadsheets-bestand hoeft te maken.

Verwant: Crazy Google Spreadsheets-formules die buitengewoon nuttig zijn

Bladbescherming verwijderen

Soms wilt u de beveiliging van een blad verwijderen zodat alle andere gebruikers het kunnen zien. Als dat het geval is, zijn dit de stappen die u moet volgen:

1. In de menubalk, Klik op Gegevens> Bescherm platen en bereiken.
2. In de Beschermde platen en bereiken zijvenster, zou u een lijst moeten zien met de beschermde items die u heeft.
3. Klik op de naam van het blad dat u wilt ontgrendelen.
4. Nadat u op de eigenschappen van het beveiligde blad hebt geklikt, selecteert u de Prullenbakpictogram naast de Beschrijving veld.
5. Een raam vraagt, Weet u zeker dat u dit beveiligde bereik wilt verwijderen? Kiezen Verwijderen.
6. Google Spreadsheets brengt u terug naar het hoofdvenster van het spreadsheet en het voorheen beveiligde blad is nu toegankelijk voor alle gedeelde gebruikers.

Alleen delen wat nodig is

Deze bladbeveiligingsfuncties zorgen ervoor dat u de integriteit van uw gegevens kunt behouden. Zo weet je zeker dat alleen de aangewezen gebruiker toegang heeft tot de bladen die je nodig hebt.

Dit is ook een goede oplossing voor het opruimen van uw bestanden. Dat komt omdat u geen aparte bestanden hoeft te maken om met verschillende gebruikers te delen, en u kunt de resultaten van elk blad eenvoudig koppelen aan het hoofdblad dat u voor andere gebruikers kunt verbergen.

U kunt uw gegevens beschermen met deze functies van Google Spreadsheets, allemaal zonder dat u een cent hoeft te betalen.

De 10 beste snelle hacks voor Google Spreadsheets die u waarschijnlijk niet kende

Ontdek hoe u Google Spreadsheets naar een hoger niveau kunt tillen en gemak kunt toevoegen aan uw professionele of persoonlijke leven.

Lees volgende

Over de auteur