6 tips voor tijdmanagement om uw eigen werklast te organiseren

Banen, waar je autonomie krijgt over wat je doet, zijn geweldig als je niet graag wordt verteld wat je moet doen en veel voldoening bieden. Met vrijheid komt echter ook de noodzaak om je eigen werk te organiseren en te beheren.

Dit vereist vaardigheden op het gebied van tijd- en taakbeheer, en het is niet iets dat vanzelfsprekend is. Laten we eens kijken naar enkele betrouwbare manieren waarop u uw vaardigheden op dit gebied kunt versterken en effectief de leiding kunt nemen over uw eigen werklast.

1. Maak er een gewoonte van om een ​​kalender te gebruiken

Als u alleen op uw geheugen vertrouwt om uw planning bij te houden, staat u bloot aan enorme hoeveelheden menselijke fouten. De gemakkelijkste manier om goed tijdmanagement onder de knie te krijgen, is door voor alles een kalender te gebruiken en dit regelmatig te doen.

Er zijn veel digitale kalendertoepassingen die u kunt gebruiken, zoals: Outlook en Google kalender. Daarnaast kunt u kiezen voor: Tweek, als u de voorkeur geeft aan een taakgebaseerde planner.

Verwant: Hoe u uw Outlook-agenda in kleur kunt categoriseren

Het doel is om alles in je agenda te zetten, inclusief vergaderingen, werkstukken en evenementen, en eigenlijk alles waarvan je weet dat je het moet doen. Als er iets is waarvan je weet dat je het misschien vergeet, zet het er dan in. Het is een goede gewoonte om je agenda zo veel mogelijk van tevoren te vullen, dus maak aan het begin van je week wat tijd vrij om dit te doen.

2. Organiseer uw e-mails in mappen

Het bewaren van al uw e-mails in uw Postvak IN kan voor chaos zorgen, vooral als u op een later tijdstip een belangrijke inkomende e-mail moet vinden. Om dit te verhelpen, moet u uw e-mails ordenen in relevante mappen.

De mappen die u maakt, moeten specifiek zijn voor uw werk en rol, en ervoor zorgen dat u snel informatie kunt vinden. Dit kunnen mappen zijn voor projecten, bedrijfsaankondigingen en updates, teamleden, e-mails die u moet opvolgen, enzovoort.

Het is het beste om het verwijderen van werkgerelateerde e-mails te vermijden, want zelfs als iets nu niet relevant lijkt, betekent dit niet dat dit in de toekomst niet zal gebeuren.

U ziet misschien niet meteen het voordeel van het op deze manier organiseren van communicatie, maar op de lange termijn zal het u helpen uw werklast onder controle te houden.

3. Organiseer uw bestandsschijf

Niets is schadelijker voor uw productiviteit dan een bestandsstation met honderden losse bestanden. Dit maakt het moeilijk en overweldigend om te vinden wat je nodig hebt, wat resulteert in uitstelgedrag en vermijding.

Net als bij uw e-mails is het belangrijk om uw bestanden in mappen te ordenen, zodat u uw werk bij kunt houden. In wezen zou u geen bestanden moeten hebben die niet in een speciale map zijn opgeslagen.

Verwant: Productieve hulpmiddelen om de focus te verbeteren in afleidende kantoren

Als u dit doet, wordt u niet automatisch beter in het beheer van de werklast, maar het helpt u bij het beheren van uw tijd en zorgt ervoor dat u consistent blijft. Ooit gehoord van het gezegde "een opgeruimd huis is een opgeruimd hoofd"? Hetzelfde geldt voor je digitale werkplek!

4. Houd je werk bij

Autonomie op het werk betekent dat er van je wordt verwacht dat je je eigen lopende taken bijhoudt, en hoe dat past in de bredere teaminspanning. Het spreekt dan ook voor zich dat je hiervoor een praktische manier nodig hebt.

U kunt een spreadsheet maken met al uw werkvoortgang, van klanten waarmee u werkt tot projectplanning. Microsoft Excel en Google Spreadsheets hebben veel sjablonen die u kunt gebruiken, of u kunt er een helemaal opnieuw maken. Idealiter zou uw spreadsheet u overzicht moeten geven over:

• Wat het werkstuk is.
• Termijn.
• Voortgangsindicatoren.
• Taken die eraan verbonden zijn.

Als alternatief kunt u werkbeheersoftware gebruiken, zoals: asana, dat regelt wat voor je. Het maakt niet uit hoe u ervoor kiest om uw werk bij te houden, als u als enige verantwoordelijk bent voor uw werklast, is het essentieel dat u een soort van visueel overzicht heeft.

Verwant: Asana-hacks die u moet kennen

5. Prioriteer uw taken effectief

Als je niemand hebt die je vertelt wat je moet doen, moet je uitzoeken welke taken voorrang hebben op andere. Deze vaardigheid is vaak degene waar mensen de meeste moeite mee hebben, omdat je moet nadenken over het grotere geheel en moet anticiperen op toekomstige resultaten.

Gelukkig zijn er een aantal beproefde methoden om dit te doen, om u te helpen. De MoSCoW-methode helpt u bij het ordenen van taken in must-have, moeten hebben, kunnen hebben en niet hebben. Het is een gelaagd systeem waarmee u kunt bepalen welke taken essentieel zijn en welke niet.

De Eisenhower-matrix is een andere methode die uw taken categoriseert in een 2x2 raster: urgent, belangrijk, niet urgent en niet belangrijk. Daarom, als uw taak in het vak Urgent/Belangrijk valt, betekent dit dat u het nu moet doen. Terwijl als het in het vak Niet urgent/niet belangrijk valt, je het waarschijnlijk voorlopig kunt negeren.

6. Bespaar tijd op repetitieve taken

Mensen besteden ongeveer 25% van hun tijd op het werk aan repetitieve taken; dit is een enorm deel van de tijd en het is ongelooflijk inefficiënt. Dit kunnen e-mails zijn die u verstuurt waarvan de inhoud identiek is of tekstblokken die u in rapporten schrijft.

Het goede nieuws is dat u routinematig werk op deze manier kunt automatiseren door de Magical Text Expander Chrome-extensie. Het is een gratis applicatie waarmee je tot 10 snelkoppelingen kunt maken in plaats van steeds dezelfde tekst uit te schrijven.

Verwant: Dagelijkse taken die u kunt automatiseren met Zapier

De sneltoetstrigger kan een combinatie zijn van symbolen en letters. Wanneer u ze typt, produceert het automatisch de volledige tekst die u nodig hebt. Bijvoorbeeld typen #verslag doen van zal het volledige skeletrapport produceren en u kunt gewoon naar binnen gaan en alle relevante details bewerken.

Blijf op de hoogte van uw werklast

Het is heel gemakkelijk om ongeorganiseerd te worden en fouten te maken als het gaat om het beheren van uw eigen werklast. Daarom is het essentieel om ervoor te zorgen dat u alles in huis heeft om dit te minimaliseren.

Als mensen kunnen we maar zoveel informatie in onze hersenen opslaan, dus belast jezelf niet met het proberen om alles te onthouden. Met behulp van de tips die hier worden besproken, bent u goed op weg om uw eigen caseload effectief te beheren, en met de tijd wordt het een tweede natuur.

4 Digital Board-apps voor samenwerking en projectplanning

Digitale samenwerkingsborden zijn de weg vooruit, maar welke moet je gebruiken? Dit zijn de beste apps voor samenwerking en projectplanning.

Lees volgende

Over de auteur