Sticky Notes gebruiken met Outlook voor betere e-mails

Het controleren van e-mails maakt deel uit van de dagelijkse werkroutine van de meeste professionals. Het loont dus de moeite om manieren te vinden om dit proces te versnellen en het een beetje minder stressvol te maken.

Een manier om uw leven gemakkelijker te maken, is door de Microsoft Sticky Notes op uw Outlook-e-mailaccount te gebruiken. Laten we eens kijken hoe.

Aan de slag met het gebruik van plaknotities van Microsoft in Outlook

Volgens Adobe's 2018-enquête, Amerikanen besteden ongeveer 3,1 uur per dag aan e-mails. Dit is dus hoe u de ingebouwde stick-notes in Outlook kunt gebruiken om uw e-mailcorrespondentie te versnellen.

Zoals de naam al doet vermoeden, is het een app voor het maken van aantekeningen die je voor verschillende doeleinden kunt gebruiken. Maar voordat u er notities over kunt maken, moet u het eerst instellen.

Het is belangrijk om te weten dat dit alleen werkt voor Windows 10 en 11. Beginnen:

1. Download de Sticky Notes-app uit de Microsoft Store.
2. Meld u aan bij de Sticky Notes-app met uw Microsoft-account.
instagram viewer
3. Meld u aan bij uw Outlook-account.
4. Selecteer de optie Notities in het menu aan de linkerkant.
5. Klik op Nieuwe notitie om er een te maken.
6. Dubbelklik op de bestaande notitie om deze te bewerken.
7. Klik op drie stippen om de kleur van een bepaalde notitie te verwijderen of te wijzigen.

Alle notities die u hier maakt, worden gesynchroniseerd met de Sticky Notes-app die u hebt gedownload van de Microsoft Store. Bovendien moet u Microsoft OneNote downloaden om toegang te krijgen tot deze notities op uw mobiele apparaten (Android of iPhone). Nadat je de app hebt ingesteld, worden de notities daar ook automatisch gesynchroniseerd.

Zo heb je er altijd en overal toegang toe.

Als je het eenmaal hebt ingesteld, kun je het voor verschillende doeleinden gaan gebruiken. Hieronder vindt u enkele creatieve manieren om het te gebruiken.

downloaden: Plaknotities voor ramen (Vrij)

downloaden: Microsoft OneNote voor Android | iOS (Vrij)

Maak notities om tijd te besparen

Het eerste en het eenvoudigste dat u met deze applicatie kunt doen, is er aantekeningen mee maken voor vergaderingen, e-mails, essentiële dingen om in een e-mail op te nemen en meer.

Bovendien, als u vaak lange feedback in e-mails ontvangt en gewoonlijk heen en weer gaat om te controleren of u alles hebt behandeld voordat u uw project indient, kunnen Sticky Notes u die extra tijd besparen en poging. Het toevoegen van die opmerkingen in de vorm van opsommingstekens in uw plaknotities kan een geweldige manier zijn om dit gedoe te vermijden.

Bovendien kunt u deze notities ook gebruiken om de feedback die u ontvangt bij te houden om uw werk te verbeteren. Het is bijvoorbeeld misschien niet mogelijk voor u om aan het einde de volledige e-mailthreads voor elk van de ingediende projecten te doorlopen om te beoordelen.

Vat daarom de feedback die je krijgt bij het voltooien van elke opdracht samen in een paar regels en voeg ze toe aan je memo's. Tegen het einde van de maand heb je een hele lijst met dingen waar je aan moet werken of die je al hebt verbeterd.

Verder kun je ook aantekeningen maken voor de e-mails die je wekelijks verstuurt met andere informatie zoals de naam en het e-mailadres van de ontvanger en het doel van de e-mail. U kunt de lijst gewoon doorstrepen als u klaar bent met verzenden. Het kan u aanzienlijk helpen om beheer je inbox.

Herinneringen toevoegen

Gebruik plaknotities om herinneringen toe te voegen aan kleine dingen die u vandaag moet doen en die u niet aan uw agenda wilt toevoegen.

U kunt ook herinneringen instellen over de e-mails die u vandaag moet verzenden, follow-ups, interviews of vergaderingen die u moet bijwonen.

Reageer sneller op e-mails

Veel mensen besteden minuten, zo niet uren, om na te denken over hoe ze op een e-mail moeten reageren. Het slokt vaak een groot deel van onze tijd op.

Sticky Notes zijn de perfecte plek om snelle oneliners toe te voegen die u kunt gebruiken om op verschillende soorten e-mails te reageren. Het enige dat u hoeft te doen, is de tekst vanaf hier te kopiëren en plakken.

Dit is vooral het geval als u regelmatig soortgelijke vragen in verschillende vormen ontvangt. U kunt gewoon een sjabloon maken om voor hen te gebruiken en de details naar wens wijzigen.

Sjablonen maken voor verschillende doeleinden

Naast het beantwoorden van vragen, moeten we e-mails schrijven voor meerdere andere gelegenheden. We doorlopen telkens hetzelfde denkproces om er zeker van te zijn dat het eindresultaat professioneel is.

Maak daarom vooraf gemaakte e-mailsjablonen voor dergelijke evenementen, zodat u niet genoeg tijd verspilt door alleen maar na te denken over wat u moet schrijven. Kopieer en plak het in plaats daarvan vanuit uw plaknotities. Hier zijn enkele van de gelegenheden waarvoor u een vooraf gemaakte e-mail zou moeten hebben:

• Excuses aanbieden via e-mail.
• Je baas of collega bedanken.
• Een nieuw project accepteren.
• Ziekteverlof aanvragen.
• Verlenging van de deadline aanvragen.
• Opvolgen van e-mails.
• Vragen om updates over het project van collega's.

Houd een e-mailchecklist bij

Als je van verkopen houdt, op zoek bent naar een nieuwe baan of als aannemer werkt en e-mails moet verzenden regelmatig kunt u experimenteren en uitzoeken welke van uw e-mails geweldige resultaten opleveren en welke plat vallen. Analyseer ten slotte de details die u erin hebt behandeld.

Maak op basis daarvan een checklist in uw plaknotities voor wat u in uw e-mails moet opnemen en wat u moet vermijden. U kunt elk van de nieuwe e-mails die u opstelt met deze checklist controleren voordat u ze verzendt om betere resultaten te garanderen. Bijvoorbeeld:

1. Spreekt mijn onderwerpregel de ontvanger rechtstreeks aan?
2. Heb ik de ontvanger gegroet?
3. Is er een goede haak in het begin?
4. Zijn mijn bedoelingen met deze e-mail duidelijk?
5. Heb ik het nagelezen?
6. Heb ik de essentiële documenten of links bijgevoegd?
7. Bevat het een goede call-to-action?
8. Is de afmelding goed genoeg?

Houd een lijst bij van gebruiksklare onderwerpregels

Net als bij de e-mailsjablonen, kunt u ook een lijst bijhouden van: krachtige onderwerpregels om uw werk gemakkelijker te maken en het proces te versnellen. Om er zeker van te zijn dat je er een kunt vinden voor een exact moment, kun je ze vetgedrukt categoriseren en gebruiken zoals je wilt.

Bijvoorbeeld,

• Bedankt [Volledige naam]
• De verwarring in mijn laatste e-mail
• Blij om het nieuwe project te accepteren

Plaknotities in Outlook om uw leven gemakkelijker te maken

E-mails nemen misschien wat tijd in beslag, maar het is iets dat we gewoon niet kunnen negeren. Daarom kan het gebruik van een tool zoals Sticky Notes u helpen ze sneller dan voorheen te verzenden en erop te reageren.

Bovendien is het een uitstekende toevoeging om al uw notities te synchroniseren met OneNote op mobiel en de Sticky Notes-toepassing op Windows.

Als u nog steeds niet bekend bent met de functies van Microsoft OneNote, kunt u er ook over lezen.

12 weinig bekende Microsoft OneNote-functies waar u dol op zult zijn

Lees volgende

Over de auteur