Een frisse start met nieuwe projectmanagementsoftware is een project op zich. Elk is anders dan de volgende, dus naast het proberen om al uw projecten in kaart te brengen, kunt u te maken krijgen met een leercurve. Het kan overweldigend zijn.

Eén ding hebben ze echter allemaal gemeen: vooruit plannen kan helpen om de overgang soepel te laten verlopen. Bovendien zorg je ervoor dat je een schone en consistente werkruimte behoudt. Lees verder om erachter te komen welke stappen u kunt nemen bij het starten met nieuwe projectbeheersoftware.

Beslissen hoe u projectbeheersoftware wilt gebruiken

Voordat u uw software instelt, heeft u een plan nodig voor hoe u deze wilt gebruiken. Als u weet wie het account zal gebruiken en welke typen projectborden u daarin kunt gebruiken, kunt u op weg helpen.

Met wie ga je samenwerken?

Staat er nog iemand op de rekening? Wie zijn zij en wat zijn hun rollen? Het niveau van privacy en machtigingen dat u voor uw team kunt instellen, is afhankelijk van welke u gebruikt en het niveau waarop u zich abonneert. Het is dus goed om vooruit te plannen, zelfs voordat u er een selecteert, wie het account gebruikt en waartoe u ze toegang wilt geven.

instagram viewer

De persoonlijke versies van Notion zijn bijvoorbeeld heel anders dan Team account, maar u kunt met beide samenwerken. De persoonlijke bieden pagina's die privé beginnen en waarmee u gasten kunt uitnodigen, terwijl het Team account ontgrendelt collaboratieve werkruimten waarmee u direct met uw hele organisatie kunt delen weg.

Binnen uw organisatie moet u ook overwegen aan wie u beheerdersrechten wilt geven. Bovendien, als uw software gasten toestaat, kunt u bepalen of het delen van een projectbord met klanten, aannemers of anderen buiten uw werkplek noodzakelijk is of niet.

Welke soorten projectborden gaat u gebruiken?

U kunt meer doen dan eenvoudige projectoverzichten maken in uw projectbeheersoftware. Je kan ook:

  • Maak borden voor projectaanvragen waar u en uw collega's diverse taken kunnen delegeren of om hulp kunnen vragen. ClickUp is een uitstekende software om er een te bouwen, maar u kunt ze in elke projectbeheersoftware bouwen.
  • Geef een overzicht van een doorlopende workflow van begin tot eind om een ​​snel overzicht te krijgen van de stapprojecten waarin zich bevindt.
  • Zet een open toewijzingsbord op waar u en uw collega's uzelf kunnen toewijzen aan beschikbare taken.

Beslissen hoe u projectbeheersoftware organiseert

Nu u weet met wie u werkt en de soorten projectborden die u gaat gebruiken, moet u bepalen hoe u het account wilt organiseren.

Hoe je dit doet, is echt een kwestie van voorkeur, maar het aantal mensen waarmee je werkt, zal je ook helpen beslissen. Er zijn veel manieren waarop u uw projectborden kunt ordenen, bijvoorbeeld door:

  • Cliënt
  • Project
  • Afdeling
  • Team

Je kunt zelfs een combinatie van bovenstaande gebruiken. Maar als u met een groot bedrijf werkt, zal het organiseren per afdeling of teams het vinden van projecten en taken voor iedereen vereenvoudigen.

Bij het ordenen van items wilt u voorkomen dat de namen van uw taken, projecten, borden en mappen te ingewikkeld worden. Jij en je collega's vinden snel wat je nodig hebt als je het zo eenvoudig mogelijk houdt.

Dit geldt met name voor submappen. Als de tool die je gebruikt submappen biedt, vraag jezelf dan af voordat je er een maakt of deze echt nodig is, en zo ja, bepaal dan de optimale naam wanneer anderen ernaar zoeken. Het opnemen van een reeks kleine, lege of verkeerd gelabelde mappen zorgt alleen maar voor verwarring.

Zie het bijna als de bestandsmappen op uw computer. U wilt in zo min mogelijk klikken kunnen vinden wat u zoekt.

Taken toevoegen aan projectbeheersoftware

Als je eenmaal hebt bepaald hoe je je taken en projecten wilt organiseren, kun je beginnen met het in kaart brengen ervan. Ten eerste is het handig als u een lijst maakt van lopende projecten en deze opsplitst in actiepunten. U kunt dit op papier of in tekstverwerkingssoftware doen, welke methode voor u het beste werkt.

Vasthouden aan lopende projecten zal het proces helpen vereenvoudigen. Maak alleen borden en taken voor projecten waaraan u momenteel werkt of die eraan komen, in plaats van verouderde of tijdelijke informatie op te nemen.

Zorg ervoor dat u uw projectborden dienovereenkomstig een naam geeft en neem alleen gerelateerde taken op. Deze hiërarchie helpt je om details sneller te vinden en geeft jou en je collega's een snel overzicht van de status van een project.

Als u bijvoorbeeld een nieuwe website voor een product ontwikkelt, maakt u een projectbord en noemt u het zoiets als een Productwebsite. Vervolgens zou u alle actie-items die deel uitmaken van een website als taken binnenin opsommen. Dus zaken als het kiezen van een domeinnaam, het opzetten van hosting, het ontwerpen van wireframes, enzovoort.

Als u uw systeem voor het toevoegen van projecten en taken consistent houdt, is de kans kleiner dat u tijd hoeft te besteden aan opruimen of reorganiseren.

Wat te vermijden bij het opzetten van projectbeheersoftware

Sommige dingen die u wilt vermijden bij het opzetten van nieuwe projectbeheersoftware zijn:

  • Alles tegelijk doen-begin klein met een lijst met lopende projecten om te voorkomen dat u overweldigd raakt of uw werkruimte overvol raakt.
  • Elke functie gebruiken- vooral als het een betaald account is, denkt u misschien dat u waar voor uw geld wilt krijgen. Er zijn echter veel toeters en bellen die worden geleverd met projectbeheersoftware die alleen maar in de weg kunnen staan. Het product vooraf onderzoeken is een van de manieren waarop u functievermoeidheid kunt voorkomen.
  • Overcomplicerende projecten-neem de minder is meer-benadering bij het in kaart brengen van uw projecten. Veel projectmanagementsoftware biedt bijvoorbeeld minder zichtbare subtaken die u in grotere kunt nesten. Het kan echter vervelend voor u zijn om de stappen binnen een taak op te sommen en voor uw collega om ze af te vinken.

Aan de slag met uw projectbeheersoftware

Aan de slag gaan met nieuwe projectbeheersoftware is minder overweldigend als u een beetje vooruit plant en klein begint. In plaats van het uit te bouwen met verouderde projecten of plaatsaanduidingsinformatie, maakt u items terwijl u bezig bent en houdt u een consistent naamgevingssysteem voor taken, projecten en mappen.

Vergeet niet om het simpel te houden. Hoe minder klikken u nodig heeft om te vinden wat u zoekt, hoe beter.