Heeft Google een tool voor taakbeheer?

De reeks apps van Google maakt het gemakkelijk om werk gedaan te krijgen en samen te werken met anderen. Maar als u op zoek bent naar een plek om uw taken bij te houden, kan het een beetje onduidelijk zijn.

U kunt zich afvragen of Google zelfs een tool voor taakbeheer heeft. Als dat zo is, ben je niet de enige. Dit zijn de opties die de technologiegigant zijn gebruikers biedt voor taakbeheer.

Verrassend genoeg biedt Google geen kant-en-klare oplossing voor taakbeheer. Er is geen Notion, ClickUp of vergelijkbare software in de reeks apps. Maar dat betekent niet dat je het niet kunt.

Met behulp van de reeks apps en tools maakt u uw systeem. Dit zijn dus vijf manieren waarop u Google-apps kunt gebruiken om bij te houden wat u moet doen.

1. Maak eenvoudige notities en lijsten met Google Keep

Google had de toepasselijke naam Keep, omdat het de perfecte plek is om informatie op te slaan en georganiseerd te blijven. Hier kunt u snel aantekeningen maken en takenlijsten maken. Het lijkt veel op een persoonlijk bulletin voor al uw digitale plaknotities: al het plezier zonder de kosten, fysieke rommel en papierverspilling.

Andere functies die Google Keep biedt, zijn herinneringen, labels, vastzetten, bijdragers, archivering en de beschikbaarheid ervan in Google Workspace. Hier is wat meer over elk.

Herinneringen

• U kunt herinneringen aan uw notities toevoegen om deadlines bij te houden. Google verzamelt ze vervolgens voor u in de Herinneringen tabblad in de zijbalk zodat u ze op volgorde kunt zien.

Etiketten

• Labels helpen u items te taggen en te vinden. Wanneer je er een toevoegt, zie je de naam verschijnen in de zijbalk. Daar kunt u alle items met hetzelfde label aanklikken en bekijken. Op die manier kunt u, als u meerdere notities over hetzelfde onderwerp schrijft, ze snel allemaal naar boven afronden.

Vastzetten

• Pinnen is handig als je iemand bent die veel aantekeningen maakt. Het helpt je om je belangrijkste notities bovenaan het scherm te houden, zodat je ze later gemakkelijk terug kunt vinden.

Zoekopdracht

• Als je een notitie hebt geschreven, maar deze niet kunt vinden tussen de honderden (of duizenden) die je in Google Keep hebt opgeslagen, kun je deze eenvoudig terugvinden met de ingebouwde zoekfunctie. En om uw zoekopdracht specifieker te maken, kunt u dit gebruiken Cheatsheet voor Google Zoeken om u te helpen vinden wat u zoekt.

medewerkers

• Wil je met iemand anders samenwerken om taken uit te voeren of je aantekeningen direct te delen? U kunt anderen aan uw notities toevoegen door op het pictogram van de medewerker binnenin te klikken. Op die manier hoeven jij en je vriend niet door teksten te bladeren om later gedeelde items te vinden.

archiveren

• Als u klaar bent met een notitie of lijst, kunt u deze archiveren in plaats van verwijderen als u denkt dat u deze later weer zult gebruiken. Op die manier kun je je bord opruimen zonder je zorgen te maken dat je iets belangrijks weggooit. Je vindt de knop onderaan je notities en het archief in de zijbalk.

Beschikbaarheid

• Keep is toegankelijk in de werkbalk aan de rechterkant in elke Google-app. Dit betekent dat u overal in Google Workspace toegang heeft tot uw notities, zodat u items kunt afvinken terwijl u eraan werkt en notities kunt openen.

U hoeft niet tussen apps te schakelen. Als u liever bij één hoofdapp blijft voor al uw taken, is Keep misschien uw antwoord, dankzij de functies en gemakkelijke toegang.

2. Schrijf uw takenlijst in Google Spreadsheets

Als u meer een lijstpersoon bent, kan Google Spreadsheets de app zijn die u nodig heeft. Hier kunt u profiteren van de enorme aanpassingsmogelijkheden die horen bij het werken in spreadsheets, of u kunt het eenvoudig houden. Het is helemaal aan jou, en dat is het mooie ervan.

Aangezien u taakbeheersystemen kunt maken die robuuster zijn, kunt u overwegen om toe te voegen backlog tracking naar uw takenlijst in Google Spreadsheets. Met een plek om elke taak op te slaan, is de kans kleiner dat je taken tussen de kieren glippen.

Als u selectievakjes in Google Spreadsheets wilt toevoegen, zoekt u ze in het invoegmenu boven aan uw scherm.

3. Bouw een eenvoudige projecttracker in Google Spreadsheets

Een spreadsheet kan ook uw antwoord zijn als u op zoek bent naar een plek om hele projecten bij te houden. Jij kan maak een functioneel projectbeheerbord in Spreadsheets om jou en je teamgenoten op het goede spoor te houden en overlapping te voorkomen.

U kunt zelfs een bord maken dat direct visuele updates geeft aan degenen die naast u werken vervolgkeuzelijsten in Google Spreadsheets. Terwijl u updates toevoegt, weet iedereen wie aan wat werkt en kan de status van projecten in realtime worden bekeken in plaats van met elkaar in te checken.

Weet je niet waar je moet beginnen? Laat u inspireren door uw huidige processen en software, of zoek naar tutorials of referenties van anderen die hetzelfde hebben gedaan. Aan de slag met elke projectbeheersoftware gaat veel soepeler als u eerst plant hoe u met de software gaat werken, in plaats van er later omheen te werken.

4. Koppel Google-taken met Gmail en Google Agenda

Google Tasks is uitstekend geschikt voor degenen die veel tijd in hun agenda en inbox doorbrengen. Dat komt omdat u het rechtstreeks in de werkbalk van elke Google-app kunt vinden door op het blauwe vinkje te klikken. Je vindt daar ook Google Keep, maar het voordeel van het gebruik van Taken is dat Google herinneringen die je instelt rechtstreeks aan je agenda toevoegt. Dat, en het is een schone, eenvoudige checklist voor degenen die de voorkeur geven aan het formaat.

5. Gebruik Google Agenda om op de hoogte te blijven van datums en taken

Voor sommigen helpt het om taken in een kalenderindeling te zien. Het helpt ongetwijfeld om op de hoogte te blijven van je deadlines. Het is ook geweldig om vooruit te plannen. Iedereen heeft een ander systeem, dus misschien moet u onderzoeken wat voor u werkt.

Enkele voorbeelden van manieren om de Google-agenda te gebruiken na vervaldatums en herinneringen zijn:

• Tijd die uw werksessies blokkeert - voeg de taaknaam of takenlijst toe aan uw notities om u te helpen gefocust te blijven.
• Tijd die uw e-mails en berichten blokkeert om u te helpen uw gedachten bij de taak te houden.
• Maak een nieuwe agenda en voeg notities en takenlijsten toe als evenementen.
• Deel een agenda met iemand anders om deadlines te halen en samen taken uit te voeren.

Beheer uw taken met Google

Hoewel Google geen duidelijke taakbeheerder heeft, biedt het veel hulpmiddelen om u te helpen uw takenlijst bij te houden. Het hangt allemaal af van welke stijl van taakbeheer voor u werkt, maar dankzij de uitgebreide line-up is er waarschijnlijk voor elk wat wils.

Google Keep en Tasks zijn verreweg de eenvoudigste en meest toegankelijke en bovendien passen ze goed bij uw agenda en inbox. Maar als u op zoek bent naar iets diepgaands waarop u kunt voortbouwen, is Google Spreadsheets waarschijnlijk uw beste optie.