Microsoft Word gebruiken voor spraaktranscripties

Spreken is over het algemeen sneller dan typen voor onze productiviteit. Terwijl Dicteren in Microsoft Word een document kunt maken met uw stem, kunt u ook gebruiken Transcriberen om een ​​audiobestand naar tekst te converteren. Dit artikel laat u zien hoe u de functie Transcribe in Word gebruikt en documenten zoals collegeaantekeningen, vergaderingen en al het andere dat in opgenomen audio staat, kunt produceren.

Hoe te beginnen met transcriberen in Word

De knop Transcribe bevindt zich onder de Office Dictation-knop op het lint in de Stem groep (zoek de microfoon icoon). Voorlopig kun je het alleen zien als je Word voor het web en Microsoft Word voor Windows hebt met een Microsoft 365-abonnement. De onderstaande screenshots zijn van Word-desktop in Microsoft 365.

Start Microsoft Word op het bureaublad of de Word-webapp in Microsoft Edge en Chrome. Jij kan dicteren en overschrijven een nieuwe opname of upload een audiobestand van een andere bron.

1. Ga op het lint naar Thuis > Dicteren.
2. Selecteer de vervolgkeuzepijl om de onderstaande opties uit te vouwen Dicteren.
3. Selecteer Transcriberen.
4. Het deelvenster Transcribe wordt aan de rechterkant geopend en biedt twee methoden om het proces te starten.

Audio uploaden

Zoals de instructies suggereren, kunt u een audiobestand uploaden in de ondersteunde formaten .wav, .mp4, .m4a en .mp3. De conversie van spraak naar tekst gebeurt in de cloud via uw OneDrive-account. De uploadtijd naar OneDrive kan enige tijd duren, afhankelijk van de bestandsgrootte van de opname en uw internetsnelheid. Houd dus altijd het deelvenster Transcribe open totdat de conversie is voltooid.

1. Selecteer Audio uploaden in het deelvenster Transcriberen.
2. Ga naar de locatie van het opgeslagen audiobestand en selecteer het.
3. Het bestand wordt getranscribeerd en de tekst wordt met een tijdstempel weergegeven in het deelvenster Transcribe. De gesproken notities worden gescheiden door sprekers in de transcriptie.
4. Selecteer de + pictogram om het fragment toe te voegen aan het document aan de linkerkant of het potlood pictogram om het fragment te bewerken voordat u het aan het document toevoegt.
5. De Toevoegen aan document knop biedt verschillende opties om de getranscribeerde tekst te beheren. U kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om alleen de tekst toe te voegen zonder de tijdstempels en sprekerlabels.

Begin met opnemen

U kunt ook dicteren (of opnemen via de pc-microfoon) en het direct laten transcriberen door Word. Het proces is op de achtergrond hetzelfde als hierboven vermeld.

1. Selecteer de Begin met opnemen knop in het deelvenster Transcriptie.
2. Selecteer Bewaar en transcribeer nu wanneer de opname is voltooid. U kunt ook op het microfoonpictogram tikken om de opname te pauzeren en te hervatten.
3. In tegenstelling tot Dictate ziet u de spraak-naar-tekst-conversie niet direct in het document totdat Word de transcriptie op de achtergrond voltooit.
4. Kies hoe u de getranscribeerde tekst in het document wilt weergeven met de opties onder de Toevoegen aan document knop.

Houd er rekening mee dat nadat de transcriptie is voltooid, uw audio- en transcriptieresultaten niet door Microsoft worden opgeslagen.

Het verschil tussen transcriberen en dicteren

Zoals alle goede transcriptiesoftware werken Transcribe en Dictate van Microsoft Word hand in hand. Gebruik Dicteren wanneer u uw real-time spraak naar tekst wilt converteren. Kies Transcribe voor eerder opgenomen audio waarvoor een tekstconversie nodig is. Er zijn ook andere subtiele verschillen, bijvoorbeeld de transcriptie van Word scheidt verschillende sprekers in de geconverteerde tekst. En als u alleen een realtime spraak-naar-tekst-conversie van uw eigen stem wilt, kies dan voor dicteren, omdat dit sneller is dan transcriptie, wat in de cloud gebeurt.

Tips voor het gebruik van de transcriptiefunctie van Microsoft Word

Er zijn veel manieren waarop u de kwaliteit en uw workflow kunt verbeteren als u Word steeds vaker gaat gebruiken voor transcriptie.

• Zoek een rustige plek om je transcriptiesessie op te nemen.
• Neem op in een apparaat met een microfoon van de beste kwaliteit en upload vervolgens naar Word.
• U kunt audiobestanden transcriberen die op uw computer of in de cloud zijn opgeslagen.
• Transcribe in Word ondersteunt gangbare formaten zoals WAV, MP4, M4A en MP3.
• U kunt de transcriptie bewerken, aangezien de opname en conversie niet altijd perfect zijn.
• Stel een Word-sjabloon in als u vaak een specifiek type audio transcribeert (bijvoorbeeld notulen van vergaderingen of interviews).
• Gebruik geavanceerde Word-tools zoals de Microsoft Editor om transcripties foutloos te maken.
• Pas de afspeelfunctie op de speler aan om langere opnamen over te slaan.
• Transcribeer in meerdere talen, aangezien Word meer dan 80 regio's ondersteunt.

Ideeën voor het gebruik van de transcriptiefunctie in uw dagelijkse werk

Transcriptie kan uw productiviteit een boost geven wanneer u met zowel spraak als tekst moet werken. Het bespaart u tijd en geeft u voldoende ruimte om de transcriptie te bewerken en de nauwkeurigheid ervan te verbeteren. Hier zijn enkele ideeën die u kunt uitproberen in uw dagelijkse werk.

• Transcriberen vergaderingen en interviews. Dit is een geweldige manier om alle belangrijke informatie van een vergadering of interview vast te leggen zonder zelf aantekeningen te hoeven maken. U kunt vervolgens getranscribeerde vergadernotities naar behoefte bewerken en opmaken met behulp van sjablonen voor vergadernotulen, en deel het met anderen die niet aanwezig waren.
• Transcriberen van luisterboeken en lezingen. Het is moeilijker om onthoud belangrijke punten in audioboeken. Maak een geschreven versie van een audioboek of lezing en lees deze in je eigen tempo. Transcriptie kan handig zijn voor het maken van studie-aantekeningen om later naar te verwijzen terwijl u zich meer concentreert op de lezing van een professor.
• Schrijf je eigen gedachten en ideeën op. Als u veel ideeën heeft die u wilt onthouden, kunt u deze transcriberen in een document. De tijdstempels en andere hints helpen je om je gedachten bij te houden. Later kunt u ze op een logische manier ordenen.
• Documenten transcriberen in andere talen. Als u vloeiend een andere taal spreekt, kunt u documenten uit die taal transcriberen naar uw eigen taal. Word's Transcribe ondersteunt meerdere talen. Het kan dus een geweldige manier zijn om nieuwe woordenschat en grammatica te leren en zelfs je vertaalvaardigheid te verbeteren.

Begin direct met opnemen in Word

Experimenteer met de functies in praktijksituaties, zoals een klassikale lezing of een samenwerkingsdocument. Het zou een handige manier kunnen zijn om aandachtstekortgewoonten aan te pakken en ervoor te zorgen dat we niets missen. Zoals elke opname kunt u naar een specifiek moment springen en het afspelen voor meer context. Misschien geeft dit ons het gevoel dat Word nu een betere allround documenteditor is dankzij de spraak-naar-tekst-mogelijkheden.